Organiser un marché de Noël avec démonstrations

Un marché de Noël avec démonstrations se prépare d’abord comme un événement accueillant du public, puis comme un programme rythmé par les animations. Commencez par bloquer la date, le lieu et les autorisations, avant de confirmer les exposants et les démonstrateurs. Ensuite, construisez le plan des stands, les horaires, les besoins techniques et l’accueil. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les paiements, la signalétique et le temps nécessaire aux livraisons.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Vérifier les autorisations
3
Réserver les démonstrateurs
2 personnes
4
Contacter les participants au marché
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Publier l'annonce en ligne
7
Traiter les inscriptions
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Répartir les stands du marché
2 personnes
10
Créer le programme de démonstration
2 personnes
11
Confirmer les horaires de démonstration
12
Faire les réservations
13
Commander le catering
2 personnes
14
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
15
Vérifier les prévisions météo
16
Créer les panneaux de direction et de stationnement
2 personnes
17
Imprimer le plan
18
Répartir les bénévoles
2 personnes
19
Confirmer les livraisons
20
Vérifier le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
2 personnes
22
Préparer les décorations
3 personnes
23
Tester les lumières de Noël
2 personnes
24
Préparer les en-cas
3 personnes
25
Refroidir les boissons
2 personnes
26
Préparer la caisse
27
Balisage de la zone de montage
2 personnes
28
Monter les stands de marché
4 personnes
29
Installer les tentes de réception
4 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Brancher l’électricité
2 personnes
32
Installer les lumières de Noël
3 personnes
33
Suspendre la décoration
3 personnes
34
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
35
Préparer le matériel de démonstration
3 personnes
36
Aménager les stands du marché
6 personnes
37
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
38
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
39
Installer la signalisation
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
42
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

43
Accueillir les visiteurs
4 personnes
44
Gérer l'entrée et les dons
2 personnes
45
Tenir les stands du marché
8 personnes
46
Servir le café et le thé
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons fraîches
2 personnes
50
Encadrer la première démonstration
2 personnes
51
Animer la deuxième démonstration
2 personnes
52
Accompagner la troisième démonstration
2 personnes
53
Encadrer la quatrième démonstration
2 personnes
54
Répondre aux questions lors des démonstrations
2 personnes
55
Gérer les flux de public
2 personnes
56
Garder les tables propres
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
59
Vérifier l'éclairage
60
Clôturer la caisse
2 personnes
61
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

62
Démonter le catering
3 personnes
63
Emballer le matériel de démonstration
3 personnes
64
Démonter les stands du marché
6 personnes
65
Démonter les tentes
4 personnes
66
Remettre le mobilier en place
4 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le site
4 personnes
69
Faire la vaisselle
3 personnes
70
Éteindre l’équipement
2 personnes
71
Emballer l'éclairage en toute sécurité
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Stand de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappeqté 16
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Bouilloireqté 3
Machine à caféqté 2
Thermos de maintien au chaudqté 6
Glacièreqté 4
Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 8
Multipriseqté 6
Tiroir-caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pince de serviceqté 6
Cuillère de serviceqté 4
Saladierqté 4
Tasse à mesurerqté 3
Plaque à inductionqté 3
Casseroleqté 3
Plaque de fourqté 4

Vaisselle

Tasse à caféqté 150
Verre à théqté 150
Verre à boissonqté 150
Cupqté 100
Plateauqté 8
Couverts réutilisablesqté 180

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 60
Guirlandeqté 10
Couronne de Noëlqté 4
Guirlande de fanions de Noëlqté 8
Décoration de table de Noëlqté 16

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 12
Lanterne LEDqté 12
Batterieqté 48

Matériel de démonstration

Tapis de travailqté 6
Établiqté 3
Kit d'outils à mainqté 4
Planche à découperqté 6
Tablierqté 8
Lunettes de sécuritéqté 8
Gant de travailqté 8
Panneau de présentationqté 6
Papier de bricolageqté 10
Cartonqté 10
Bâtonnets en boisqté 200
Laineqté 10
Colleqté 12
Ciseauxqté 12
Tampons de Noëlqté 6
Cartes d’instructionsqté 100

Nettoyage

Poubelleqté 8
Conteneur à déchetsqté 3
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Une tente, des stands et plusieurs branchements électriques nécessitent des vérifications séparées, surtout si une démonstration utilise une plaque à induction ou une machine à café.
Confirmez les exposants et les démonstrateurs avant de publier le programme. Demandez à chacun son horaire d’arrivée, son besoin en table ou en prise et la durée exacte de sa démonstration afin d’éviter les chevauchements.
Construisez le plan du marché avant de répartir les tables et les chaises. Gardez des passages suffisamment larges pour le public, une zone de stockage pour les caisses et un accès libre aux points d’alimentation et aux livraisons.
Préparez les paiements et les boissons au plus tard la veille. Testez le terminal de paiement, prévoyez un tiroir-caisse, refroidissez les boissons et vérifiez que les thermos, gobelets et verres correspondent au service prévu.
Faites une répétition pratique le jour précédent avec les bénévoles. Vérifiez les rallonges, multiprises, lumières de Noël, panneaux de direction et matériel de démonstration, puis attribuez à chaque bénévole une mission et un horaire précis.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec démonstrations ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps d’obtenir les autorisations, réserver les démonstrateurs, recruter les exposants, traiter les inscriptions et organiser les livraisons.
Quand faut-il confirmer les démonstrateurs et les exposants ?: Confirmez-les 6 à 8 semaines avant le marché, puis leurs horaires définitifs 2 à 3 semaines avant. Demandez à ce moment-là leurs besoins en mobilier, électricité et préparation alimentaire.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de Noël ?: La veille, testez les lumières, les rallonges, les multiprises, le terminal de paiement et l’enceinte. Préparez aussi les panneaux, le plan imprimé, les boissons au frais et les caisses de rangement.
Comment organiser les horaires des démonstrations ?: Prévoyez un programme par créneaux de 20 à 45 minutes, avec au moins 10 minutes entre deux démonstrations. Utilisez cette marge pour le rangement, les changements de matériel et l’installation du démonstrateur suivant.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.