Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco planen: die richtige Reihenfolge
Ein Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco verbindet Verkaufsstände, Essen, Getränke und ein Abendprogramm. Damit der Aufbau nicht im Chaos endet, legst du zuerst Datum, Ort, Genehmigungen und Lieferanten fest. Danach folgen Standanmeldungen, Geländeplan, Stromversorgung und Musik. In den letzten Tagen geht es vor allem um Rückmeldungen, Dekoration, Kühlung und die Einteilung der Helfer. So bleibt am Veranstaltungstag Zeit für Kontrolle statt improvisierte Besorgungen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen und Meldungen regeln
- 3
Lieferanten reservieren
- 4
DJ und Musik organisieren
- 5
Standbetreiber kontaktieren
2 Personen
- 6
Standanmeldungen bearbeiten
- 7
Einladungen verschicken
2 Personen
- 8
Anmeldungen bearbeiten
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Weihnachtsdekoration einkaufen
2 Personen
- 11
Drucksachen anfertigen lassen
- 12
Geländeplan erstellen
2 Personen
- 13
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 14
Sicherheitsroute markieren
2 Personen
- 15
Standbetreiber informieren
- 16
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 17
Programm und Hausregeln drucken
- 18
Bestand prüfen
2 Personen
- 19
Einkaufen gehen
3 Personen
- 20
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 21
Snacks vorbereiten
4 Personen
- 22
Geschirr und Materialien bereitstellen
2 Personen
- 23
Gelände kontrollieren
2 Personen
- 24
Partyzelte aufbauen
6 Personen
- 25
Stände und Tische aufstellen
5 Personen
- 26
Stühle und Stehtische aufstellen
3 Personen
- 27
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
- 28
Dekoration aufhängen
4 Personen
- 29
Musikanlage anschließen
2 Personen
- 30
Musik und Mikrofon testen
2 Personen
- 31
Standbetreiber empfangen
3 Personen
- 32
Standplätze zuweisen
3 Personen
- 33
Verkaufsstände einrichten
5 Personen
- 34
Bar und Buffet einrichten
4 Personen
- 35
Eingang und Informationspunkt einrichten
2 Personen
- 36
Letzte Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
Event
- 37
Besucher begrüßen
4 Personen
- 38
Eingang und Information besetzen
2 Personen
- 39
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
- 40
Heiße Getränke servieren
3 Personen
- 41
Kalte Getränke servieren
2 Personen
- 42
Snacks servieren
3 Personen
- 43
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 44
Snacks nachfüllen
2 Personen
- 45
Mülleimer leeren
2 Personen
- 46
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 47
Weihnachtsdisco eröffnen
2 Personen
- 48
Weihnachtsdisco betreuen
2 Personen
- 49
Beleuchtung und Ton bedienen
2 Personen
- 50
Programmpunkte ansagen
- 51
Letzte Runde ankündigen
- 52
Besucher verabschieden
4 Personen
Nachbereitung
- 53
Verkauf und Bar abschließen
3 Personen
- 54
Anlage ausschalten
2 Personen
- 55
Standbetreiber beim Abbau unterstützen
4 Personen
- 56
Dekoration und Beleuchtung entfernen
4 Personen
- 57
Mobiliar abbauen
5 Personen
- 58
Müll sammeln und sortieren
4 Personen
- 59
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 60
Gelände reinigen
4 Personen
- 61
Vorräte und Materialien prüfen
2 Personen
- 62
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 63
Übrig gebliebenes Essen aufräumen
2 Personen
- 64
Fundsachen sammeln
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 3
- MarktständeAnz. 12
- TischeAnz. 10
- KlappstühleAnz. 30
- StehtischeAnz. 8
- BarhockerAnz. 12
- TischdeckenAnz. 14
- TransportwagenAnz. 2
Ausstattung
- Aktive LautsprecherAnz. 2
- Mischpult
