Organiser un marché de Noël pour enfants, étape par étape

Un marché de Noël pour enfants se prépare d’abord comme un parcours : réserver le lieu, fixer le programme, puis coordonner stands, activités et bénévoles. Commencez au moins 8 à 10 semaines avant la date, surtout si vous prévoyez des tentes, des animations ou plusieurs exposants. Les derniers jours servent aux achats, au stockage des produits frais, au balisage et à l’installation. Le plan ci-dessous vous aide à garder le bon ordre et à éviter les oublis de dernière minute.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Réserver le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Fixer la date et le programme
2 personnes
4
Concevoir les invitations
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Inscrire les stands du marché
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Réserver des activités pour enfants
10
Recruter des bénévoles
2 personnes
11
Commander auprès des fournisseurs
12
Confirmer les réservations
13
Créer le plan
2 personnes
14
Créer le programme d'activités
2 personnes
15
Vérifier la liste des courses
2 personnes
16
Vérifier la décoration
2 personnes
17
Prévoir des sapins de Noël
18
Préparer les activités pour enfants
3 personnes
19
Acheter des petits lots pour les jeux
20
Créer les panneaux de route et de sécurité
2 personnes
21
Préparer la monnaie de caisse
22
Faire les courses
3 personnes
23
Stocker les produits frais
2 personnes
24
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes

Événement

25
Installer les tables et les chaises
4 personnes
26
Monter les tentes de réception
4 personnes
27
Installer l’alimentation et les câbles
2 personnes
28
Installer l'éclairage
3 personnes
29
Installer les stands du marché
5 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Décorer les sapins de Noël
3 personnes
32
Installer les tables de bricolage pour enfants
3 personnes
33
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
34
Approvisionner le stand de restauration
3 personnes
35
Installer la caisse
2 personnes
36
Briefer les bénévoles
2 personnes
37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
38
Encadrer les activités pour enfants
6 personnes
39
Servir des boissons chaudes
3 personnes
40
Servir les repas
4 personnes
41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
42
Vider les poubelles
2 personnes
43
Soutenir la vente sur stand
3 personnes
44
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

45
Clôturer la caisse
2 personnes
46
Démonter les stands et les activités
5 personnes
47
Éteindre l’éclairage
2 personnes
48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
49
Rassembler les déchets
3 personnes
50
Nettoyer le lieu
4 personnes
51
Stocker le matériel au sec
2 personnes
52
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
53
Gérer les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 3
Stands de marchéqté 8
Tablesqté 12
Chaisesqté 50
Bancs de brasserieqté 8
Portants à vêtementsqté 2
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 150
Petits bolsqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Nappesqté 12
Panneaux de directionqté 10

Équipement

Coffrets de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de cuisineqté 6
Louchesqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 12
Projecteurs de chantier LEDqté 4
Passe-câblesqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 10
Balaisqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu, la date et les autorisations avant d’ouvrir les inscriptions : gardez au moins 2 semaines de marge pour corriger un problème administratif ou de sécurité.
Traitez les stands et les activités en parallèle. Demandez à chaque exposant ses besoins électriques et prévoyez un responsable pour chaque animation, plutôt que de compter sur des bénévoles disponibles le jour même.
Envoyez les invitations dès que le programme est assez stable, idéalement 4 à 6 semaines avant l’événement. Ajoutez une date limite pour signaler les allergies et besoins alimentaires.
Dessinez le plan avant de commander ou déplacer le mobilier : prévoyez les circulations, les files d’attente, les sorties, les tables, les chaises et l’emplacement des activités pour enfants.
Faites les achats non périssables 3 à 5 jours avant, puis stockez les produits frais au dernier moment. Préparez aussi la monnaie, les moyens de paiement, les panneaux de direction et les rallonges avant l’installation.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël pour enfants ?: Prévoyez 8 à 10 semaines pour un marché avec stands, activités et bénévoles. Commencez 12 semaines à l’avance si le lieu, les autorisations ou les prestataires ne sont pas encore confirmés.
Quand envoyer les invitations pour un marché de Noël pour enfants ?: Envoyez-les 4 à 6 semaines avant la date. Fixez une réponse au plus tard 10 à 14 jours avant afin de connaître les besoins alimentaires et le nombre d’enfants attendu.
Combien de bénévoles faut-il prévoir ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole par activité, 1 personne à l’accueil, 1 responsable des stands et 2 personnes pour l’installation et le rangement. Ajoutez une personne de remplacement pour chaque créneau de 2 heures.
Quand installer les tables et les décorations ?: Installez les tables, chaises, stands et panneaux le jour même au moins 2 heures avant l’ouverture. Les stocks non périssables et une partie de la décoration peuvent être préparés la veille, mais gardez les produits frais au froid jusqu’au dernier moment.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.