Cómo organizar un mercadillo navideño de artistas
Un mercadillo navideño de artistas necesita más planificación que una simple feria de puestos. Empieza cerrando fecha, ubicación y permisos; después confirma a los artistas y dibuja la distribución antes de promocionar el evento. En las últimas semanas tendrás que coordinar inscripciones, números de stand, voluntarios, catering, cobros y materiales. El montaje se complica sobre todo cuando faltan pesos para las carpas, enchufes, cambio en efectivo o información clara para los participantes.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
- 2
Comprobar permisos
- 3
Hacer la distribución de los puestos
2 personas
- 4
Invitar a artistas
2 personas
- 5
Promocionar el evento
2 personas
- 6
Gestionar inscripciones
2 personas
- 7
Recoger preferencias dietéticas
- 8
Hacer reservas
- 9
Confirmar participantes
- 10
Asignar números de stand
2 personas
- 11
Enviar la información a los artistas
- 12
Reclutar voluntarios
- 13
Asignar voluntarios
2 personas
- 14
Pedir el catering
- 15
Inventariar materiales
2 personas
- 16
Reservar materiales faltantes
- 17
Diseñar carteles de ruta
- 18
Elaborar el programa
2 personas
- 19
Preparar acreditaciones
2 personas
- 20
Comprobar el material de caja
- 21
Conseguir cambio en efectivo
- 22
Hacer la compra
2 personas
- 23
Enfriar bebidas
2 personas
- 24
Preparar aperitivos
3 personas
- 25
Preparar los materiales
3 personas
Evento
- 26
Abrir la ubicación
2 personas
- 27
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 28
Montar los puestos
6 personas
- 29
Montar mesas
4 personas
- 30
Colocar las sillas
3 personas
- 31
Colgar la iluminación
3 personas
- 32
Colgar la decoración
3 personas
- 33
Colocar señales de ruta
2 personas
- 34
Colocar los números de puesto
2 personas
- 35
Recibir a los artistas
3 personas
- 36
Guiar a los artistas hasta los puestos
3 personas
- 37
Montar las mesas de producto
6 personas
- 38
Montar el buffet de catering
3 personas
- 39
Preparar la caja
2 personas
- 40
Comprobar la señalización
2 personas
- 41
Instruir a los voluntarios
2 personas
- 42
Abrir las puertas
2 personas
- 43
Recibir a los visitantes
3 personas
- 44
Operar la caja
2 personas
- 45
Servir café y té
2 personas
- 46
Servir aperitivos
2 personas
- 47
Rellenar las bebidas
2 personas
- 48
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 49
Comprobar los baños
- 50
Mantener las mesas limpias
2 personas
- 51
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 52
Apoyar a los artistas
2 personas
- 53
Anunciar las partes del programa
- 54
Encender la iluminación
- 55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
- 56
Cerrar la caja
2 personas
- 57
Hacer el check-out de los artistas
3 personas
Seguimiento
- 58
Desmontar los puestos
6 personas
- 59
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 60
Retirar la decoración
3 personas
- 61
Desmontar la iluminación
3 personas
- 62
Lavar la vajilla
3 personas
- 63
Recoger la basura
3 personas
- 64
Limpiar el lugar
4 personas
- 65
Devolver los materiales
2 personas
- 66
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
- 67
Aprovechar la comida sobrante
2 personas
- 68
Guardar el material de caja
- 69
Registrar objetos perdidos
- 70
Enviar mensaje de agradecimiento
- 71
Revisar las facturas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 14
- Mesas altascant. 4
- Sillascant. 40
- Taburetescant. 8
- Percheroscant. 6
- Pesos para carpascant. 16
- Mantelescant. 14
- Cajas de almacenamientocant. 24
Vajilla
- Tazas de cafécant. 80
- Vasoscant. 100
- Tazascant. 80
- Platoscant. 100
- Cubiertoscant. 100
- Bandejas de servircant. 12
- Cucharones de servircant. 8
- Bandejascant. 6
Equipo
- Máquinas de cafécant. 2
- Teterascant. 2
- Jarras térmicascant. 4
- Neveras portátilescant. 4
- Cables alargadorescant. 8
- Regletascant. 8
- Baterías externascant. 4
- Terminales de pagocant. 2
- Cajas registradorascant. 2
- Walkie-talkiescant. 6
- Micrófonos de manocant. 2
- Altavocescant. 2
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 12
- Lámparas LEDcant. 12
- Linternas a pilascant. 8
Decoración
- Árboles de Navidadcant. 3
- Bolas de Navidadcant. 80
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Flores de Pascuacant. 10
- Fondos de telacant. 12
- Números de puestocant. 12
- Carteles de rutacant. 10
- Portaprecioscant. 24
- Carteles del menúcant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de chefcant. 4
- Jarras medidorascant. 2
- Cuencos para mezclarcant. 4
- Pinzascant. 6
- Termoscant. 4
- Jarras de aguacant. 6
- Cubetas para lavarcant. 3
- Bandejas para mantener calientecant. 4
Limpieza
- Sets de escobacant. 3
- Fregonascant. 4
- Cuboscant. 4
- Papelelerascant. 8
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la fecha, el espacio y los permisos antes de invitar a los artistas. La distribución debe dejar pasillos transitables, zonas de carga y una ubicación concreta para cajas, catering y equipos de sonido.
- Define una fecha límite de inscripción y confirma a cada participante después de ella. Asigna los números de stand cuando la lista esté cerrada y envía a cada artista su horario, ubicación, acceso y necesidades técnicas.
- No promociones el mercadillo hasta tener una oferta real de puestos. Prepara carteles de ruta y un programa cuando conozcas la distribución definitiva, para no publicar indicaciones que luego cambien.
- Haz un inventario separado para puestos, carpas, mesas, sillas, manteles, pesos, iluminación y material de cobro. Comprueba también cables alargadores, regletas, baterías externas y terminales de pago al menos 48 horas antes.
- Calcula el servicio de bebidas y aperitivos según las inscripciones confirmadas, no según el aforo ideal. Enfría las bebidas con antelación, prepara el cambio en efectivo y asigna voluntarios específicos para caja, orientación, montaje y reposición.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercadillo navideño de artistas?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para asegurar el espacio, revisar permisos e invitar a los artistas. Reserva las últimas 2 semanas para cerrar participantes, asignar stands, pedir catering y comprobar materiales.
- ¿Cuándo debo cerrar las inscripciones de los artistas?
- Cierra las inscripciones al menos 3 semanas antes del mercadillo. Así tendrás tiempo para confirmar participantes, asignar números, preparar acreditaciones y enviar la información definitiva a cada artista.
- ¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercadillo de artistas?
- Como referencia, asigna 1 voluntario por cada 10-15 puestos y añade al menos 2 personas para caja, orientación y coordinación. En el montaje y desmontaje conviene contar con un equipo separado de 3 a 4 personas.
- ¿Cuándo hay que preparar el dinero y los terminales de pago?
- Comprueba cajas registradoras, terminales y conexiones 48 horas antes. Consigue el cambio en efectivo el día anterior y prueba cada terminal y cable antes de abrir los puestos.
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