Wochenend-Weihnachtsmarkt organisieren: der richtige Ablauf

Ein Wochenend-Weihnachtsmarkt braucht mehr Vorlauf als ein einzelner Abend, weil Stände, Helfer, Versorgung und Aufbau über mehrere Tage abgestimmt werden müssen. Lege zuerst Standort, Öffnungszeiten und Standaufteilung fest, bevor du Einladungen und Anmeldungen verschickst. Danach folgen Reservierungen, Lieferanten, Einkauf und Helferplan. Kurz vor dem Markt geht es um Bestände, Wechselgeld, Beleuchtung, Wetter und einen kontrollierten Aufbau von Zelten, Marktständen und Tischen.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktstandort festlegen
2
Marktdaten und Zeiten festlegen
2 Personen
3
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
5
Standaufteilung erstellen
2 Personen
6
Reservierungen vornehmen
7
Ernährungswünsche erfassen
8
Einladungen verschicken
2 Personen
9
Lageplan drucken
10
Schilder für Stände erstellen
2 Personen
11
Freiwillige einteilen
2 Personen
12
Lieferanten bestätigen
13
Bestand prüfen
2 Personen
14
Einkaufsliste prüfen
15
Bargeld wechseln
16
Standbetreiber informieren
17
Einkaufen gehen
3 Personen
18
Getränke kalt stellen
2 Personen
19
Snacks vorbereiten
3 Personen
20
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
21
Kassenwechselgeld bereitlegen
22
Wettervorhersage prüfen
23
Gelände kontrollieren
3 Personen
24
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
25
Tische aufstellen
4 Personen
26
Stühle aufstellen
3 Personen
27
Strom anschließen
2 Personen
28
Beleuchtung aufhängen
4 Personen
29
Dekoration aufhängen
4 Personen
30
Standnummern anbringen
2 Personen
31
Standbetreiber empfangen
3 Personen
32
Standprodukte ausladen
6 Personen
33
Kaffeebereich einrichten
2 Personen
34
Essensstand einrichten
3 Personen
35
Kasse einrichten
2 Personen
36
Preisliste aufhängen
2 Personen
37
Müllstationen aufstellen
2 Personen
38
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen

Event

39
Eröffnungsmusik starten
40
Besucher begrüßen
3 Personen
41
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
42
Snacks servieren
3 Personen
43
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
44
Kalte Getränke nachfüllen
2 Personen
45
Mülleimer leeren
2 Personen
46
Tische sauber halten
2 Personen
47
Toiletten kontrollieren
48
Kasse betreuen
2 Personen
49
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
50
Beleuchtung kontrollieren
51
Besucher informieren
2 Personen
52
Weihnachtsmusik bereitstellen
53
Letzte Bestellungen aufnehmen
3 Personen
54
Besucher verabschieden
3 Personen
55
Markt erneut öffnen
3 Personen
56
Bestand auffüllen
3 Personen
57
Kaffeepunkt neu einrichten
2 Personen
58
Besucher begrüßen
3 Personen
59
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
60
Snacks servieren
3 Personen
61
Getränke nachfüllen
2 Personen
62
Mülleimer leeren
2 Personen

Nachbereitung

63
Kasse abschließen
2 Personen
64
Essstand schließen
3 Personen
65
Verderbliche Vorräte kühlen
2 Personen
66
Stände schließen
4 Personen
67
Gelände schnell aufräumen
4 Personen
68
Kasse abschließen
2 Personen
69
Stände abbauen
6 Personen
70
Beleuchtung abbauen
4 Personen
71
Dekoration abbauen
4 Personen
72
Tische und Stühle aufräumen
5 Personen
73
Abfall sammeln
4 Personen
74
Geschirr abwaschen
3 Personen
75
Gelände reinigen
4 Personen
76
Materialien inventarisieren
2 Personen
77
Geliehene Materialien zurückgeben
2 Personen
78
Restbestand einlagern
2 Personen
79
Abfall entsorgen
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 8
MarktständeAnz. 12
TischeAnz. 18
KlappstühleAnz. 50
BiertischgarniturenAnz. 6
StandgewichteAnz. 32
KleiderständerAnz. 4
TransportwagenAnz. 4

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
LED-LaternenAnz. 16
BatterienAnz. 48

