Zo organiseer je een benefietkerstmarkt

Begin niet met versieringen of boodschappen, maar met het doelbedrag, de datum en de locatie. Controleer daarna vergunningen en meldingen, leg het goede doel vast en maak een begroting waarin je kosten en verwachte donaties naast elkaar zet. Vervolgens vul je de markt met verkopers, sponsoren en vrijwilligers en werk je het programma uit. Plan de laatste week vooral voor bevestigingen, betalingen, catering en de opbouw: daar ontstaan de meeste tekorten en vertragingen.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en locatie vastleggen
2 personen
2
Begroting en doelbedrag bepalen
2 personen
3
Vergunningen en meldingen controleren
4
Goede doel vastleggen
2 personen
5
Marktkramen en stands indelen
2 personen
6
Verkopers en goede doelen benaderen
2 personen
7
Aanmeldformulier publiceren
8
Uitnodigingen versturen
2 personen
9
Socialmediaberichten plaatsen
10
Sponsoren benaderen
2 personen
11
Donatiepagina aanmaken
12
Aanmeldingen verwerken
13
Dieetwensen verzamelen
14
Verkoperslijst bevestigen
15
Reserveringen maken
16
Cateringhoeveelheden berekenen
2 personen
17
Vrijwilligers werven
2 personen
18
Vrijwilligersrooster maken
19
Programma en tijden vastleggen
2 personen
20
Betaalmogelijkheden testen
2 personen
21
Contant geld en wisselgeld regelen
2 personen
22
Boodschappenlijst controleren
2 personen
23
Boodschappen doen
3 personen
24
Versieringen sorteren
2 personen
25
Marktkramen ophalen
2 personen
26
Dranken koud zetten
2 personen
27
Koekjes en cake voorbereiden
3 personen
28
Routebordjes voorbereiden
29
Weersverwachting controleren

Event

30
Locatie openen
2 personen
31
Stroom en verlichting controleren
2 personen
32
Partytenten opbouwen
4 personen
33
Marktkramen opbouwen
4 personen
34
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
35
Verlichting ophangen
3 personen
36
Versiering ophangen
3 personen
37
Stands nummeren
2 personen
38
Verkopers ontvangen
2 personen
39
Verkooptafels inrichten
4 personen
40
Cateringbuffet klaarzetten
4 personen
41
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
42
Warme hapjes bereiden
3 personen
43
Donatiepunt inrichten
2 personen
44
Kassa's tellen en klaarzetten
2 personen
45
Toiletvoorzieningen controleren
46
Informatieborden plaatsen
2 personen
47
Vrijwilligers instrueren
2 personen
48
Entree en ontvangst bemannen
2 personen
49
Donaties registreren
2 personen
50
Kerstmarkt begeleiden
2 personen
51
Catering verkopen
4 personen
52
Koffie en thee serveren
2 personen
53
Warme dranken bijvullen
2 personen
54
Dranken bijvullen
2 personen
55
Hapjes bijvullen
2 personen
56
Afvalbakken legen
2 personen
57
Tafels schoonhouden
2 personen
58
Toiletten tussentijds controleren
59
Stands tussentijds ondersteunen
2 personen
60
Kassa's tussentijds afromen
2 personen
61
Laatste verkoopronde aankondigen
62
Bezoekers veilig laten vertrekken
2 personen
63
Verkoop en donaties afsluiten
2 personen
64
Restanten gekoeld opslaan
2 personen
65
Kassa's veilig opbergen
2 personen

Nazorg

66
Marktkramen afbreken
4 personen
67
Partytenten afbreken
4 personen
68
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
69
Verlichting en decoratie verwijderen
3 personen
70
Afval verzamelen en scheiden
3 personen
71
Servies en keukenmateriaal afwassen
3 personen
72
Locatie schoonmaken
3 personen
73
Gevonden voorwerpen verzamelen
74
Materialen terugbrengen
2 personen
75
Koelmaterialen leegmaken
2 personen
76
Donatiebedrag controleren
2 personen
77
Opbrengst overmaken
78
Sponsoren en vrijwilligers bedanken
2 personen
79
Opbrengst online publiceren
80
Administratie en bonnen archiveren

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Partytentenaantal 3
Marktkramenaantal 12
Tafelsaantal 10
Klapstoelenaantal 40
Buffettafelsaantal 4
Kleedjes voor tafelsaantal 14
Kledingrekkenaantal 2

