Einen mehrtägigen Weihnachtsmarkt organisiert planen

Bei einem mehrtägigen Weihnachtsmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung über einen ruhigen Ablauf. Lege zuerst Zeitraum, Öffnungszeiten und Geländeaufteilung fest, bevor du Stände, Catering oder Helfer einteilst. Danach folgen Genehmigungen, Betreiber, Stromplanung und Reservierungen. In der letzten Woche zählen belastbare Kontaktdaten, ein gedruckter Lageplan und ein klarer Aufbauplan. So erkennst du Engpässe bei Lieferungen, Strom und Verkehr, bevor die ersten Besucher kommen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Öffnungszeiten festlegen
2 Personen
2
Location und Geländeaufteilung festlegen
3 Personen
3
Genehmigungen prüfen
4
Marktstandbetreiber auswählen
3 Personen
5
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
6
Stromanschlüsse erfassen
2 Personen
7
Materialreservierungen erstellen
8
Catering-Reservierungen vornehmen
9
Einladungen verschicken
2 Personen
10
Online-Ankündigung veröffentlichen
11
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
12
Ernährungswünsche erfassen
13
Verkehrsroute kommunizieren
14
Lageplan drucken
15
Namensschilder vorbereiten
2 Personen
16
Freiwillige einteilen
2 Personen
17
Kontaktliste ausdrucken
18
Wettervorhersage prüfen
19
Einkaufen gehen
3 Personen
20
Lieferungen annehmen
2 Personen
21
Gelände absperren
3 Personen
22
Marktstände aufbauen
6 Personen
23
Partyzelte aufbauen
4 Personen
24
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
25
Stromkabel verlegen
3 Personen
26
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
27
Dekoration aufhängen
4 Personen
28
Beschilderung anbringen
2 Personen
29
Kassen- und PIN-Stationen einrichten
2 Personen
30
Vorräte sortieren
3 Personen
31
Getränke kalt stellen
2 Personen
32
Snacks vorbereiten
4 Personen
33
Geschirr und Besteck bereitstellen
2 Personen
34
Abfallstellen bereitstellen
2 Personen
35
Toiletten auffüllen
2 Personen
36
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

37
Marktstände öffnen
6 Personen
38
Besucher begrüßen
3 Personen
39
Infostand besetzen
2 Personen
40
Snacks servieren
3 Personen
41
Heiße Getränke servieren
3 Personen
42
Kalte Getränke servieren
2 Personen
43
Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Buffet auffüllen
2 Personen
45
Mülleimer leeren
2 Personen
46
Toiletten kontrollieren
47
Tische reinigen
2 Personen
48
Beleuchtung kontrollieren
49
Bestände zählen
2 Personen
50
Markt abschließen
4 Personen
51
Stände öffnen
6 Personen
52
Snacks vorbereiten
4 Personen
53
Getränke auffüllen
2 Personen
54
Besucher empfangen
3 Personen
55
Snacks servieren
3 Personen
56
Heiße Getränke servieren
3 Personen
57
Getränke nachfüllen
2 Personen
58
Mülleimer leeren
2 Personen
59
Toiletten kontrollieren
60
Tische reinigen
2 Personen
61
Bestände zählen
2 Personen
62
Markt abschließen
4 Personen
63
Stände öffnen
6 Personen
64
Letzte Vorräte bereitstellen
3 Personen
65
Besucher empfangen
3 Personen
66
Snacks servieren
3 Personen
67
Heiße Getränke servieren
3 Personen
68
Getränke nachfüllen
2 Personen
69
Mülleimer leeren
2 Personen
70
Toiletten kontrollieren
71
Tische reinigen
2 Personen
72
Letzte Verkäufe abschließen
3 Personen

Nachbereitung

73
Stände abbauen
6 Personen
74
Partyzelte abbauen
4 Personen
75
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
76
Beleuchtung entfernen
3 Personen
77
Dekoration entfernen
3 Personen
78
Stromkabel entfernen
3 Personen
79
Geschirr abwaschen
3 Personen
80
Kühlboxen leeren
2 Personen
81
Übrig gebliebenen Vorrat sortieren
2 Personen
82
Abfall entsorgen
3 Personen
83
Gelände reinigen
4 Personen
84
Toiletten reinigen
2 Personen
85
Materialien prüfen
2 Personen
86
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
87
Geländekontrolle abschließen
2 Personen
88
Fundsachen sammeln
89
Rechnungen und Belege archivieren
90
Dankesnachricht versenden

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
TischeAnz. 12
KlappstühleAnz. 80
BiertischeAnz. 6
StehtischeAnz. 8
KleiderständerAnz. 4
AufbewahrungsboxenAnz. 12

