Organiser un marché de Noël des disques sans rien oublier
Un marché de Noël consacré aux disques demande plus qu’une série de tables et de vendeurs. Commencez par bloquer la date et le lieu, puis vérifiez les autorisations avant de confirmer les fournisseurs et les participants. Les inscriptions servent ensuite à répartir les vendeurs, prévoir leurs besoins et dessiner un plan de circulation. Gardez enfin assez de temps pour installer les stands, tester le son, préparer la signalétique et réceptionner les livraisons avant l’ouverture.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
- 2
Vérifier les autorisations
- 3
Réserver le lieu
- 4
Réserver les fournisseurs
- 5
Inviter les participants
2 personnes
- 6
Traiter les inscriptions
- 7
Répartir les vendeurs de vinyles
2 personnes
- 8
Recueillir les besoins alimentaires
- 9
Commander le catering
- 10
Planifier les bénévoles
2 personnes
- 11
Créer le plan
- 12
Concevoir la signalétique
- 13
Publier le programme
- 14
Déterminer le mode de paiement
2 personnes
- 15
Changer l'argent liquide
- 16
Faire les courses
2 personnes
- 17
Vérifier le matériel
2 personnes
- 18
Préparer les badges nominatifs
- 19
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
- 20
Trier les courses
2 personnes
Événement
- 21
Ouvrir le lieu
2 personnes
- 22
Réception des livraisons
2 personnes
- 23
Monter les stands de marché
4 personnes
- 24
Installer les tables
4 personnes
- 25
Installer les chaises
2 personnes
- 26
Installer l'éclairage
3 personnes
- 27
Suspendre la décoration
3 personnes
- 28
Raccorder le matériel audio
2 personnes
- 29
Tester la musique
2 personnes
- 30
Accueil des vendeurs
3 personnes
- 31
Orienter les vendeurs vers les stands
2 personnes
- 32
Aménager les stands de disques
8 personnes
- 33
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 34
Préparer les en-cas
2 personnes
- 35
Installer la caisse
2 personnes
- 36
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 37
Contrôler l’entrée
2 personnes
- 38
Servir le café et le thé
2 personnes
- 39
Servir des amuse-bouches
2 personnes
- 40
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 41
Vider les poubelles
2 personnes
- 42
Vérifier les toilettes
- 43
Gérer le programme musical
- 44
Faire la dernière annonce
- 45
Reconduire les visiteurs
3 personnes
- 46
Laisser les vendeurs décharger
3 personnes
Suivi
- 47
Clôturer la caisse
2 personnes
- 48
Démonter les stands du marché
4 personnes
- 49
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 50
Retirer la décoration
3 personnes
- 51
Éteindre l’équipement
2 personnes
- 52
Faire la vaisselle
2 personnes
- 53
Nettoyer le lieu
4 personnes
- 54
Évacuer les déchets
2 personnes
- 55
Retourner les matériels
2 personnes
- 56
Rendre les objets empruntés
2 personnes
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Stands de marchéqté 12
- Tentes de réceptionqté 4
- Tablesqté 18
- Chaisesqté 40
- Tabourets de barqté 6
- Portants à vêtementsqté 4
- Portantsqté 2
- Poids de tableqté 24
- Draps de standqté 12
Vaisselle
- Tasses à caféqté 80
- Verresqté 120
- Assiettesqté 100
- Couvertsqté 100
- Plateaux de serviceqté 8
Cuisine
- Machines à caféqté 2
- Bouilloiresqté 2
- Thermosqté 6
- Glacièresqté 4
- Ciseauxqté 4
- Planches à découperqté 4
- Couteaux à painqté 4
- Pinces de serviceqté 8
Équipement
- Haut-parleursqté 2
- Lecteur audio
- Microphone
- Rallongesqté 8
- Multiprisesqté 8
- Passe-câblesqté 6
- Terminaux de paiementqté 2
- Tiroirs-caissesqté 2
- Enrouleurs électriquesqté 4
- Piles de rechangeqté 24
Éclairage
- Guirlandes lumineusesqté 12
- Lampes LEDqté 8
Décoration
- Sapins de Noëlqté 3
- Boules de Noëlqté 60
- Guirlandes de Noëlqté 12
- Couronnes de Noëlqté 4
- Chemins de tableqté 18
- Badges nominatifsqté 30
- Étiquettes de prixqté 300
- Panneaux en ardoiseqté 12
- Panneaux de signalisationqté 10
- Housses de tables hautesqté 6
- Figurines de la crèche
- Guirlandes lumineuses extérieuresqté 6
- Rouleaux de ruban adhésifqté 8
- Attaches-câblesqté 200
- Rouleaux de cordeqté 4
- Marqueursqté 12
- Papier d’impressionqté 500
- Stylosqté 20
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Sets de serpillièreqté 3
- Seauxqté 4
- Balayette et pelleqté 3
- Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
- Distributeurs de serviettesqté 4
- Brosses de toilettesqté 3
- Conteneurs à déchetsqté 4
- Bacs de recyclageqté 4
Catering
- Courses
- Thermoboxesqté 4
- Distributeurs de boissonsqté 4
- Bacs à glaçonsqté 4
- Verres de serviceqté 12
- Bacs de rangementqté 20
- Filtres à caféqté 200
- Plaques chauffantesqté 2
Conseils
- Bloquez le lieu et les autorisations avant de lancer les invitations : prévoyez au moins 6 à 8 semaines pour confirmer la salle, les tentes éventuelles et les conditions d’accueil.
- Demandez aux vendeurs leurs dimensions de stand et leurs besoins électriques dès l’inscription. Cela permet de finaliser le plan avant d’installer les tables et d’éviter les rallonges trop courtes.
- Préparez le paiement en deux circuits : une caisse avec suffisamment de monnaie et un moyen de paiement défini à l’avance. Faites le change au plus tard la veille et notez qui en est responsable.
- Pour l’espace café et restauration, recueillez les allergies et régimes au moment de l’inscription, puis commandez le catering avec une marge connue. Les tasses, verres, assiettes et couverts sont souvent oubliés parce qu’ils ne figurent pas dans la commande principale.
- Arrivez au moins 3 heures avant l’ouverture pour monter les stands, poser les étiquettes de prix, installer les câbles avec des passe-câbles et tester le lecteur audio, les haut-parleurs et le microphone. Gardez une personne dédiée à la réception des livraisons pendant toute cette période.
Questions fréquentes
- Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël des disques ?
- Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai laisse le temps de réserver le lieu, vérifier les autorisations, recruter les vendeurs, traiter les inscriptions et commander le catering.
- Quand faut-il inviter les vendeurs de vinyles ?
- Lancez les invitations dès que la date et le lieu sont confirmés, au moins 5 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription environ 3 semaines avant l’événement pour pouvoir répartir les stands et finaliser le plan.
- À quelle heure faut-il ouvrir la salle le jour du marché ?
- Ouvrez le lieu au minimum 3 heures avant l’arrivée du public. Comptez ce temps pour installer les tables et les chaises, monter les stands, recevoir les livraisons, poser la signalétique et vérifier le matériel audio.
- Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de disques ?
- Prévoyez au moins 1 bénévole pour 10 à 15 stands, en plus d’une personne à l’accueil et d’une personne responsable de la caisse. Ajoutez un renfort pendant les 2 premières heures pour gérer les arrivées et les questions des vendeurs.
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