Cómo organizar un mercadillo navideño para mayores

Empieza por cerrar la fecha, el lugar y la distribución antes de invitar a nadie. En un mercadillo navideño para mayores, la comodidad pesa tanto como los puestos: deja espacio para sillas de ruedas, coloca suficientes sillas y prevé un guardarropa cercano. Después confirma vendedores, inscripciones, preferencias dietéticas y reservas. La última semana se centra en entregas, compras y previsión meteorológica; el día anterior, en preparar comida, bebidas, vajilla y materiales.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Contactar a los puestos
2 personas
4
Redactar invitaciones
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Registrar inscripciones
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Confirmar los puestos de venta
2 personas
9
Hacer reservas
10
Imprimir el programa
11
Asignar voluntarios
2 personas
12
Confirmar entregas
13
Comprobar el pronóstico del tiempo
14
Actualizar el número de visitantes
15
Hacer la compra
3 personas
16
Recoger productos frescos
2 personas
17
Enfriar las bebidas
2 personas
18
Preparar la sopa y el vino caliente
3 personas
19
Preparar los materiales
3 personas
20
Montar los puestos
6 personas
21
Colocar mesas y sillas
4 personas
22
Conectar la iluminación
3 personas
23
Colgar la decoración
4 personas
24
Decoración de las mesas del puesto
4 personas
25
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
26
Montar el buffet de catering
3 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Calentar la sopa y el vino caliente
2 personas
29
Montar la mesa de información
2 personas

Evento

30
Recibir a los titulares de los puestos
2 personas
31
Recibir a los visitantes
3 personas
32
Repartir el programa
2 personas
33
Servir café y té
3 personas
34
Servir pasteles y galletas
2 personas
35
Atender los puestos del mercado
8 personas
36
Rellenar las bebidas
2 personas
37
Reponer los aperitivos
2 personas
38
Servir sopa
3 personas
39
Controlar la música
40
Comprobar los asientos
41
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
42
Comprobar los baños
43
Hacer el check-out de los expositores
2 personas
44
Acompañar a los últimos visitantes
2 personas

Seguimiento

45
Desmontar el catering
3 personas
46
Lavar la vajilla
3 personas
47
Recoger el mobiliario
5 personas
48
Retirar la decoración
3 personas
49
Apagar el equipo
2 personas
50
Recoger la basura
3 personas
51
Limpiar el lugar
4 personas
52
Recoger objetos perdidos
53
Inventariar materiales
2 personas
54
Devolver el material alquilado
2 personas
55
Guardar la comida sobrante
2 personas
56
Llevar los residuos a la basura
2 personas
57
Agradecer a los participantes

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 6
Puestos de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillascant. 90
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 3
Mesas de vestuariocant. 2
Plazas para sillas de ruedascant. 6

Vajilla

Tazas de cafécant. 120
Vasos de técant. 80
Vasoscant. 120
Tazones para sopacant. 100
Platoscant. 120
Cucharillas de cafécant. 120
Tenedorescant. 120
Cuchilloscant. 120
Cucharonescant. 12
Bandejas de serviciocant. 12

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Ollas para sopacant. 2
Calentadores de vino calientecant. 2
Neverascant. 2
Neveras portátilescant. 4
Altavoces Bluetoothcant. 2
Micrófonoscant. 2
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Enrollacablescant. 4
Linternas de manocant. 4

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Faroles LEDcant. 12
Lámparas de mesacant. 8

Decoración

Árboles de Navidadcant. 3
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Mantelescant. 14
Carteles de standcant. 10
Carteles direccionalescant. 12
Atriles para programascant. 4

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chef y de pancant. 6
Cucharones para sopacant. 4
Jarras medidorascant. 3
Termoscant. 8
Jarras de aguacant. 8
Pinzas de servircant. 8
Bandejascant. 8
Cestas de pancant. 6
Cajas de almacenamientocant. 12

Limpieza

Papeleracant. 8
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Sets de escobacant. 3
Paños de limpiezacant. 24
Fregaderoscant. 4
Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Escobillas de bañocant. 3

Catering

Compras

Consejos

Cierra la distribución del mercado antes de enviar las invitaciones: marca los puestos, las mesas, las sillas y los pasillos, y reserva plazas específicas para sillas de ruedas. Así sabrás cuántos vendedores caben y evitarás moverlo todo el mismo día.
Envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y fija una fecha límite de inscripción. Registra también las preferencias dietéticas; comprar comida sin ese dato suele obligar a improvisar menús o hacer una segunda compra.
Confirma los puestos y las entregas 7 días antes, y vuelve a comprobar el número de visitantes 48 horas antes. Ese último recuento determina cuántas bebidas, raciones de sopa, tazas, vasos y cubiertos necesitas preparar.
Calcula el servicio por franjas: prepara aproximadamente 2 bebidas por persona durante la primera hora y deja agua y bebidas calientes disponibles después. Enfría las bebidas con antelación y no esperes al montaje para preparar la sopa y el vino caliente.
Haz el montaje con 2 o 3 horas de margen: coloca primero carpas y puestos, después mesas y sillas, y al final iluminación, decoración, vajilla y sonido. Comprueba los cables alargadores, las regletas y los micrófonos antes de que lleguen los visitantes.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño para mayores?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes. Reserva el lugar y contacta con los puestos en la primera semana; envía las invitaciones con al menos 3 semanas de margen y cierra las inscripciones 7 días antes.
¿Cuándo hay que confirmar los puestos del mercadillo navideño?: Confírmalos 7 días antes del evento y registra por escrito la hora de llegada y cualquier entrega pendiente. Haz una llamada final 48 horas antes para detectar cancelaciones o cambios.
¿Cuánta comida y bebida preparar para un mercadillo de mayores?: Usa el número confirmado de visitantes como base y calcula 2 bebidas por persona durante la primera hora. Añade un margen del 10 % para vasos, tazas, cubiertos y raciones, y ajusta la sopa según las preferencias dietéticas registradas.
¿Cuándo montar un mercadillo navideño para mayores?: Reserva entre 2 y 3 horas para el montaje. Instala primero las carpas y los puestos, luego las mesas y sillas, y deja la iluminación, la decoración, la vajilla y la prueba de sonido para el último tramo.

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