Checklist pour organiser un marché de Noël sur plusieurs jours

Un marché de Noël ouvert plusieurs jours demande une préparation différente d’un événement d’une seule journée. Il faut verrouiller les horaires, les exposants, les autorisations et l’alimentation électrique avant de réserver le matériel. Cette checklist vous aide à avancer dans le bon ordre, puis à préparer l’installation des stands, des tentes, des tables et de l’éclairage. Prévoyez aussi le suivi des livraisons, des inscriptions et des bénévoles : ce sont souvent ces détails qui prennent du retard.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Vérifier les autorisations
Sélectionner les exposants du marché
3 personnes
Confirmer les exposants
2 personnes
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
Faire les réservations de matériel
Faire les réservations de traiteur
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Communiquer l’itinéraire de circulation
Imprimer le plan
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
Répartir les bénévoles
2 personnes
Imprimer la liste de contacts
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Recevoir les livraisons
2 personnes
Balisage du site
3 personnes
Monter les stands de marché
6 personnes
Monter les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Installer les câbles d'alimentation
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer les caisses et les points de paiement par carte
2 personnes
Trier le stock
3 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
Installer les points de collecte des déchets
2 personnes
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

Ouvrir les stands du marché
6 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir le point d'information
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir les boissons froides
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les tables
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Compter le stock
2 personnes
Fermer le marché
4 personnes
Ouvrir les stands
6 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les tables
2 personnes
Compter le stock
2 personnes
Fermer le marché
4 personnes
Ouvrir les stands
6 personnes
Préparer les derniers stocks
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Nettoyer les tables
2 personnes
Clôturer les dernières ventes
3 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes de fête
4 personnes
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
Retirer l'éclairage
3 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Retirer les câbles électriques
3 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Trier le stock restant
2 personnes
Évacuer les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Nettoyer les toilettes
2 personnes
Vérifier le matériel
2 personnes
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
Terminer le contrôle du site
2 personnes
Rassembler les objets perdus
Classer les factures et les reçus
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tables de bièreqté 6
Tables hautesqté 8
Portants à vêtementsqté 4
Boîtes de rangementqté 12

Éclairage

Arches lumineusesqté 4
Guirlandes lumineusesqté 18
Lampes LEDqté 30
Lampes à pileqté 24
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Goulottes de câblesqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 24
Couronnes de Noëlqté 8
Étoiles de Noëlqté 12
Neige artificielleqté 10
Nappesqté 20
Panneaux d’affichageqté 6
Panneaux en ardoiseqté 8
Badges nominatifsqté 30

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Tassesqté 80
Assiettesqté 120
Assiettes à dessertqté 100
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Petits bolsqté 24
Carafesqté 12

Cuisine

Thermosqté 10
Bacs de maintien au chaudqté 6
Louchesqté 16
Couverts de serviceqté 16
Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Pincesqté 12
Verres doseursqté 4
Glacièresqté 8
Brûleurs à gazqté 4

Équipement

Machines à caféqté 4
Bouilloiresqté 4
Réfrigérateursqté 2
Terminaux de paiementqté 4
Caissesqté 4
Bacs à portefeuillesqté 4
Lampes de pocheqté 6
Talkies-walkiesqté 6
Stations de rechargeqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Balais à mainqté 4
Bâtons en boîteqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs d'essuie-mains en papierqté 6
Conteneurs à déchetsqté 4

Catering

Courses

Signalétique

Panneaux d'informationqté 12
Panneaux indicateursqté 16
Panneaux de tables hautesqté 12
Poteaux de balisageqté 20
Ruban de balisageqté 8

Sécurité

Extincteursqté 6
Tapis antidérapantsqté 12
Gants de travailqté 12
Gilets réfléchissantsqté 12
Lampes de pocheqté 6

Outils

Marteauqté 4
Jeux de tournevisqté 4
Clés à moletteqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 12
Cordeqté 6
Piquets de solqté 40
Serre-câblesqté 200

Administration

Chemises à pinceqté 8
Stylosqté 30
Marqueurs permanentsqté 12
Papier d’impressionqté 500
Plateaux pour espècesqté 4

Conseils

Fixez les horaires d’ouverture avant de confirmer les exposants : ils doivent connaître les heures de présence, d’installation et de rangement pour chaque journée.
Recensez les prises électriques et la puissance disponible avant de réserver les rallonges, multiprises et goulottes de câbles. Faites un plan indiquant clairement chaque point d’alimentation.
Demandez les besoins alimentaires au moment des inscriptions, puis transmettez-les au traiteur au plus tard quelques jours avant l’événement. Les changements de dernière minute sont difficiles à gérer sur plusieurs jours.
Préparez les badges nominatifs, la liste de contacts et la répartition des bénévoles avant le montage. Prévoyez une personne référente par zone et par créneau d’ouverture.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois pendant la dernière semaine. Vérifiez notamment les tentes, l’éclairage extérieur, le balisage et la protection des câbles avant de recevoir les livraisons.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël sur plusieurs jours ?: Commencez idéalement 3 à 6 mois avant l’ouverture. Les autorisations, les exposants, le site et les réservations de tentes ou de stands doivent être confirmés en premier.
Quand réserver les stands et les tentes pour un marché de Noël ?: Réservez-les dès que le site et l’agencement sont validés, généralement 2 à 4 mois avant l’événement. Pour une période très demandée, prévoyez davantage de marge.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Répartissez au minimum 1 bénévole par zone active et par créneau, puis ajoutez une personne pour la coordination. Pour plusieurs jours, construisez des équipes distinctes afin d’éviter des journées de plus de 6 à 8 heures.
Quand installer l’éclairage et les câbles électriques ?: Installez les câbles après le montage des stands et des tentes, mais avant la mise en place finale des tables et de la décoration. Prévoyez un contrôle complet au moins 2 heures avant l’ouverture au public.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.