So organisierst du einen Weihnachtsmarkt mit Vorführungen
Bei einem Weihnachtsmarkt mit Vorführungen müssen Marktstände, Programm, Besucherführung und Verpflegung gleichzeitig funktionieren. Beginne deshalb mit Datum, Ort und Genehmigungen, bevor du Teilnehmer oder Technik festlegst. Danach folgen Anmeldungen, Standaufteilung und ein verbindlicher Vorführungsplan. In der letzten Woche prüfst du Wetter, Stromanschlüsse, Lieferungen, Beschilderung und die Einsatzzeiten der Helfer. Die vollständige Aufgaben- und Materialliste hilft dir, am Veranstaltungstag nichts zwischen Aufbau, Bewirtung und Vorführungen zu übersehen.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort bestätigen
2 Personen
- 2
Genehmigungen prüfen
- 3
Demonstranten festlegen
2 Personen
- 4
Marktteilnehmer kontaktieren
2 Personen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Online-Ankündigung veröffentlichen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
- 8
Ernährungswünsche erfassen
- 9
Marktstände einteilen
2 Personen
- 10
Vorführungsprogramm erstellen
2 Personen
- 11
Vorführungszeiten bestätigen
- 12
Reservierungen vornehmen
- 13
Catering bestellen
2 Personen
- 14
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
- 15
Wettervorhersage prüfen
- 16
Routen- und Parkschilder anfertigen
2 Personen
- 17
Lageplan drucken
- 18
Freiwillige einteilen
2 Personen
- 19
Lieferungen bestätigen
- 20
Materialien prüfen
2 Personen
- 21
Einkaufen gehen
2 Personen
- 22
Dekorationen vorbereiten
3 Personen
- 23
Weihnachtsbeleuchtung testen
2 Personen
- 24
Snacks vorbereiten
3 Personen
- 25
Getränke kühlen
2 Personen
- 26
Kassenwechselgeld bereitlegen
- 27
Aufbaugelände absperren
2 Personen
- 28
Marktstände aufbauen
4 Personen
- 29
Partyzelte aufstellen
4 Personen
- 30
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 31
Strom anschließen
2 Personen
- 32
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
3 Personen
- 33
Dekoration aufhängen
3 Personen
- 34
Demotische aufbauen
3 Personen
- 35
Demonstrationsmaterialien bereitlegen
3 Personen
- 36
Marktstände einrichten
6 Personen
- 37
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
- 38
Kasse und Zahlstelle einrichten
2 Personen
- 39
Beschilderung anbringen
2 Personen
- 40
Müllstationen aufstellen
2 Personen
- 41
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 42
Freiwillige einweisen
2 Personen
Event
- 43
Besucher empfangen
4 Personen
- 44
Eintritt und Spenden verwalten
2 Personen
- 45
Marktstände besetzen
8 Personen
- 46
Kaffee und Tee servieren
3 Personen
- 47
Warme Getränke nachfüllen
2 Personen
- 48
Snacks servieren
3 Personen
- 49
Kalte Getränke nachfüllen
2 Personen
- 50
Erste Demonstration begleiten
2 Personen
- 51
Zweite Demonstration begleiten
2 Personen
- 52
Die dritte Vorführung begleiten
2 Personen
- 53
Vierte Vorführung begleiten
2 Personen
- 54
Fragen bei Vorführungen beantworten
2 Personen
- 55
Publikumsströme lenken
2 Personen
- 56
Tische sauber halten
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
- 59
Beleuchtung kontrollieren
- 60
Kasse abschließen
2 Personen
- 61
Besucher verabschieden
3 Personen
Nachbereitung
- 62
Catering abbauen
3 Personen
- 63
Demonstrationsmaterialien einpacken
3 Personen
- 64
Marktstände abbauen
6 Personen
- 65
Zelte abbauen
4 Personen
- 66
Möbel wieder aufstellen
4 Personen
- 67
Abfall sammeln
3 Personen
- 68
Gelände reinigen
4 Personen
- 69
Geschirr abwaschen
3 Personen
- 70
Geräte ausschalten
2 Personen
- 71
Beleuchtung sicher verpacken
2 Personen
- 72
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 73
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 74
Restbestand einlagern
2 Personen
- 75
Veranstaltungsort übergeben
2 Personen
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- FestzeltAnz. 3
- MarktstandAnz. 10
- TischeAnz. 12
- StühleAnz. 40
- StehtischeAnz. 6
- TischdeckeAnz. 16
