Organiser un marché de Noël avec soirée disco
Un marché de Noël suivi d’une soirée disco demande deux organisations en une : les stands doivent fonctionner comme un petit marché, puis le lieu doit se transformer pour accueillir la musique et la danse. Commence par bloquer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les fournisseurs et les exposants. Le plan du site, l’alimentation électrique et la circulation sont à régler plusieurs semaines à l’avance. Le jour J, prévois une équipe distincte pour l’installation, l’accueil, les stands et la soirée.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Gérer les autorisations et les déclarations
- 3
Réserver les fournisseurs
- 4
Gérer le DJ et la musique
- 5
Contacter les exposants
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions aux stands
- 7
Envoyer les invitations
2 personnes
- 8
Traiter les inscriptions
- 9
Recueillir les besoins alimentaires
- 10
Acheter des décorations de Noël
2 personnes
- 11
Faire réaliser les imprimés
- 12
Créer le plan du site
2 personnes
- 13
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
- 14
Baliser l'itinéraire de sécurité
2 personnes
- 15
Informer les exposants
- 16
Répartir les bénévoles
2 personnes
- 17
Imprimer le programme et le règlement intérieur
- 18
Vérifier les stocks
2 personnes
- 19
Faire les courses
3 personnes
- 20
Mettre les boissons au frais
2 personnes
- 21
Préparer les en-cas
4 personnes
- 22
Préparer la vaisselle et le matériel
2 personnes
- 23
Contrôler le site
2 personnes
- 24
Monter les tentes de réception
6 personnes
- 25
Installer les stands et les tables
5 personnes
- 26
Installer les chaises et les mange-debout
3 personnes
- 27
Installer l'éclairage
3 personnes
- 28
Suspendre la décoration
4 personnes
- 29
Raccorder la sonorisation
2 personnes
- 30
Tester la musique et le micro
2 personnes
- 31
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
- 32
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
- 33
Aménager les points de vente
5 personnes
- 34
Installer le bar et le buffet
4 personnes
- 35
Aménager l’entrée et le point d’information
2 personnes
- 36
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Événement
- 37
Accueillir les visiteurs
4 personnes
- 38
Assurer l’accueil et l’information
2 personnes
- 39
Soutenir les exposants
2 personnes
- 40
Servir des boissons chaudes
3 personnes
- 41
Servir les boissons froides
2 personnes
- 42
Servir des amuse-bouches
3 personnes
- 43
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 44
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
- 45
Vider les poubelles
2 personnes
- 46
Vérifier les toilettes
2 personnes
- 47
Ouvrir la disco de Noël
2 personnes
- 48
Animer la disco de Noël
2 personnes
- 49
Gérer l’éclairage et le son
2 personnes
- 50
Annonce des différents éléments du programme
- 51
Annoncer le dernier tour
- 52
Reconduire les visiteurs
4 personnes
Suivi
- 53
Clôturer la vente et le bar
3 personnes
- 54
Éteindre l'installation sonore
2 personnes
- 55
Faire démonter les stands
4 personnes
- 56
Retirer la décoration et l’éclairage
4 personnes
- 57
Démonter le mobilier
5 personnes
- 58
Collecter et trier les déchets
4 personnes
- 59
Faire la vaisselle
3 personnes
- 60
Nettoyer le site
4 personnes
- 61
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 62
Rendre les articles empruntés
2 personnes
- 63
Nettoyer les restes de nourriture
2 personnes
- 64
Rassembler les objets trouvés
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 3
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 10
- Chaises pliantesqté 30
- Tables hautesqté 8
- Tabourets de barqté 12
- Nappes de tableqté 14
- Chariots de transportqté 2
Équipement
- Intervenants actifsqté 2
- Table de mixage
- Micro sans fil
- Lecteur audio
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 6
- Goulottes de câblesqté 20
- Serre-câblesqté 100
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 10
- Lampes LEDqté 12
- Lampes à pilesqté 8
- Projecteurs de light showqté 2
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 60
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 6
- Personnages de Noëlqté 10
- Décoration de tableqté 15
- Bonnets de Noëlqté 50
- Bannièresqté 8
- Panneaux indicateursqté 12
- Affiches du programmeqté 10
- Panneaux du règlement intérieurqté 4
Vaisselle
- Gobelets réutilisablesqté 250
- Verresqté 100
- Tasses à caféqté 100
- Assiettesqté 150
- Couvertsqté 150
- Planches de serviceqté 12
- Plateaux de serviceqté 12
- Pincesqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 3
- Bouilloiresqté 3
- Thermosqté 6
- Marmites à soupeqté 2
- Glacièresqté 4
- Thermosqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux d’officeqté 4
- Ouvre-bouteillesqté 4
- Cuillères de serviceqté 8
- Papier aluminiumqté 2
- Film alimentaireqté 2
- Plaques à inductionqté 2
- Casserolesqté 4
Nettoyage
- Poubellesqté 12
- Aspirateur
- Sets de balaiqté 3
- Serpillièresqté 3
- Seauxqté 3
- Gants de nettoyageqté 6
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Catering
- Courses
Conseils
- Réserve le DJ, la sonorisation et les tentes avant d’ouvrir les inscriptions aux exposants. Vérifie aussi le nombre de prises disponibles : la table de mixage, le lecteur audio, les éclairages et les stands peuvent rapidement saturer un même circuit.
- Fixe une date limite d’inscription des exposants au moins 3 semaines avant l’événement. Tu auras ainsi le temps de finaliser le plan des stands, de confirmer leurs besoins et d’imprimer le programme et le règlement intérieur.
- Prépare le plan du site avec des zones séparées pour les stands, la piste de danse, les tables hautes et les chaises. Indique les entrées, les sorties et l’itinéraire de sécurité avant l’arrivée des tentes et du mobilier.
- Ne garde pas l’installation électrique pour le dernier jour. Prévois les rallonges, multiprises, goulottes et serre-câbles, puis teste chaque point d’alimentation avec les éclairages et le matériel audio avant l’ouverture.
- Achète les boissons, les en-cas et la vaisselle après avoir recueilli les besoins alimentaires, mais mets les boissons au frais suffisamment tôt. Répartis les bénévoles par créneaux : montage, accueil, soutien aux exposants, service et rangement.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec soirée disco ?
- Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les fournisseurs, le DJ et les inscriptions des exposants doivent être sécurisés au moins 3 semaines avant le jour J.
- Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?
- Contacte-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Clôture les inscriptions 3 semaines avant afin de créer le plan des stands et de confirmer les besoins de chaque participant.
- Comment organiser la musique et les éclairages pour une soirée disco de Noël ?
- Réserve le DJ et le matériel audio au moins 4 semaines à l’avance. Teste la table de mixage, le micro sans fil, le lecteur audio et les projecteurs de light show avant l’ouverture, avec les rallonges et multiprises prévues.
- Que faut-il vérifier le jour avant le marché de Noël ?
- Contrôle le site, les stocks, les points d’alimentation et l’itinéraire de sécurité la veille. Mets les boissons au frais, prépare les en-cas et regroupe la vaisselle et le matériel pour réduire l’installation du matin.
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