Cómo organizar un mercado navideño con demostraciones

Un mercado navideño con demostraciones necesita dos planes coordinados: el recorrido de los visitantes y el horario de cada actividad. Empieza por confirmar la fecha, el espacio y los permisos; después cierra la participación de los puestos y de los demostradores. Cuando tengas el programa, organiza inscripciones, distribución, catering, electricidad y señalización. El último día comprueba entregas, materiales, luces y bebidas para evitar improvisaciones.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Comprobar permisos
3
Asignar demostradores
2 personas
4
Contactar a los participantes del mercado
2 personas
5
Enviar invitaciones
2 personas
6
Publicar el anuncio en línea
7
Gestionar inscripciones
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
10
Crear el programa de demostraciones
2 personas
11
Confirmar horarios de demostración
12
Hacer reservas
13
Pedir el catering
2 personas
14
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
15
Comprobar el pronóstico del tiempo
16
Hacer carteles de ruta y aparcamiento
2 personas
17
Imprimir el plano
18
Asignar voluntarios
2 personas
19
Confirmar entregas
20
Comprobar los materiales
2 personas
21
Hacer la compra
2 personas
22
Preparar la decoración
3 personas
23
Probar las luces de Navidad
2 personas
24
Preparar aperitivos
3 personas
25
Enfriar bebidas
2 personas
26
Preparar el efectivo de caja
27
Delimitar la zona de montaje
2 personas
28
Montar los puestos del mercado
4 personas
29
Colocar carpas
4 personas
30
Colocar mesas y sillas
4 personas
31
Conectar la corriente
2 personas
32
Colgar las luces de Navidad
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Montar las mesas de demostración
3 personas
35
Preparar los materiales de demostración
3 personas
36
Montar los puestos del mercado
6 personas
37
Montar el buffet de catering
3 personas
38
Montar la caja y el punto de pago
2 personas
39
Colocar la señalización
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Realizar el control de seguridad
2 personas
42
Instruir a los voluntarios
2 personas

Evento

43
Recibir a los visitantes
4 personas
44
Gestionar la entrada y las donaciones
2 personas
45
Atender los puestos del mercado
8 personas
46
Servir café y té
3 personas
47
Reponer bebidas calientes
2 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Reponer bebidas frías
2 personas
50
Coordinar la primera demostración
2 personas
51
Coordinar la segunda demostración
2 personas
52
Guiar la tercera demostración
2 personas
53
Guiar la cuarta demostración
2 personas
54
Responder preguntas en las demostraciones
2 personas
55
Guiar los flujos de público
2 personas
56
Mantener las mesas limpias
2 personas
57
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
58
Comprobar los baños
59
Comprobar la iluminación
60
Cerrar la caja
2 personas
61
Acompañar a los visitantes a la salida
3 personas

Seguimiento

62
Desmontar el catering
3 personas
63
Empaquetar el material de demostración
3 personas
64
Desmontar los puestos del mercado
6 personas
65
Desmontar las tiendas
4 personas
66
Volver a colocar el mobiliario
4 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el recinto
4 personas
69
Lavar la vajilla
3 personas
70
Apagar el equipo
2 personas
71
Empaquetar la iluminación de forma segura
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpa plegablecant. 3
Puesto de mercadocant. 10
Mesascant. 12
Sillascant. 40
Mesas altascant. 6
Mantelcant. 16
Cajas de almacenamientocant. 12

Equipo

Hervidor de aguacant. 3
Cafeteracant. 2
Jarra térmicacant. 6
Nevera portátilcant. 4
Altavoz portátilcant. 2
Cable alargadorcant. 8
Regletacant. 6
Cajón de la caja registradoracant. 2
Terminal de pagocant. 2

Cocina

Termocant. 4
Tabla de cortarcant. 4
Cuchillo de chefcant. 4
Pinza para servircant. 6
Cuchara de servircant. 4
Bol para mezclarcant. 4
Vaso medidorcant. 3
Placa de induccióncant. 3
Ollacant. 3
Bandeja de hornocant. 4

Vajilla

Taza de cafécant. 150
Vaso de técant. 150
Vasocant. 150
Vencant. 100
Bandejacant. 8
Cubiertos reutilizablescant. 180

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 60
Guirnaldacant. 10
Corona navideñacant. 4
Guirnalda de banderas navideñascant. 8
Decoración navideña para la mesacant. 16

Iluminación

Guirnalda de lucescant. 12
Farol LEDcant. 12
Bateríacant. 48

Material de demostración

Tapete de trabajocant. 6
Banco de trabajocant. 3
Juego de herramientas manualescant. 4
Base de cortecant. 6
Delantalcant. 8
Gafas de seguridadcant. 8
Guante de trabajocant. 8
Panel de presentacióncant. 6
Papel para manualidadescant. 10
Cartóncant. 10
Palitos de maderacant. 200
Lanacant. 10
Pegamentocant. 12
Tijerascant. 12
Sellos navideñoscant. 6
Tarjetas de instruccionescant. 100

Limpieza

Papeleracant. 8
Contenedor de residuoscant. 3
Escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 3
Fregonacant. 4
Cubocant. 4
Guantes de limpiezacant. 8

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, la ubicación y los permisos antes de anunciar el mercado. Reserva también una zona alternativa o una carpa plegable si las demostraciones dependen del tiempo.
Pide a cada demostrador un horario, una duración y sus necesidades eléctricas al menos 2 semanas antes. Así puedes colocar juntos los puntos de electricidad y evitar cables cruzando las zonas de paso.
Distribuye los puestos antes de imprimir el plano. Deja espacio para mesas, sillas, mesas altas y cajas de almacenamiento, y marca una ruta clara hacia las demostraciones, los baños y el aparcamiento.
Calcula el programa con 10-15 minutos entre demostraciones para cambios de materiales y desplazamientos. Confirma los horarios con cada participante y asigna al menos un voluntario para controlar el tiempo y orientar al público.
Haz la comprobación final 24 horas antes: entregas, materiales, pronóstico, carteles, terminal de pago, bebidas frías y luces de Navidad. Prueba también el altavoz portátil, los alargadores y las regletas antes de abrir.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Los permisos, los participantes y los demostradores deben estar confirmados como mínimo 3 semanas antes para poder publicar el programa y distribuir los puestos.
¿Cuánto debe durar cada demostración?: Reserva entre 20 y 30 minutos por demostración y deja 10-15 minutos entre sesiones. Ese margen permite cambiar materiales, limpiar la mesa y acomodar al siguiente grupo sin retrasar todo el programa.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para el mercado?: Calcula al menos 1 voluntario para la entrada y las indicaciones, 1 para apoyar las demostraciones y 1 para resolver incidencias por cada turno. Para un mercado pequeño, organiza turnos de 2 horas para evitar que se queden sin ayuda.
¿Cuándo hay que preparar la comida y enfriar las bebidas?: Haz la compra y prepara los aperitivos el día anterior cuando sea posible. Enfría las bebidas entre 4 y 6 horas antes de abrir y coloca café, té, termos y vajilla aproximadamente 30 minutos antes del primer servicio.

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