Organiser un marché de Noël d’artistes, étape par étape

Un marché de Noël d’artistes se prépare d’abord sur papier, avant de penser à la décoration. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations, puis construisez le plan des stands et la liste des exposants. Les inscriptions, le catering, les bénévoles et le matériel doivent être verrouillés plusieurs jours avant l’ouverture. Le jour J, prévoyez une équipe dédiée à l’accueil, à la caisse et aux imprévus logistiques.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Établir la répartition des stands
2 personnes
4
Inviter les artistes
2 personnes
5
Promouvoir l'événement
2 personnes
6
Traiter les inscriptions
2 personnes
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Faire les réservations
9
Confirmer les participants
10
Attribuer les numéros de stand
2 personnes
11
Envoyer les informations aux artistes
12
Recruter des bénévoles
13
Répartir les bénévoles
2 personnes
14
Commander le catering
15
Inventorier le matériel
2 personnes
16
Réserver les fournitures manquantes
17
Concevoir les panneaux de direction
18
Élaborer le programme
2 personnes
19
Préparer les badges nominatifs
2 personnes
20
Vérifier le matériel de caisse
21
Retirer de la monnaie
22
Faire les courses
2 personnes
23
Refroidir les boissons
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Préparer le matériel
3 personnes

Événement

26
Ouvrir le lieu
2 personnes
27
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
28
Monter les stands
6 personnes
29
Installer les tables
4 personnes
30
Installer les chaises
3 personnes
31
Installer l'éclairage
3 personnes
32
Suspendre la décoration
3 personnes
33
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
34
Installer les numéros de stand
2 personnes
35
Accueil des artistes
3 personnes
36
Accompagner les artistes vers les stands
3 personnes
37
Installer les tables produits
6 personnes
38
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
39
Installer la caisse
2 personnes
40
Vérifier la signalisation
2 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes
42
Ouvrir les portes
2 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Tenir la caisse
2 personnes
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
2 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Vérifier les toilettes
50
Garder les tables propres
2 personnes
51
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
52
Soutenir les artistes
2 personnes
53
Annoncer les éléments du programme
54
Allumer l’éclairage
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes

Suivi

58
Démonter les stands
6 personnes
59
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Démonter l’éclairage
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rassembler les déchets
3 personnes
64
Nettoyer le lieu
4 personnes
65
Rapporter le matériel
2 personnes
66
Vider les glacières
2 personnes
67
Traiter les restes
2 personnes
68
Ranger le matériel de caisse
69
Enregistrer les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement
71
Vérifier les factures

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 14
Tables hautesqté 4
Chaisesqté 40
Tabouretsqté 8
Portants à vêtementsqté 6
Lests de tenteqté 16
Nappesqté 14
Caisses de rangementqté 24

Vaisselle

Tasses à caféqté 80
Verresqté 100
Tassesqté 80
Assiettesqté 100
Couvertsqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Cuillères de serviceqté 8
Plateauxqté 6

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 4
Glacièresqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Batteries externesqté 4
Terminaux de paiementqté 2
Caissesqté 2
Talkies-walkiesqté 6
Microphones mainqté 2
Haut-parleursqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8

Décoration

Sapins de Noëlqté 3
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Fonds de scène en tissuqté 12
Numéros des standsqté 12
Panneaux d’orientationqté 10
Porte-prixqté 24
Panneaux de menuqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Pincesqté 6
Thermosqté 4
Carafes d’eauqté 6
Bacs à vaisselleqté 3
Bacs de maintien au chaudqté 4

Nettoyage

Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Poubellesqté 8
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’inviter les artistes. Vérifiez les autorisations nécessaires et dessinez la répartition des stands suffisamment tôt pour savoir combien de tentes, tables, chaises et lestages seront nécessaires.
Fixez une date limite d’inscription claire, idéalement trois à quatre semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription les besoins alimentaires, les besoins électriques et le type d’espace souhaité afin d’éviter les changements de dernière minute.
Envoyez aux participants un dossier pratique au moins sept jours avant l’événement. Indiquez le numéro du stand, l’horaire d’arrivée, l’accès au site, le stationnement, le matériel fourni et le contact à appeler en cas de problème.
Prévoyez les bénévoles par créneaux de deux à trois heures plutôt qu’une seule équipe pour toute la journée. Réservez des personnes distinctes pour l’accueil, l’orientation, la caisse, le réassort des boissons et la circulation entre les stands.
Testez la caisse et les terminaux de paiement avant l’ouverture, puis retirez la monnaie au plus tard la veille. Comptez aussi les rallonges, multiprises, batteries externes, talkies-walkies et microphones : ce sont les petits équipements souvent oubliés jusqu’au montage.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël d’artistes ?: Commencez environ trois mois avant la date prévue. Les six premières semaines servent à confirmer le lieu, les autorisations et les artistes ; gardez ensuite au moins deux semaines pour le matériel, le programme et les bénévoles.
Combien de temps avant faut-il confirmer les artistes ?: Fixez les inscriptions trois à quatre semaines avant l’événement et confirmez les participants au plus tard deux semaines avant. Vous pourrez alors attribuer les numéros de stand et commander le catering sur une base fiable.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum une personne à l’accueil, une personne pour la caisse et une personne pour la logistique pendant chaque créneau de deux à trois heures. Ajoutez une personne si le marché comporte plusieurs zones ou plus de 20 stands.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de Noël d’artistes ?: La veille, rassemblez les badges, panneaux, programme, matériel de caisse et fournitures de montage. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas, chargez les batteries et vérifiez les équipements électriques avant l’arrivée des artistes.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.