Een meerdaagse kerstmarkt organiseren: zo pak je het aan

Begin met de randvoorwaarden: leg datum, openingstijden en locatie vast voordat je standhouders benadert. Controleer daarna vergunningen, stroompunten, verkeersroutes en de beschikbare ruimte voor marktkramen en partytenten. Werk vervolgens de deelnemers, catering, materialen en vrijwilligers uit in één planning. Plan de opbouw ruim vóór opening, want stroomkabels, verlichting en terreinindeling kosten meer tijd dan verwacht. Houd per marktdag een contactpersoon en een actuele weerscheck aan.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en openingstijden vastleggen
2 personen
2
Locatie en terreinindeling bepalen
3 personen
3
Vergunningen controleren
4
Marktstandhouders selecteren
3 personen
5
Standhouders bevestigen
2 personen
6
Stroompunten inventariseren
2 personen
7
Reserveringen voor materialen maken
8
Cateringreserveringen maken
9
Uitnodigingen versturen
2 personen
10
Online aankondiging plaatsen
11
Aanmeldingen verwerken
2 personen
12
Dieetwensen verzamelen
13
Verkeersroute communiceren
14
Plattegrond afdrukken
15
Naamkaartjes voorbereiden
2 personen
16
Vrijwilligers indelen
2 personen
17
Contactlijst afdrukken
18
Weersverwachting controleren
19
Boodschappen doen
3 personen
20
Leveringen aannemen
2 personen
21
Terrein afzetten
3 personen
22
Marktkramen opbouwen
6 personen
23
Partytenten opbouwen
4 personen
24
Tafels en stoelen plaatsen
4 personen
25
Stroomkabels aanleggen
3 personen
26
Verlichting ophangen
4 personen
27
Versiering ophangen
4 personen
28
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
29
Kassa- en pinpunten inrichten
2 personen
30
Voorraad sorteren
3 personen
31
Dranken koud zetten
2 personen
32
Hapjes voorbereiden
4 personen
33
Servies en bestek klaarzetten
2 personen
34
Afvalpunten klaarzetten
2 personen
35
Toiletten aanvullen
2 personen
36
Veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

37
Marktkramen openen
6 personen
38
Bezoekers verwelkomen
3 personen
39
Informatiepunt bemannen
2 personen
40
Hapjes serveren
3 personen
41
Warme dranken serveren
3 personen
42
Koude dranken serveren
2 personen
43
Dranken bijvullen
2 personen
44
Buffet aanvullen
2 personen
45
Afvalbakken legen
2 personen
46
Toiletten controleren
47
Tafels schoonmaken
2 personen
48
Verlichting controleren
49
Voorraad tellen
2 personen
50
Markt afsluiten
4 personen
51
Kramen openen
6 personen
52
Hapjes voorbereiden
4 personen
53
Dranken aanvullen
2 personen
54
Bezoekers ontvangen
3 personen
55
Hapjes serveren
3 personen
56
Warme dranken serveren
3 personen
57
Dranken bijvullen
2 personen
58
Afvalbakken legen
2 personen
59
Toiletten controleren
60
Tafels schoonmaken
2 personen
61
Voorraad tellen
2 personen
62
Markt afsluiten
4 personen
63
Kramen openen
6 personen
64
Laatste voorraad klaarzetten
3 personen
65
Bezoekers ontvangen
3 personen
66
Hapjes serveren
3 personen
67
Warme dranken serveren
3 personen
68
Dranken bijvullen
2 personen
69
Afvalbakken legen
2 personen
70
Toiletten controleren
71
Tafels schoonmaken
2 personen
72
Laatste verkopen afronden
3 personen

Nazorg

73
Kramen afbreken
6 personen
74
Partytenten afbreken
4 personen
75
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
76
Verlichting verwijderen
3 personen
77
Versiering verwijderen
3 personen
78
Stroomkabels verwijderen
3 personen
79
Servies afwassen
3 personen
80
Koelboxen leegmaken
2 personen
81
Overgebleven voorraad sorteren
2 personen
82
Afval afvoeren
3 personen
83
Terrein schoonmaken
4 personen
84
Toiletten schoonmaken
2 personen
85
Materialen controleren
2 personen
86
Geleende materialen retourneren
2 personen
87
Terreincontrole afronden
2 personen
88
Verloren voorwerpen verzamelen
89
Facturen en bonnetjes archiveren
90
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 12
Partytentenaantal 4
Tafelsaantal 12
Klapstoelenaantal 80
Biertafelsaantal 6
Statafelsaantal 8
Kledingrekkenaantal 4
Opbergboxenaantal 12

Verlichting

Lichtbogenaantal 4
Lichtsnoerenaantal 18
Ledlampenaantal 30
Batterijlampjesaantal 24
Verlengkabelsaantal 12
Stekkerdozenaantal 12
Kabelgotenaantal 40

