Checklist pour organiser un marché de Noël avec démonstrations

Un marché de Noël avec démonstrations demande une coordination précise entre les exposants, les intervenants et l’accueil du public. Cette checklist vous accompagne dans l’ordre des préparatifs, de la réservation du lieu jusqu’au rangement. Elle couvre aussi les oublis fréquents : autorisations, besoins alimentaires, branchements électriques, paiements et signalétique. Prévoyez un responsable pour chaque zone et gardez le programme des démonstrations à portée de main le jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et le lieu
2 personnes
Vérifier les autorisations
Réserver les démonstrateurs
2 personnes
Contacter les participants au marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'annonce en ligne
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Répartir les stands du marché
2 personnes
Créer le programme de démonstration
2 personnes
Confirmer les horaires de démonstration
Faire les réservations
Commander le catering
2 personnes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Créer les panneaux de direction et de stationnement
2 personnes
Imprimer le plan
Répartir les bénévoles
2 personnes
Confirmer les livraisons
Vérifier le matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Préparer les décorations
3 personnes
Tester les lumières de Noël
2 personnes
Préparer les en-cas
3 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer la caisse
Balisage de la zone de montage
2 personnes
Monter les stands de marché
4 personnes
Installer les tentes de réception
4 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher l’électricité
2 personnes
Installer les lumières de Noël
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Aménager les tables de démonstration
3 personnes
Préparer le matériel de démonstration
3 personnes
Aménager les stands du marché
6 personnes
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

Accueillir les visiteurs
4 personnes
Gérer l'entrée et les dons
2 personnes
Tenir les stands du marché
8 personnes
Servir le café et le thé
3 personnes
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons fraîches
2 personnes
Encadrer la première démonstration
2 personnes
Animer la deuxième démonstration
2 personnes
Accompagner la troisième démonstration
2 personnes
Encadrer la quatrième démonstration
2 personnes
Répondre aux questions lors des démonstrations
2 personnes
Gérer les flux de public
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Vérifier l'éclairage
Clôturer la caisse
2 personnes
Reconduire les visiteurs
3 personnes

Suivi

Démonter le catering
3 personnes
Emballer le matériel de démonstration
3 personnes
Démonter les stands du marché
6 personnes
Démonter les tentes
4 personnes
Remettre le mobilier en place
4 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Éteindre l’équipement
2 personnes
Emballer l'éclairage en toute sécurité
2 personnes
Inventorier le matériel
2 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Ranger le stock restant
2 personnes
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tente de réceptionqté 3
Stand de marchéqté 10
Tablesqté 12
Chaisesqté 40
Tables hautesqté 6
Nappeqté 16
Caisses de rangementqté 12

Équipement

Bouilloireqté 3
Machine à caféqté 2
Thermos de maintien au chaudqté 6
Glacièreqté 4
Enceinte portableqté 2
Rallonge électriqueqté 8
Multipriseqté 6
Tiroir-caisseqté 2
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 4
Planche à découperqté 4
Couteau de chefqté 4
Pince de serviceqté 6
Cuillère de serviceqté 4
Saladierqté 4
Tasse à mesurerqté 3
Plaque à inductionqté 3
Casseroleqté 3
Plaque de fourqté 4

Vaisselle

Tasse à caféqté 150
Verre à théqté 150
Verre à boissonqté 150
Cupqté 100
Plateauqté 8
Couverts réutilisablesqté 180

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 60
Guirlandeqté 10
Couronne de Noëlqté 4
Guirlande de fanions de Noëlqté 8
Décoration de table de Noëlqté 16

Éclairage

Guirlande lumineuseqté 12
Lanterne LEDqté 12
Batterieqté 48

Matériel de démonstration

Tapis de travailqté 6
Établiqté 3
Kit d'outils à mainqté 4
Planche à découperqté 6
Tablierqté 8
Lunettes de sécuritéqté 8
Gant de travailqté 8
Panneau de présentationqté 6
Papier de bricolageqté 10
Cartonqté 10
Bâtonnets en boisqté 200
Laineqté 10
Colleqté 12
Ciseauxqté 12
Tampons de Noëlqté 6
Cartes d’instructionsqté 100

Nettoyage

Poubelleqté 8
Conteneur à déchetsqté 3
Balaiqté 4
Pelle et balayetteqté 3
Serpillièreqté 4
Seauqté 4
Gants de nettoyageqté 8

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date, le lieu et les autorisations au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Vérifiez notamment les règles liées à l’accueil du public, à la vente et à l’utilisation de l’électricité.
Demandez aux exposants et aux démonstrateurs leurs besoins précis 3 à 4 semaines à l’avance : tables, prises, horaires d’arrivée, espace de préparation et contraintes alimentaires.
Construisez le programme avec des créneaux de 20 à 30 minutes et prévoyez au moins 10 minutes entre deux démonstrations. Ce temps permet de changer le matériel sans retarder toute la journée.
Testez les lumières, les rallonges, les multiprises, l’enceinte et les appareils de préparation la veille. Un seul point d’alimentation mal placé peut bloquer un stand ou une démonstration.
Préparez le plan des stands, les panneaux de stationnement et le planning des bénévoles au plus tard 48 heures avant l’ouverture. Gardez une personne disponible pour les livraisons, les paiements et les imprévus.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec démonstrations ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Ce délai laisse le temps de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, réserver les démonstrateurs et organiser les stands.
Quand faut-il confirmer les exposants du marché de Noël ?: Confirmez les exposants environ 4 semaines avant l’événement. Demandez à ce moment-là leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques et la place nécessaire pour leur stand.
Combien de temps prévoir entre deux démonstrations ?: Gardez une pause de 10 minutes minimum entre deux créneaux. Pour une démonstration nécessitant beaucoup de matériel ou un nettoyage, prévoyez plutôt 15 à 20 minutes.
Quand vérifier le matériel et les prévisions météo ?: Faites un inventaire complet du matériel 3 à 5 jours avant, puis vérifiez la météo 48 heures avant et le matin même. Cela permet d’ajuster la tente, les boissons, les panneaux et l’organisation des stands.

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