Zo organiseer je een kunstenaarskerstmarkt
Een kunstenaarskerstmarkt organiseren begint niet bij de aankleding, maar bij datum, locatie en vergunningen. Daarna leg je de kraamindeling vast, nodig je kunstenaars uit en verwerk je aanmeldingen voordat je promotie opschaalt. In de laatste weken draait alles om bevestigingen, kraamnummers, vrijwilligers, catering en praktische informatie. Op de dag zelf voorkomen een duidelijke opbouwplanning, gecontroleerde betaalmiddelen en goede bewegwijzering de meeste vertraging.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
- 2
Vergunningen controleren
- 3
Kraamindeling maken
2 personen
- 4
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
- 5
Evenement promoten
2 personen
- 6
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 7
Dieetwensen verzamelen
- 8
Reserveringen maken
- 9
Deelnemers bevestigen
- 10
Kraamnummers toewijzen
2 personen
- 11
Informatie naar kunstenaars sturen
- 12
Vrijwilligers werven
- 13
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 14
Catering bestellen
- 15
Materialen inventariseren
2 personen
- 16
Ontbrekende materialen reserveren
- 17
Routebordjes ontwerpen
- 18
Programma opstellen
2 personen
- 19
Naambadges voorbereiden
2 personen
- 20
Kassamateriaal controleren
- 21
Contant wisselgeld halen
- 22
Boodschappen doen
2 personen
- 23
Dranken koelen
2 personen
- 24
Hapjes voorbereiden
3 personen
- 25
Materialen klaarzetten
3 personen
Event
- 26
Locatie openen
2 personen
- 27
Stroompunten controleren
2 personen
- 28
Kramen opbouwen
6 personen
- 29
Tafels opstellen
4 personen
- 30
Stoelen plaatsen
3 personen
- 31
Verlichting ophangen
3 personen
- 32
Versiering ophangen
3 personen
- 33
Routebordjes plaatsen
2 personen
- 34
Kraamnummers plaatsen
2 personen
- 35
Kunstenaars ontvangen
3 personen
- 36
Kunstenaars naar kramen begeleiden
3 personen
- 37
Producttafels inrichten
6 personen
- 38
Cateringbuffet inrichten
3 personen
- 39
Kassa inrichten
2 personen
- 40
Bewegwijzering controleren
2 personen
- 41
Vrijwilligers instrueren
2 personen
- 42
Deuren openen
2 personen
- 43
Bezoekers ontvangen
3 personen
- 44
Kassa bedienen
2 personen
- 45
Koffie en thee serveren
2 personen
- 46
Hapjes serveren
2 personen
- 47
Dranken bijvullen
2 personen
- 48
Afvalbakken legen
2 personen
- 49
Toiletten controleren
- 50
Tafels schoonhouden
2 personen
- 51
Bezoekersvragen beantwoorden
2 personen
- 52
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
- 53
Programmaonderdelen aankondigen
- 54
Verlichting inschakelen
- 55
Laatste bezoekers informeren
2 personen
- 56
Kassa afsluiten
2 personen
- 57
Kunstenaars uitchecken
3 personen
Nazorg
- 58
Kramen afbreken
6 personen
- 59
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 60
Decoratie verwijderen
3 personen
- 61
Verlichting afbouwen
3 personen
- 62
Servies afwassen
3 personen
- 63
Afval verzamelen
3 personen
- 64
Locatie schoonmaken
4 personen
- 65
Materialen terugbrengen
2 personen
- 66
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 67
Overgebleven eten verwerken
2 personen
- 68
Kassamateriaal opbergen
- 69
Gevonden voorwerpen registreren
- 70
Bedankbericht versturen
- 71
Facturen controleren
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 14
- Statafelsaantal 4
- Stoelenaantal 40
- Krukkenaantal 8
- Kledingrekkenaantal 6
- Tentgewichtenaantal 16
- Tafelkledenaantal 14
- Opbergkrattenaantal 24
Servies
- Koffiekopjesaantal 80
- Glazenaantal 100
- Mokkenaantal 80
