Organiser un marché de Noël sur plusieurs jours, étape par étape

Un marché de Noël ouvert plusieurs jours se prépare d’abord comme un site temporaire, puis comme un événement accueillant. Commence par fixer les dates et les horaires, vérifier les autorisations et dessiner l’agencement du terrain. Ensuite, sélectionne les exposants, réserve les stands, les tentes, le mobilier et le traiteur, puis organise les inscriptions et les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les besoins électriques, contrôler la météo, recevoir les livraisons et baliser les circulations.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
3
Vérifier les autorisations
4
Sélectionner les exposants du marché
3 personnes
5
Confirmer les exposants
2 personnes
6
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
7
Faire les réservations de matériel
8
Faire les réservations de traiteur
9
Envoyer les invitations
2 personnes
10
Publier l'annonce en ligne
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Recueillir les besoins alimentaires
13
Communiquer l’itinéraire de circulation
14
Imprimer le plan
15
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Imprimer la liste de contacts
18
Vérifier les prévisions météo
19
Faire les courses
3 personnes
20
Recevoir les livraisons
2 personnes
21
Balisage du site
3 personnes
22
Monter les stands de marché
6 personnes
23
Monter les tentes de réception
4 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
26
Installer l'éclairage
4 personnes
27
Suspendre la décoration
4 personnes
28
Installer la signalisation
2 personnes
29
Installer les caisses et les points de paiement par carte
2 personnes
30
Trier le stock
3 personnes
31
Mettre les boissons au frais
2 personnes
32
Préparer les en-cas
4 personnes
33
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
34
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
35
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
36
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

37
Ouvrir les stands du marché
6 personnes
38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
39
Tenir le point d'information
2 personnes
40
Servir des amuse-bouches
3 personnes
41
Servir des boissons chaudes
3 personnes
42
Servir les boissons froides
2 personnes
43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
44
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Vérifier les toilettes
47
Nettoyer les tables
2 personnes
48
Vérifier l'éclairage
49
Compter le stock
2 personnes
50
Fermer le marché
4 personnes
51
Ouvrir les stands
6 personnes
52
Préparer les en-cas
4 personnes
53
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
54
Accueillir les visiteurs
3 personnes
55
Servir des amuse-bouches
3 personnes
56
Servir des boissons chaudes
3 personnes
57
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
58
Vider les poubelles
2 personnes
59
Vérifier les toilettes
60
Nettoyer les tables
2 personnes
61
Compter le stock
2 personnes
62
Fermer le marché
4 personnes
63
Ouvrir les stands
6 personnes
64
Préparer les derniers stocks
3 personnes
65
Accueillir les visiteurs
3 personnes
66
Servir des amuse-bouches
3 personnes
67
Servir des boissons chaudes
3 personnes
68
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
69
Vider les poubelles
2 personnes
70
Vérifier les toilettes
71
Nettoyer les tables
2 personnes
72
Clôturer les dernières ventes
3 personnes

Suivi

73
Démonter les stands
6 personnes
74
Démonter les tentes de fête
4 personnes
75
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
76
Retirer l'éclairage
3 personnes
77
Retirer la décoration
3 personnes
78
Retirer les câbles électriques
3 personnes
79
Faire la vaisselle
3 personnes
80
Vider les glacières
2 personnes
81
Trier le stock restant
2 personnes
82
Évacuer les déchets
3 personnes
83
Nettoyer le site
4 personnes
84
Nettoyer les toilettes
2 personnes
85
Vérifier le matériel
2 personnes
86
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
87
Terminer le contrôle du site
2 personnes
88
Rassembler les objets perdus
89
Classer les factures et les reçus
90
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Arches lumineusesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 30
Lampes à pileqté 24
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Neige artificielleqté 10
Nappesqté 20
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Tassesqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 24
Carafesqté 12

Cuisine

Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 16
Couverts de serviceqté 16
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 8
Brûleurs à gazqté 4

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Bacs à portefeuillesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Bâtons en boîteqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-mains en papierqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Signalétique

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux de tables hautesqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 8

Sécurité

Extincteursqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 4
Clés à moletteqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Cordeqté 6
Piquets de solqté 40
Serre-câblesqté 200

Administration

Chemises à pinceqté 8
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Papier d’impressionqté 500
Plateaux pour espècesqté 4

Conseils

Bloque la date et les horaires avant de contacter les exposants : prévois aussi une heure d’arrivée et une heure de départ pour chaque journée d’ouverture. Les exposants ont besoin de connaître les créneaux de montage plusieurs semaines à l’avance.
Dessine le plan du terrain avant de réserver le matériel. Place les stands, les tentes, les tables, les zones de restauration et les passages, puis vérifie que les câbles peuvent être protégés par des goulottes sans traverser les circulations.
Recense les besoins électriques stand par stand, au moins deux semaines avant l’ouverture. Note les points d’alimentation, la longueur des rallonges et le nombre de multiprises nécessaires : c’est souvent découvert trop tard.
Ne laisse pas les inscriptions et les besoins alimentaires pour la dernière semaine. Fixe une date limite, puis prépare les badges nominatifs, la liste de contacts et la répartition des bénévoles à partir des réponses reçues.
Prévois le montage sur une demi-journée complète, même si le matériel est déjà réservé. Les stands, tentes, tables, chaises, éclairages et décorations doivent être installés dans l’ordre du plan, puis testés avant l’arrivée du public.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël sur plusieurs jours ?: Prévois au minimum 8 à 12 semaines. Les autorisations, la sélection des exposants et les réservations de matériel doivent être lancées dès que les dates et le site sont confirmés.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme-les idéalement 4 à 6 semaines avant l’ouverture. Demande à ce moment-là leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques, leur mobilier et toute information alimentaire utile.
Combien de temps prévoir pour monter un marché de Noël ?: Réserve au moins 4 à 6 heures pour le montage, selon la taille du site et le nombre de stands. Ajoute du temps pour installer les câbles, tester les éclairages, poser le balisage et corriger le plan sur place.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: Contrôle les livraisons, la météo, les accès, l’alimentation électrique, les badges et la liste de contacts. Vérifie aussi que les tentes, les stands, les tables et les chaises correspondent au plan imprimé avant l’arrivée des exposants.

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