Organiser un marché de Noël du week-end, étape par étape

Pour organiser un marché de Noël sur un week-end, commencez par verrouiller le lieu, les dates et les horaires avant de contacter les exposants. Les inscriptions et la répartition des stands doivent être terminées assez tôt pour imprimer le plan et envoyer les informations utiles. La dernière semaine sert surtout à confirmer les fournisseurs, vérifier les stocks, préparer la caisse et suivre la météo. Le jour du marché, prévoyez une vraie séquence d’installation pour les tentes, les tables, l’éclairage et les boissons chaudes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer le lieu du marché
2
Définir les dates et horaires du marché
2 personnes
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Traiter les inscriptions
2 personnes
5
Établir la répartition des stands
2 personnes
6
Faire les réservations
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Imprimer le plan
10
Créer des panneaux pour les stands
2 personnes
11
Planifier les bénévoles
2 personnes
12
Confirmer les fournisseurs
13
Vérifier les stocks
2 personnes
14
Vérifier la liste des courses
15
Changer l'argent liquide
16
Informer les exposants
17
Faire les courses
3 personnes
18
Mettre les boissons au frais
2 personnes
19
Préparer les en-cas
3 personnes
20
Trier les décorations de Noël
2 personnes
21
Préparer la caisse
22
Vérifier les prévisions météo
23
Contrôler le site
3 personnes
24
Monter les stands et les tentes
6 personnes
25
Installer les tables
4 personnes
26
Installer les chaises
3 personnes
27
Brancher l’électricité
2 personnes
28
Installer l'éclairage
4 personnes
29
Suspendre la décoration
4 personnes
30
Installer la numérotation des stands
2 personnes
31
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
32
Décharger les produits du stand
6 personnes
33
Mettre en place le point café
2 personnes
34
Installer le stand de restauration
3 personnes
35
Installer la caisse
2 personnes
36
Afficher les tarifs
2 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

39
Lancer la musique d’ouverture
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Servir le café et le thé
3 personnes
42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
43
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
44
Réapprovisionner les boissons fraîches
2 personnes
45
Vider les poubelles
2 personnes
46
Garder les tables propres
2 personnes
47
Vérifier les toilettes
48
Gérer la caisse
2 personnes
49
Soutenir les exposants
2 personnes
50
Vérifier l'éclairage
51
Informer les visiteurs
2 personnes
52
Assurer la musique de Noël
53
Recueillir les dernières commandes
3 personnes
54
Reconduire les visiteurs
3 personnes
55
Rouvrir le marché
3 personnes
56
Réanimer les stocks
3 personnes
57
Réaménager le point café
2 personnes
58
Accueillir les visiteurs
3 personnes
59
Servir le café et le thé
3 personnes
60
Servir des amuse-bouches
3 personnes
61
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
62
Vider les poubelles
2 personnes

Suivi

63
Clôturer la caisse
2 personnes
64
Fermer le stand de restauration
3 personnes
65
Réfrigérer les stocks périssables
2 personnes
66
Fermer les stands
4 personnes
67
Nettoyer rapidement le site
4 personnes
68
Clôturer la caisse
2 personnes
69
Démonter les stands
6 personnes
70
Démonter l’éclairage
4 personnes
71
Démonter la décoration
4 personnes
72
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
73
Rassembler les déchets
4 personnes
74
Faire la vaisselle
3 personnes
75
Nettoyer le site
4 personnes
76
Inventorier le matériel
2 personnes
77
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
78
Ranger le stock restant
2 personnes
79
Évacuer les déchets
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 8
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 18
Chaises pliantesqté 50
Ensembles de tables de bièreqté 6
Poids de standqté 32
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 4

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 16
Pilesqté 48

Équipement

Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Mainteneurs au chaud électriquesqté 4
Bouilloiresqté 4
Machines à caféqté 3
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Lampes rechargeablesqté 6
Caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Enrouleurs de guirlande lumineuseqté 4
Extincteursqté 4
Lampes de pocheqté 6

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Louchesqté 12
Thermosqté 8
Saladiers de serviceqté 12
Cuillères doseusesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Saladiersqté 8
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Papier aluminiumqté 6
Film alimentaireqté 4
Bacs de maintien au chaudqté 8
Casseroles à soupeqté 4
Louchesqté 6
Thermoboxesqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Chemins de table de Noëlqté 18
Personnages de Noëlqté 12
Cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Guirlandes en papierqté 20
Porte-serviettes de Noëlqté 18
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux de numéro de standqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Sets de balaiqté 4
Éléments pharesqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Balais à mainqté 8
Raclettes de solqté 4

Catering

Courses

Conseils

Fixez le lieu, les dates et les horaires avant de lancer les invitations : les exposants ont besoin de ces trois informations pour s’inscrire sans échanges supplémentaires.
Clôturez les inscriptions au moins 7 jours avant le week-end. Vous aurez ainsi le temps de répartir les stands, d’imprimer le plan et de créer les panneaux nominatifs.
Demandez les besoins alimentaires et confirmez les fournisseurs 3 à 5 jours avant l’ouverture. Les boissons chaudes, les en-cas et le matériel de service sont souvent vérifiés trop tard.
Préparez la caisse et faites changer l’argent liquide la veille, puis gardez les boissons au frais et les thermos prêts avant l’arrivée du public. Ne comptez pas régler ces points pendant le montage.
Contrôlez le site et la météo la veille. Pour les tentes, les stands et les tables, prévoyez assez de poids, de rallonges, de multiprises et de passe-câbles avant de commencer l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël sur un week-end ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant les dates prévues. Le lieu et les horaires doivent être fixés en premier, puis les exposants contactés avant de préparer la répartition des stands.
Quand clôturer les inscriptions des exposants ?: Clôturez-les environ 7 jours avant le marché. Ce délai permet de finaliser le plan, les panneaux, les besoins alimentaires et les informations envoyées à chaque exposant.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël ?: La veille, vérifiez la météo et le site, confirmez les fournisseurs, contrôlez les stocks, préparez la caisse et faites les courses restantes. Mettez aussi les boissons au frais et rassemblez l’éclairage, les rallonges et le matériel de service.
Combien de temps prévoir pour monter les stands ?: Prévoyez au moins 2 à 3 heures avant l’ouverture, selon le nombre de tentes et de stands. Commencez par les tentes et leur lestage, puis installez les tables, l’éclairage, les câbles et la signalétique.

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