Beleuchtung

LichtbögenAnz. 4
LichterkettenAnz. 18
LED-LampenAnz. 30
BatterielampenAnz. 24
VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 12
KabelkanäleAnz. 40

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 6
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 24
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtssterneAnz. 12
KunstschneeAnz. 10
TischdeckenAnz. 20
PinnwändeAnz. 6
KreidetafelnAnz. 8
NamensschilderAnz. 30

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TassenAnz. 80
TellerAnz. 120
DesserttellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 120
ServierschalenAnz. 20
SchälchenAnz. 24
KannenAnz. 12

Küche

ThermoskannenAnz. 10
WarmhaltebehälterAnz. 6
ServierlöffelAnz. 16
ServierbesteckAnz. 16
SchneidebretterAnz. 6
KochmesserAnz. 6
ZangenAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KühlboxenAnz. 8
GasbrennerAnz. 4

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KühlschränkeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 4
KassenAnz. 4
GeldkassenAnz. 4
HandlampenAnz. 6
FunkgeräteAnz. 6
LadestationenAnz. 2

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
HandfegerAnz. 4
RasselstäbeAnz. 2
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
PutzlappenAnz. 30
ToilettenbürstenAnz. 4
HandseifenspenderAnz. 6
PapierhandtuchspenderAnz. 6
AbfallcontainerAnz. 4

Catering

Einkäufe

Beschilderung

InfotafelnAnz. 12
WegweiserAnz. 16
StehtischschilderAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 20
AbsperrbandAnz. 8

Sicherheit

FeuerlöscherAnz. 6
Rutschfeste MattenAnz. 12
ArbeitshandschuheAnz. 12
WarnwestenAnz. 12
TaschenlampenAnz. 6

Werkzeug

HammerAnz. 4
SchraubendrehersetsAnz. 4
GabelschlüsselAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 12
SeilAnz. 6
BodenankerAnz. 40
KabelbinderAnz. 200

Verwaltung

KlemmbrettmappenAnz. 8
StifteAnz. 30
PermanentmarkerAnz. 12
DruckpapierAnz. 500
BargeldschälchenAnz. 4

Tipps

Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Öffnungszeiten und Geländeaufteilung. Prüfe Genehmigungen früh, weil Nachforderungen den gesamten Aufbauplan verschieben können.
Bestätige Marktstandbetreiber spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Start schriftlich. Erfasse dabei Standfläche, Strombedarf, Lieferzeit und eine erreichbare Kontaktperson.
Plane Strom nicht erst beim Aufbau: Erfasse jeden Anschluss, lege Kabelwege fest und sichere begehbare Übergänge mit Kabelkanälen. Zusätzliche Verlängerungskabel sollten vor dem ersten Aufbautag geprüft werden.
Teile Freiwillige für Aufbau, Einlass, Besucherfragen und Abbau in feste Schichten ein. Drucke Kontaktliste, Lageplan und Namensschilder spätestens am Vortag aus, damit niemand auf dem Gelände suchen muss.
Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden und nochmals am Veranstaltungstag. Stelle Zelte, Tische, Stühle, Beleuchtung und Dekoration so bereit, dass Lieferungen angenommen und Wege trotz Schnee oder Regen frei gehalten werden können.

Häufige Fragen

Wie lange vorher sollte man einen mehrtägigen Weihnachtsmarkt planen?: Plane mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein. Genehmigungen, Standbetreiber, Catering und Stromanschlüsse sollten spätestens 3 bis 4 Wochen vor dem Beginn bestätigt sein.
Was muss vor dem Aufbau eines Weihnachtsmarkts geklärt sein?: Vor dem Aufbau brauchst du einen festgelegten Lageplan, bestätigte Standbetreiber, erfasste Stromanschlüsse, reserviertes Material und eingeteilte Helfer. Drucke den Lageplan und die Kontaktliste spätestens am Vortag aus.
Wie plant man die Stromversorgung auf einem Weihnachtsmarkt?: Erfasse pro Marktstand und Zelt, welche Anschlüsse benötigt werden, und zeichne die Kabelwege im Lageplan ein. Verlege Kabel erst nach der Standpositionierung und sichere Laufwege mit Kabelkanälen.
Wann sollte man Wetter und Aufbau für einen Weihnachtsmarkt prüfen?: Prüfe die Wettervorhersage 48 Stunden vor Beginn und erneut am Veranstaltungstag. Der Aufbau von Marktständen, Zelten, Tischen, Stühlen und Beleuchtung sollte mit einem festen Zeitfenster vor der Öffnung beginnen.

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