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 10
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelmattenAnz. 12
Elektrische WarmhaltebehälterAnz. 4
WasserkocherAnz. 4
KaffeemaschinenAnz. 3
KühlboxenAnz. 6
Bluetooth-LautsprecherAnz. 2
Wiederaufladbare LampenAnz. 6
KassenAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2
GeldkassettenAnz. 2
Lichterketten-KabelrollenAnz. 4
FeuerlöscherAnz. 4
TaschenlampenAnz. 6

Geschirr

KaffeetassenAnz. 100
GläserAnz. 120
TellerAnz. 100
BestecksetsAnz. 100
ServierlöffelAnz. 12
ThermoskannenAnz. 8
ServierschalenAnz. 12
MesslöffelAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
RührschüsselnAnz. 8
ServiertablettsAnz. 12
MessbecherAnz. 4
KüchenzangenAnz. 8
AluminiumfolieAnz. 6
FrischhaltefolieAnz. 4
WarmhaltebehälterAnz. 8
SuppentöpfeAnz. 4
KellenAnz. 6
ThermoboxenAnz. 6

Dekoration

WeihnachtsbäumeAnz. 4
WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtskränzeAnz. 8
WeihnachtstischläuferAnz. 18
WeihnachtsfigurenAnz. 12
SeilAnz. 4
KabelbinderAnz. 200
GewebeklebebandAnz. 8
PapiergirlandenAnz. 20
WeihnachtsserviettenhalterAnz. 18
InfotafelnAnz. 6
StandnummernschilderAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
BesensetsAnz. 4
BlickfängerAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 6
ReinigungshandschuheAnz. 12
HandfegerAnz. 8
BodenabzieherAnz. 4

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Standort und Marktzeiten mindestens 6 bis 8 Wochen vorher fest. Erst danach lassen sich Standbetreiber verbindlich kontaktieren und Anmeldungen sinnvoll bearbeiten.
Erstelle die Standaufteilung spätestens 10 Tage vor dem Markt und drucke den Lageplan. Informiere jeden Standbetreiber erneut über seinen Platz, die Aufbauzeit und die geltenden Zufahrtsregeln.
Plane Helfer in Schichten von 2 bis 3 Stunden ein. Für Aufbau, Marktbetreuung und Abbau brauchst du unterschiedliche Zuständigkeiten, damit nicht alle Aufgaben an einer Person hängen bleiben.
Prüfe Bestand und Einkaufsliste 3 bis 5 Tage vorher. Getränke sollten rechtzeitig gekühlt werden; Snacks, Geschirr, Thermoskannen und Warmhaltebehälter werden häufig erst am Markttag vermisst.
Kontrolliere am Vortag Wetter, Gelände, Kabelwege und Beleuchtung. Sichere Partyzelte und Marktstände mit Standgewichten und schütze Verlängerungskabel mit Kabelmatten, bevor Besucher eintreffen.

Häufige Fragen

Wie früh muss man einen Wochenend-Weihnachtsmarkt planen?: Beginne etwa 6 bis 8 Wochen vorher mit Standort, Zeiten und Standbetreibern. Spätestens 2 Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Reservierungen und der Helferplan feststehen.
Wann sollte man die Standaufteilung für den Weihnachtsmarkt erstellen?: Erstelle die Standaufteilung spätestens 10 Tage vor dem Markt, sobald die meisten Anmeldungen vorliegen. Den Lageplan solltest du anschließend drucken und den Betreibern mindestens 3 Tage vorher schicken.
Wie viele Helfer braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Plane pro gleichzeitig betreutem Bereich mindestens 2 Helfer ein und bilde Schichten von 2 bis 3 Stunden. Für Aufbau und Abbau kommen zusätzlich Helfer hinzu, damit Stände, Tische und Zelte nicht während des laufenden Markts bewegt werden müssen.
Wann sollte man Getränke und Snacks für den Weihnachtsmarkt vorbereiten?: Prüfe die Vorräte 3 bis 5 Tage vorher und erledige den Einkauf spätestens am Vortag. Getränke kommen einige Stunden vor Beginn in Kühlboxen; Snacks und warme Getränke bereitest du so vor, dass die Ausgabe zum Einlass funktioniert.

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