Kinderweihnachtsmarkt organisieren: der praktische Ablauf

Ein Kinderweihnachtsmarkt braucht mehr als Stände und Lichterketten. Kläre zuerst Standort, Genehmigungen, Datum und Programm, bevor du Einladungen verschickst oder Anbieter anmeldest. Danach folgen Anmeldungen, Kinderaktivitäten, Helfer, Lieferanten und der Lageplan. Kurz vor dem Termin entscheidet eine geprüfte Einkaufsliste, ob Wechselgeld, Kühlung, Beschilderung und Sitzplätze tatsächlich bereitstehen.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Location reservieren
2
Genehmigungen prüfen
3
Datum und Programm festlegen
2 Personen
4
Einladungen gestalten
5
Einladungen verschicken
2 Personen
6
Marktstände anmelden
7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
8
Ernährungswünsche erfassen
9
Kinderaktivitäten buchen
10
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
11
Lieferanten bestellen
12
Reservierungen bestätigen
13
Lageplan erstellen
2 Personen
14
Aktivitätenprogramm erstellen
2 Personen
15
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
16
Dekoration überprüfen
2 Personen
17
Weihnachtsbäume organisieren
18
Kinderaktivitäten vorbereiten
3 Personen
19
Preise für Spiele einkaufen
20
Weg- und Sicherheitsschilder erstellen
2 Personen
21
Wechselgeld für die Kasse vorbereiten
22
Einkaufen gehen
3 Personen
23
Kühlwaren lagern
2 Personen
24
Haltbare Vorräte bereitstellen
2 Personen

Event

25
Tische und Stühle bereitstellen
4 Personen
26
Partyzelte aufbauen
4 Personen
27
Strom und Kabel verlegen
2 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
29
Marktstände einrichten
5 Personen
30
Dekoration aufhängen
3 Personen
31
Weihnachtsbäume schmücken
3 Personen
32
Kindertische für Bastelarbeiten bereitstellen
3 Personen
33
Warme Getränke zubereiten
3 Personen
34
Essensstand auffüllen
3 Personen
35
Kasse einrichten
2 Personen
36
Freiwillige einweisen
2 Personen
37
Besucher empfangen
4 Personen
38
Kinderaktivitäten betreuen
6 Personen
39
Heiße Getränke servieren
3 Personen
40
Essen servieren
4 Personen
41
Getränke nachfüllen
2 Personen
42
Mülleimer leeren
2 Personen
43
Standverkauf unterstützen
3 Personen
44
Die letzten Besucher verabschieden
3 Personen

Nachbereitung

45
Kasse abschließen
2 Personen
46
Stände und Aktivitäten abbauen
5 Personen
47
Beleuchtung ausschalten
2 Personen
48
Tische und Stühle aufräumen
4 Personen
49
Abfall sammeln
3 Personen
50
Location reinigen
4 Personen
51
Materialien trocken lagern
2 Personen
52
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
53
Übrig gebliebenes Essen verwerten
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 3
MarktständeAnz. 8
TischeAnz. 12
StühleAnz. 50
BierbänkeAnz. 8
KleiderständerAnz. 2
AbsperrpfostenAnz. 12

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 150
SchälchenAnz. 80
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierschalenAnz. 12

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 3
WeihnachtskugelnAnz. 100
WeihnachtsgirlandenAnz. 12
WeihnachtskränzeAnz. 4
TischdeckenAnz. 12
WegweiserAnz. 10

Ausstattung

KassensetsAnz. 2
KartenterminalsAnz. 2
HeißwasserkesselAnz. 3
KühlboxenAnz. 4
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8

Küche

ThermoskannenAnz. 6
SchneidebretterAnz. 4
KüchenmesserAnz. 6
ServierlöffelAnz. 8

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 12
LED-BaustrahlerAnz. 4
KabelmattenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesenAnz. 3
WischmopsAnz. 3
EimerAnz. 3

Catering

Einkäufe

Tipps

Beginne mit Standort, Genehmigungen und Datum. Kläre diese drei Punkte mindestens 8 bis 10 Wochen vor dem Markt, weil Programm, Einladungen und Anmeldungen davon abhängen.
Lege das Kinderprogramm fest, bevor du die Marktstände bestätigst. Plane pro Aktivität eine verantwortliche Person und halte Ersatzmaterial für mindestens eine zusätzliche Gruppe bereit.
Erfasse bei den Anmeldungen auch Ernährungswünsche. Teile Kühlwaren erst am Veranstaltungstag aus, während haltbare Vorräte und Geschirr bereits am Vortag kontrolliert werden können.
Erstelle den Lageplan nicht erst beim Aufbau. Markiere Marktstände, Partyzelte, Aktivitäten, Kasse, Sitzbereiche sowie Weg- und Sicherheitsschilder und prüfe, ob Kabel keine Laufwege kreuzen.
Bereite Kasse und Technik getrennt vom Einkauf vor: Wechselgeld, Kassensets und Kartenterminals gehören in eine beschriftete Kiste. Teste Verlängerungskabel, LED-Beleuchtung und Heißwasserkessel spätestens am Vortag.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Kinderweihnachtsmarkt organisieren?: Starte etwa 8 bis 10 Wochen vorher mit Standort, Genehmigungen, Datum und Programm. Marktstände, Kinderaktivitäten und Helfer sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder gebucht sein.
Wie viele Helfer braucht ein Kinderweihnachtsmarkt?: Plane mindestens eine verantwortliche Person pro Kinderaktivität, zusätzlich Helfer für Einlass, Kasse, Aufbau und Abbau. Bei drei Aktivitäten sind damit meist mindestens 7 bis 9 Personen gleichzeitig einzuplanen.
Was muss am Tag vor dem Kinderweihnachtsmarkt vorbereitet werden?: Kontrolliere am Vortag Einkaufsliste, Dekoration, Beschilderung, Kasse und Technik. Haltbare Vorräte, Geschirr, Tischdecken und Dekoration können dann bereitliegen; Kühlwaren sollten erst kurz vor Beginn gekühlt werden.
Wie viel Wechselgeld braucht man für einen Kinderweihnachtsmarkt?: Lege einen Wechselgeldbestand mit vielen kleinen Münzen und Scheinen fest, passend zu den Preisen der Stände. Als praktische Orientierung genügen häufig 100 bis 200 Euro für eine kleine Kasse; trenne den Bestand vom Einnahmengeld.

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