Decoratie

Kerstbomenaantal 6
Kerstballenaantal 120
Kerstslingersaantal 24
Kerstkransenaantal 8
Kerststerrenaantal 12
Kunstsneeuwaantal 10
Tafelkledenaantal 20
Prikbordenaantal 6
Krijtbordenaantal 8
Naamkaartjesaantal 30

Servies

Koffiekopjesaantal 100
Glazenaantal 120
Mokkenaantal 80
Bordenaantal 120
Dessertbordjesaantal 100
Besteksetsaantal 120
Serveerschalenaantal 20
Schaaltjesaantal 24
Kannenaantal 12

Keuken

Thermoskannenaantal 10
Warmhoudbakkenaantal 6
Opscheplepelsaantal 16
Serveerbestekaantal 16
Snijplankenaantal 6
Koksmesaantal 6
Tangenaantal 12
Maatbekersaantal 4
Koelboxenaantal 8
Gasbrandersaantal 4

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 4
Waterkokersaantal 4
Koelkastenaantal 2
Pinapparatenaantal 4
Kassa'saantal 4
Portemonneebakkenaantal 4
Handlampenaantal 6
Portofoonsaantal 6
Oplaadstationsaantal 2

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Handvegersaantal 4
Blikstokkenaantal 2
Dweilenaantal 4
Emmersaantal 6
Schoonmaakdoekenaantal 30
Toiletborstelsaantal 4
Handzeepdispensersaantal 6
Papierenhanddoekdispensersaantal 6
Afvalcontainersaantal 4

Catering

Boodschappen

Bewegwijzering

Informatiebordenaantal 12
Pijlbordenaantal 16
Statafelbordjesaantal 12
Afzetpalenaantal 20
Afzetlintaantal 8

Veiligheid

Brandblussersaantal 6
Antislipmattenaantal 12
Werkhandschoenenaantal 12
Reflectievestenaantal 12
Zaklampenaantal 6

Gereedschap

Hameraantal 4
Schroevendraaiersetsaantal 4
Steeksleutelsaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Ducttapeaantal 12
Touwaantal 6
Grondpennenaantal 40
Kabelbindersaantal 200

Administratie

Clipboardmappenaantal 8
Pennenaantal 30
Permanentmarkersaantal 12
Printpapieraantal 500
Contantgeldbakjesaantal 4

Tips

Leg de terreinindeling vast voordat je materialen reserveert. Teken looproutes, standplaatsen, catering, opslag en vrije ruimte voor kabelgoten op één plattegrond; druk die plattegrond daarna af voor vrijwilligers en standhouders.
Controleer stroom per zone en niet alleen bij de hoofdlocatie. Noteer welke lichtbogen, lichtsnoeren, ledlampen en cateringpunten stroom nodig hebben en reserveer verlengkabels, stekkerdozen en kabelgoten vooraf.
Bevestig standhouders uiterlijk twee tot drie weken voor de markt en vraag meteen dieetwensen, aankomsttijd en benodigde ruimte uit. Zo voorkom je lege kramen en last-minute wijzigingen in tafels of kledingrekken.
Maak de opbouwplanning per uur. Reken voor het afzetten van het terrein, het plaatsen van marktkramen en tenten, het aansluiten van verlichting en het klaarzetten van tafels en stoelen minstens een halve dag; plan daarna nog controle tijd in.
Wijs per openingsdag een coördinator en een reservevrijwilliger aan. Geef hen een afgedrukte contactlijst, verkeersroute en plattegrond, zodat vragen over standhouders, leveringen of bezoekers niet bij één persoon blijven liggen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet je een meerdaagse kerstmarkt organiseren?: Start idealiter 8 tot 12 weken vooraf. Leg in de eerste 2 weken datum, openingstijden, locatie, vergunningen en terreinindeling vast; daarna kun je standhouders, materialen en catering bevestigen.
Hoeveel tijd heb je nodig om een kerstmarkt op te bouwen?: Plan minimaal 4 tot 6 uur voor de opbouw van een middelgrote markt. Terrein afzetten, marktkramen en partytenten plaatsen, tafels neerzetten en verlichting met kabelgoten aansluiten nemen samen vaak langer dan één ochtend.
Wanneer moet je standhouders voor een kerstmarkt bevestigen?: Bevestig standhouders uiterlijk 2 tot 3 weken voor de eerste marktdag. Vraag bij die bevestiging hun aankomsttijd, benodigde stroom, standruimte en eventuele dieetwensen uit.
Hoe bereid je een meerdaagse kerstmarkt voor op slecht weer?: Controleer de weersverwachting dagelijks vanaf 3 dagen voor de opening en opnieuw op de ochtend zelf. Controleer daarbij de verankering van partytenten, bescherm kwetsbare spullen in opbergboxen en wijs vooraf aan wie bij wind of regen beslist over aanpassingen.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.