Checklist pour organiser un marché de Noël avec crèche vivante

Un marché de Noël avec crèche vivante demande une préparation plus précise qu’un simple marché de stands. Il faut coordonner les horaires, les exposants, les animaux, les bénévoles, les installations électriques et l’accueil du public. Cette checklist de 77 tâches et 77 fournitures vous aide à avancer dans le bon ordre, des autorisations jusqu’au rangement. Elle permet aussi de repérer les oublis fréquents : monnaie, câbles, gobelets, soins animaliers et plan d’urgence.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
Déterminer le site et l’agencement du terrain
3 personnes
Déposer les autorisations et déclarations
Réserver les stands et les tentes
Réserver la crèche et les animaux
Contacter les fournisseurs pour le marché
2 personnes
Confirmer les participants au marché
2 personnes
Envoyer les invitations
2 personnes
Publier l'événement en ligne
Traiter les inscriptions
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Publier les informations sur l’itinéraire et le stationnement
Planifier des bénévoles pour les stands du marché
2 personnes
Planifier les bénévoles pour le bar
2 personnes
Planifier les soigneurs animaliers
Établir le plan de premiers secours et d’urgence
2 personnes
Déterminer les points d'alimentation et le chemin des câbles
2 personnes
Fixer le programme et les spectacles
2 personnes
Sélectionner les chants de Noël et la musique
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Gérer l'argent liquide et la monnaie
2 personnes
Tester les terminaux de paiement
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Faire les courses
3 personnes
Trier les décorations de Noël
2 personnes
Vérifier les tentes de fête et les stands
3 personnes
Préparer les enclos des animaux
3 personnes
Préparer les stocks et le matériel de caisse
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
Dégager le site
4 personnes
Monter les tentes de réception
6 personnes
Installer les stands du marché
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Aménager la crèche
4 personnes
Installer des barrières autour de la crèche
3 personnes
Installer l'éclairage
4 personnes
Fixer les câbles avec du ruban adhésif en toute sécurité
2 personnes
Suspendre la décoration
4 personnes
Brancher l'installation de musique
2 personnes
Aménager la caisse et le point de paiement
2 personnes
Préparer la vaisselle et le point de distribution
3 personnes
Installer les panneaux et la signalisation
2 personnes
Vérifier et réapprovisionner les toilettes
2 personnes
Laisser les animaux s'habituer au logement
2 personnes
Effectuer la ronde de sécurité
2 personnes

Événement

Accueillir les participants du marché
3 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Rassembler la vaisselle
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Surveiller la crèche
2 personnes
Donner de l’eau et de la nourriture aux animaux
2 personnes
Accorder des pauses aux animaux
2 personnes
Présenter le récit de Noël
3 personnes
Accompagner les chants de Noël
3 personnes
Animer la ronde des lumières
4 personnes
Fermer les stands du marché
3 personnes
Amener les animaux au reposoir
3 personnes
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

Clôturer la caisse
2 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Nettoyer le site
5 personnes
Éteindre l’éclairage
2 personnes
Retirer la décoration
4 personnes
Démonter les tentes et les stands
6 personnes
Ramener le mobilier
4 personnes
Démonter la crèche
4 personnes
Ranger le matériel propre et sec
3 personnes
Rendre les articles empruntés
2 personnes
Traiter les stocks restants
2 personnes
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tablesqté 12
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Barrière de la crècheqté 8
Paravent de logeqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Louchesqté 12
Thermosqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 3
Glacièresqté 6
Terminaux de paiementqté 3
Caissesqté 2
Enceintesqté 2
Table de mixage
Microphonesqté 3
Rallongesqté 8
Enrouleursqté 4
Multiprisesqté 8
Lampes de pocheqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Saladiersqté 6
Casseroles à soupeqté 4
Plateaux de serviceqté 12
Verres doseursqté 4
Gants de cuisineqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de Noël artificiellesqté 30
Chemins de table en tissuqté 18
Balles de pailleqté 12
Mangeoire en bois

Éclairage

Guirlandes LEDqté 20
Lanternes LEDqté 20
Lumières à batterieqté 30
Passe-câblesqté 10

Sécurité

Extincteursqté 4
Trousses de premiers secoursqté 2
Barrières de sécuritéqté 12
Tapis antidérapantsqté 12
Gilets de sécuritéqté 12
Lampes de pocheqté 6

Soins aux animaux

Bacs à boissonsqté 4
Gamellesqté 4
Filets à foinqté 3
Seaux d'eauqté 4
Caisses de transport pour animauxqté 3
Pelles en boisqté 2
Bottes en caoutchoucqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Conteneurs à déchetsqté 4
Seauxqté 6
Balaisqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Chiffons de nettoyageqté 30
Brosses à vaisselleqté 6
Distributeurs de savon pour les mainsqté 8
Distributeurs de serviettes en papierqté 6

Communication

Talkies-walkiesqté 8
Badges nominatifsqté 40
Presse-papiersqté 8
Stylosqté 20
Signalisation du marché de Noëlqté 20
Listes de prixqté 20

Catering

Courses

Conseils

Déposez les autorisations et déclarations au moins 6 à 8 semaines avant l’ouverture. Prévoyez dans le même dossier le plan du terrain, l’emplacement de la crèche, les tentes, les accès et les issues de secours.
Confirmez les exposants, les stands et les besoins alimentaires 3 à 4 semaines avant le marché. Demandez aussi les horaires d’arrivée et les besoins en tables, chaises ou alimentation électrique.
Pour la crèche, réservez les animaux et les soigneurs plusieurs semaines à l’avance. Installez une barrière autour de l’espace animalier et prévoyez un paravent pour les changements ou les pauses des intervenants.
Testez les terminaux de paiement, les caisses et la monnaie au plus tard la veille. Pour chaque point de vente, préparez une caisse et une réserve de petite monnaie séparées afin d’éviter les files d’attente.
Faites un contrôle du terrain le matin même : chemin des câbles, rallonges, éclairage, enceintes, thermos, machines à café et bains-marie. Vérifiez également les prévisions météo et adaptez les tentes, les vêtements des bénévoles et la protection du matériel.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël avec crèche vivante ?: Prévoyez au minimum 8 semaines, et plutôt 3 mois si l’événement accueille plusieurs stands ou des animaux. Les autorisations, les tentes, la crèche et les bénévoles sont les éléments qui prennent le plus de temps.
Quand réserver les animaux pour une crèche vivante ?: Réservez-les idéalement 6 à 8 semaines avant la date prévue. Confirmez ensuite les horaires de présence, les soins, l’accès au site et la personne responsable au moins 7 jours avant l’événement.
Combien de bénévoles faut-il prévoir pour un marché de Noël ?: Prévoyez au moins une personne par stand, deux personnes au bar par service et un soigneur dédié aux animaux pendant toute leur présence. Ajoutez 2 à 3 personnes pour l’accueil, les imprévus et les changements de service.
Quand préparer le matériel et les achats du marché de Noël ?: Faites l’inventaire du matériel 10 à 14 jours avant, puis achetez les consommables dans les 3 jours précédant l’événement. Les boissons chaudes, la monnaie, les gobelets, les piles et les rallonges sont souvent oubliés ou achetés trop tard.

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