- Bordenaantal 100
- Besteksetsaantal 100
- Serveerschalenaantal 12
- Serveerlepelsaantal 8
- Dienbladenaantal 6
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudkannenaantal 4
- Koelboxenaantal 4
- Verlengsnoerenaantal 8
- Stekkerdozenaantal 8
- Powerbanksaantal 4
- Betaalterminalsaantal 2
- Kassa'saantal 2
- Portofoonsaantal 6
- Handmicrofoonsaantal 2
- Luidsprekersaantal 2
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 12
- Batterijlantaarnsaantal 8
Decoratie
- Kerstbomenaantal 3
- Kerstballenaantal 80
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 10
- Stoffen achterwandenaantal 12
- Kraamnummersaantal 12
- Routebordjesaantal 10
- Prijshoudersaantal 24
- Menubordenaantal 4
Keuken
- Snijplankenaantal 4
- Koks messenaantal 4
- Maatbekersaantal 2
- Mengkommenaantal 4
- Tangenaantal 6
- Thermoskannenaantal 4
- Waterkannenaantal 6
- Afwasteiltjesaantal 3
- Warmhoudbakkenaantal 4
Schoonmaak
- Bezemsetsaantal 3
- Dweilenaantal 4
- Emmersaantal 4
- Vuilnisbakkenaantal 8
- Handzeepdispensersaantal 4
Catering
- Boodschappen
Tips
- Leg de kraamindeling vast voordat je kunstenaars definitief bevestigt. Geef iedere deelnemer een kraamnummer en stuur locatie, opbouwinformatie en contactgegevens uiterlijk één week vooraf.
- Controleer vergunningen en stroomvoorziening vroeg in het traject. Tel niet alleen marktkramen en tafels, maar ook tentgewichten, verlengsnoeren en stekkerdozen mee voordat je ontbrekende materialen reserveert.
- Plan vrijwilligers per tijdsblok voor ontvangst, opbouw en publieksvragen. Geef hen vooraf een korte taakverdeling en zorg dat portofoons of telefoons beschikbaar zijn wanneer de markt meerdere ruimtes of rijen gebruikt.
- Vraag dieetwensen tegelijk met de aanmelding uit en bestel catering op basis van het definitieve aantal deelnemers en vrijwilligers. Zet koffiezetapparaten, waterkokers, warmhoudkannen, servies en serveermateriaal apart klaar zodat de catering niet tussen de marktkramen belandt.
- Controleer kassas, betaalterminals en contant wisselgeld minimaal één dag vooraf. Test betaalterminals op locatie, laad powerbanks op en maak routebordjes, naambadges en het programma klaar voordat de opbouw begint.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet ik een kunstenaarskerstmarkt organiseren?
- Begin minimaal 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunningen. Reserveer daarna de kramen en nodig kunstenaars uit; houd de laatste 2 weken vrij voor bevestigingen, kraamnummers en vrijwilligers.
- Wanneer nodig ik kunstenaars uit voor een kerstmarkt?
- Stuur de uitnodiging ongeveer 10 weken voor de markt, zodat je aanmeldingen kunt verwerken en de kraamindeling kunt maken. Bevestig deelnemers uiterlijk 2 weken vooraf met hun kraamnummer en praktische informatie.
- Hoeveel vrijwilligers heb ik nodig voor een kunstenaarskerstmarkt?
- Plan minimaal 1 vrijwilliger voor ontvangst en opbouw per 10 tot 15 kunstenaars, plus iemand voor de kassa of betaalvragen. Maak diensten van 2 tot 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele dag belast zijn.
- Wanneer moet ik de catering en drank regelen?
- Verzamel dieetwensen bij de aanmelding en bestel de catering uiterlijk 7 dagen vooraf, zodra het aantal deelnemers en vrijwilligers bekend is. Koel dranken de dag ervoor en zet koffie- en serveermateriaal vóór de opbouw klaar.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Gebruik dit planGratis te starten — geen creditcard nodig.