- Kabelloses Mikrofon
- Musikplayer
- VerlängerungskabelAnz. 8
- VerlängerungskabelAnz. 6
- KabelkanäleAnz. 20
- KabelbinderAnz. 100
Beleuchtung
- LichterkettenAnz. 10
- LED-LampenAnz. 12
- BatterielaternenAnz. 8
- Lichtshow-LampenAnz. 2
Dekoration
- WeihnachtsbäumeAnz. 3
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- WeihnachtsgirlandenAnz. 12
- WeihnachtskränzeAnz. 6
- WeihnachtsfigurenAnz. 10
- TischdekorationAnz. 15
- WeihnachtsmützenAnz. 50
- BannerAnz. 8
- WegweiserAnz. 12
- Programmatische PosterAnz. 10
- HausordnungsschilderAnz. 4
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 250
- GläserAnz. 100
- KaffeetassenAnz. 100
- TellerAnz. 150
- BestecksetsAnz. 150
- ServierbretterAnz. 12
- ServierschalenAnz. 12
- ZangenAnz. 8
Küche
- KaffeemaschinenAnz. 3
- WasserkocherAnz. 3
- ThermokannenAnz. 6
- SuppenkesselAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- ThermoskannenAnz. 4
- SchneidebretterAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- FlaschenöffnerAnz. 4
- ServierlöffelAnz. 8
- AluminiumfolieAnz. 2
- FrischhaltefolieAnz. 2
- InduktionskochplattenAnz. 2
- PfannenAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- Staubsauger
- BesensetsAnz. 3
- WischmopsAnz. 3
- EimerAnz. 3
- ReinigungshandschuheAnz. 6
- HandseifenspenderAnz. 6
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und kläre Genehmigungen sowie Meldungen, bevor du Lieferanten, Standbetreiber oder den DJ fest buchst. Plane für Rückfragen und Freigaben mindestens 4 bis 6 Wochen ein.
- Erstelle den Geländeplan spätestens 2 Wochen vorher. Zeichne Marktstände, Partyzelte, Tische, Eingänge, Sicherheitsroute und Stromanschlüsse ein und gib den Standbetreibern anschließend genau diesen Plan weiter.
- Prüfe die Stromversorgung nicht erst beim Aufbau. Lege für Lautsprecher, Mischpult, Lichtshow, Lichterketten und LED-Lampen getrennte Anschlüsse fest und sichere Kabel mit Kabelkanälen oder Kabelbindern.
- Schließe Anmeldungen und Ernährungswünsche 7 bis 10 Tage vor dem Markt ab. Diese Zahl brauchst du für Snacks, Getränke, Geschirr und die Sitz- und Stehbereiche.
- Plane den Aufbau in zwei Abschnitte: Zelte, Stände und Tische zuerst, Dekoration und Technik danach. Stelle Getränke erst kurz vor Beginn kalt und teste Mikrofon, Musikplayer und Lautsprecher vor dem Eintreffen der Gäste.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco planen?
- Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher. Genehmigungen, DJ, Lieferanten und Standbetreiber brauchen oft mehrere Abstimmungen; die verbindliche Teilnehmerzahl sollte 7 bis 10 Tage vor dem Termin feststehen.
- Was braucht man für einen Weihnachtsmarkt mit Weihnachtsdisco?
- Du brauchst unter anderem Partyzelte, Marktstände, Tische, Beleuchtung, Lautsprecher, Mischpult, Mikrofon, Stromzubehör und Weihnachtsdekoration. Für Essen und Getränke solltest du Mengen erst nach Ablauf der Anmeldungen endgültig einkaufen.
- Wann sollte der Geländeplan für den Weihnachtsmarkt fertig sein?
- Der Plan sollte spätestens 2 Wochen vor der Veranstaltung fertig sein. Markiere darin Stände, Zelte, Stromanschlüsse, Wege und die Sicherheitsroute und verschicke ihn danach an alle Standbetreiber.
- Wie viel Zeit braucht der Aufbau eines Weihnachtsmarkts mit Disco?
- Rechne für Zelte, Stände, Tische und Technik mindestens 4 bis 6 Stunden ein. Dekoration, Soundcheck und die Kontrolle der Sicherheitsroute kommen danach; teile die Helfer deshalb spätestens eine Woche vorher in feste Schichten ein.
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