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
Ausstattung
- WasserkocherAnz. 3
- KaffeemaschineAnz. 2
- ThermokanneAnz. 6
- KühlboxAnz. 4
- Tragbarer LautsprecherAnz. 2
- VerlängerungskabelAnz. 8
- SteckdosenleisteAnz. 6
- KassenschaleAnz. 2
- KartenterminalAnz. 2
Küche
- ThermoskanneAnz. 4
- SchneidebrettAnz. 4
- KochmesserAnz. 4
- ServierzangeAnz. 6
- SchöpfkelleAnz. 4
- MischschüsselAnz. 4
- MessbecherAnz. 3
- InduktionsplatteAnz. 3
- KochtopfAnz. 3
- BackblechAnz. 4
Geschirr
- KaffeetasseAnz. 150
- TeeglasAnz. 150
- TrinkglasAnz. 150
- SchüsselAnz. 100
- TablettAnz. 8
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 180
Dekoration
- WeihnachtsbaumAnz. 2
- WeihnachtskugelnAnz. 60
- GirlandeAnz. 10
- WeihnachtskranzAnz. 4
- WeihnachtsgirlandeAnz. 8
- WeihnachtstischdekorationAnz. 16
Beleuchtung
- LichterketteAnz. 12
- LED-LaterneAnz. 12
- BatterieAnz. 48
Demonstrationsmaterial
- ArbeitsmatteAnz. 6
- WerkbankAnz. 3
- Handwerkzeug-SetAnz. 4
- SchneidematteAnz. 6
- SchürzeAnz. 8
- SchutzbrilleAnz. 8
- ArbeitshandschuhAnz. 8
- PräsentationsboardAnz. 6
- BastelpapierAnz. 10
- KartonAnz. 10
- HolzstäbchenAnz. 200
- WolleAnz. 10
- KleberAnz. 12
- SchereAnz. 12
- WeihnachtsstempelAnz. 6
- AnleitungskartenAnz. 100
Reinigung
- MülleimerAnz. 8
- AbfallcontainerAnz. 3
- BesenAnz. 4
- Kehrblech und HandfegerAnz. 3
- WischmoppAnz. 4
- EimerAnz. 4
- ReinigungshandschuheAnz. 8
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Bestätige Datum und Ort zuerst und prüfe die nötigen Genehmigungen frühzeitig. Plane dafür mindestens 8 bis 12 Wochen Vorlauf ein, besonders wenn ein Festzelt, Marktstände oder öffentliche Flächen beteiligt sind.
- Lege die Vorführungen nicht nur nach dem Inhalt, sondern auch nach Auf- und Abbauzeiten fest. Bestätige jede Vorführung spätestens 14 Tage vorher und veröffentliche danach einen Ablauf mit Uhrzeiten.
- Teile die Marktstände nach einem Lageplan ein und drucke den Plan für Helfer und Teilnehmer aus. Reserviere für Lieferungen, Stromkabel und Besucherwege jeweils mindestens 1 Meter freie Durchgangsbreite.
- Erfasse Anmeldungen und Ernährungswünsche spätestens 10 Tage vor dem Markt. Bestelle Catering und prüfe Kaffee, Tee, kalte Getränke sowie Geschirr anschließend nach der tatsächlichen Personenzahl plus etwa 10 Prozent Reserve.
- Teste Weihnachtsbeleuchtung, Lautsprecher, Verlängerungskabel und Steckdosenleisten spätestens am Vortag. Prüfe außerdem die Wettervorhersage 48 Stunden vorher und bestätige Lieferungen, Helferzeiten sowie Park- und Routenschilder erneut.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Weihnachtsmarkt mit Vorführungen planen?
- Starte idealerweise 8 bis 12 Wochen vorher mit Datum, Ort und Genehmigungen. Teilnehmer, Vorführungen und Catering sollten spätestens 4 bis 6 Wochen vor dem Termin angefragt oder reserviert sein.
- Wie erstellt man einen Ablaufplan für Vorführungen auf einem Weihnachtsmarkt?
- Sammle zunächst Dauer, benötigte Fläche und technische Anforderungen jeder Vorführung. Setze anschließend feste Zeiten mit mindestens 15 Minuten Wechselpause und bestätige das Programm spätestens 14 Tage vor der Veranstaltung.
- Wie viel Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?
- Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du ungefähr 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen, danach etwa 1 bis 2 pro Stunde. Rechne zusätzlich rund 10 Prozent Reserve ein und berücksichtige warme Getränke getrennt von Wasser und anderen kalten Getränken.
- Was muss man am Tag vor dem Weihnachtsmarkt kontrollieren?
- Prüfe am Vortag Möbel, Marktstände, Beleuchtung, Lautsprecher, Stromanschlüsse, Beschilderung und alle Lieferungen. Kühle Getränke, bereite Snacks vor und teile die Helfer so ein, dass Aufbau, Einlass, Verpflegung und Vorführungen jeweils eine zuständige Person haben.
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