Servies

Herbruikbare mokkenaantal 180
Herbruikbare glazenaantal 180
Bordenaantal 180
Dessertbordjesaantal 180
Besteksetsaantal 180
Serveerschalenaantal 18
Schenkkannenaantal 8
Thermoskannenaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 3
Waterkokersaantal 3
Warmhoudbakkenaantal 3
Koelboxenaantal 4
Betaalterminalsaantal 2
Verlenghaspelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 8
Isolatiedekensaantal 4

Keuken

Snijplankenaantal 6
Koks- en broodmessenaantal 8
Maatbekersaantal 4
Mengkommenaantal 6
Opscheplepelsaantal 10
Keukentangenaantal 8
Foliehoudersaantal 2
Thermometersaantal 2

Decoratie

Kerstbomenaantal 3
Kerstballenaantal 80
Kerstslingersaantal 12
Kerstkransenaantal 4
Kerststal
Tafeldecoratiesaantal 14

Verlichting

Ledlichtsnoerenaantal 12
Ledlantaarnsaantal 10
Batterijenaantal 24
Buitenlampenaantal 6

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 8
Stofzuiger
Dweilenaantal 3
Emmersaantal 3
Schoonmaakdoekenaantal 20
Afwasbakkenaantal 3

Catering

Boodschappen

Donatie

Donatieboxenaantal 4
QR-donatiekaartenaantal 100

Kantoor

Kassaboxenaantal 4
Geldtelbakkenaantal 4
Wisselgeldbakjesaantal 4
Prijskaartjesaantal 100
Stiftenaantal 20
Pennenaantal 20
Plakbandaantal 8
Scharenaantal 8
Klembordenaantal 6
Afrekenformulierenaantal 100
Naamstickersaantal 100
Routebordjesaantal 12
Informatiebordenaantal 8
Vrijwilligershesjesaantal 20

Veiligheid

Zaklampenaantal 6
Antislipmattenaantal 10
Kabelmattenaantal 12
Brandblussersaantal 2
EHBO-koffersaantal 2

Tips

Leg het doelbedrag en de begroting vast voordat je verkopers benadert. Zo weet je hoeveel stands, sponsoren en donaties nodig zijn om het doel haalbaar te maken.
Controleer vergunningen en meldingen zodra datum en locatie bekend zijn, bij voorkeur minimaal 8 weken vooraf. Vraag ook na welke regels gelden voor partytenten, verkoop en voedselbereiding.
Bevestig verkopers, goede doelen en reserveringen uiterlijk 1 week voor de markt. Gebruik de definitieve verkoperslijst daarna voor de kraamindeling, bewegwijzering en communicatie.
Maak het vrijwilligersrooster per tijdsblok van 2 tot 3 uur en plan aparte mensen voor opbouw, betaalpunten, catering en opruimen. Zonder overdracht blijven taken zoals wisselgeld, thermoskannen en marktkramen snel liggen.
Test alle betaalterminals en verlenghaspels uiterlijk de dag ervoor. Leg contant geld en wisselgeld apart klaar en reken catering pas na het verzamelen van dieetwensen en het definitieve aantal aanmeldingen.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren organiseer je een benefietkerstmarkt?: Begin ongeveer 12 weken vooraf met datum, locatie, doelbedrag en vergunningen. Plan verkopers, sponsoren en vrijwilligers uiterlijk 6 weken vooraf; de laatste week gebruik je voor bevestigingen, boodschappen en opbouw.
Hoeveel vrijwilligers heb je nodig voor een benefietkerstmarkt?: Reken op minimaal 1 vrijwilliger per betaalpunt, 2 tot 4 mensen voor catering en 3 tot 6 voor opbouw en opruimen. Werk met diensten van 2 tot 3 uur, zodat dezelfde mensen niet de hele markt hoeven te blijven.
Hoeveel eten en drinken moet ik inkopen voor een kerstmarkt?: Bereken per bezoeker minimaal 1 warme drank en 1 eetportie als iedereen iets kan kopen; voor het eerste uur kun je ongeveer 2 drankjes per persoon aanhouden. Pas de bestelling aan op de definitieve aanmeldingen, dieetwensen en de verwachte looptijd.
Hoe regel je betalingen op een benefietkerstmarkt?: Test betaalterminals, stroomaansluitingen en internet uiterlijk 24 uur vooraf. Zorg daarnaast voor contant wisselgeld en noteer per betaalpunt wie de kas beheert; tel het geld minimaal één keer na afloop gezamenlijk.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.