Organiser un marché de Noël pour seniors, étape par étape

Pour un marché de Noël destiné aux seniors, commencez par sécuriser la date, le lieu et l’accessibilité avant de contacter les exposants. Prévoyez ensuite les inscriptions, les besoins alimentaires et la circulation entre les stands. Les dernières heures servent surtout à installer les tables, les chaises, l’éclairage et les boissons chaudes. Ce qui est souvent oublié : des places pour fauteuils roulants, un vestiaire pratique et assez de bénévoles pour accompagner les visiteurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Rédiger les invitations
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Enregistrer les inscriptions
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Confirmer les emplacements des stands
2 personnes
9
Faire les réservations
10
Imprimer le programme
11
Répartir les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les livraisons
13
Vérifier les prévisions météo
14
Mettre à jour le nombre de visiteurs
15
Faire les courses
3 personnes
16
Récupérer les produits frais
2 personnes
17
Mettre les boissons au frais
2 personnes
18
Préparer la soupe et le vin chaud
3 personnes
19
Préparer le matériel
3 personnes
20
Monter les stands
6 personnes
21
Installer les tables et les chaises
4 personnes
22
Brancher l’éclairage
3 personnes
23
Suspendre la décoration
4 personnes
24
Décorer les tables de stand
4 personnes
25
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
26
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Réchauffer la soupe et le vin chaud
2 personnes
29
Aménager le stand d’information
2 personnes

Événement

30
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
31
Accueillir les visiteurs
3 personnes
32
Distribuer le programme
2 personnes
33
Servir le café et le thé
3 personnes
34
Servir les pâtisseries et les biscuits
2 personnes
35
Tenir les stands du marché
8 personnes
36
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
37
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
38
Servir la soupe
3 personnes
39
Gérer la musique
40
Vérifier les places assises
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes
43
Clôturer le départ des exposants
2 personnes
44
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

45
Démonter le catering
3 personnes
46
Faire la vaisselle
3 personnes
47
Ranger le mobilier
5 personnes
48
Retirer la décoration
3 personnes
49
Éteindre l’équipement
2 personnes
50
Rassembler les déchets
3 personnes
51
Nettoyer le lieu
4 personnes
52
Rassembler les objets trouvés
53
Inventorier le matériel
2 personnes
54
Retourner les matériels de location
2 personnes
55
Stocker les restes alimentaires
2 personnes
56
Évacuer les déchets résiduels
2 personnes
57
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 6
Stands de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 90
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 3
Tables de logeqté 2
Places pour fauteuils roulantsqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80
Verresqté 120
Bol à soupeqté 100
Assiettesqté 120
Cuillères à caféqté 120
Fourchettesqté 120
Couteauxqté 120
Louchesqté 12
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Marmites à soupeqté 2
Chauffeurs de vin chaudqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphonesqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Rallonges à enrouleurqté 4
Lampes de pocheqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 12
Lampes de tableqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 14
Panneaux de standqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Pupitres de programmeqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 6
Louches à soupeqté 4
Verres doseursqté 3
Thermosqté 8
Carafes d’eauqté 8
Pinces de serviceqté 8
Plateauxqté 8
Corbeilles à painqté 6
Bacs de stockageqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 8
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Chiffons de nettoyageqté 24
Bacs à vaisselleqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu au moins 8 semaines à l’avance et vérifiez la largeur des passages, l’accès aux toilettes et le nombre de places pour fauteuils roulants avant de dessiner l’aménagement.
Contactez les exposants 6 à 8 semaines avant le marché, puis confirmez leur emplacement une semaine avant. Demandez aussi leurs besoins en table, électricité et livraison.
Envoyez les invitations 4 à 6 semaines à l’avance et arrêtez les inscriptions 5 à 7 jours avant l’événement. Utilisez ce nombre définitif pour ajuster les chaises, la vaisselle et les quantités de soupe.
Répartissez les bénévoles par créneaux de 2 à 3 heures : accueil, stands, boissons, circulation et rangement. Confirmez leurs horaires au plus tard 3 jours avant pour éviter un poste vide le matin.
Préparez la soupe et le vin chaud le jour même, puis gardez les boissons au frais jusqu’au service. Installez l’éclairage et testez les rallonges, multiprises, microphones et haut-parleurs avant l’arrivée des visiteurs.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël pour seniors ?: Prévoyez 8 à 10 semaines. Les exposants, les invitations et les réservations prennent généralement les 4 premières semaines ; gardez la dernière semaine pour confirmer les inscriptions, les livraisons et les bénévoles.
Quand envoyer les invitations pour un marché de Noël pour seniors ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date prévue. Fixez une date limite d’inscription 5 à 7 jours avant afin de connaître le nombre de visiteurs et leurs besoins alimentaires.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour les boissons, 1 pour aider à la circulation et 1 responsable des stands par tranche d’environ 25 à 30 visiteurs. Pour une demi-journée, organisez deux rotations de 2 à 3 heures.
Que faut-il vérifier le jour du marché de Noël ?: Deux heures avant l’ouverture, vérifiez les stands, les tables, les chaises, les places pour fauteuils roulants, l’éclairage et les branchements. Testez aussi les machines à café, les bouilloires, le microphone et les haut-parleurs avant l’arrivée du public.

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