Organiser un marché de Noël au domaine, étape par étape

Un marché de Noël au domaine demande une préparation coordonnée : le lieu, les exposants, les autorisations et les horaires doivent être verrouillés avant de communiquer au public. Commence par dessiner les zones du site, puis avance vers les réservations, les inscriptions et la logistique. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, les livraisons, le stationnement et le matériel de service. Prévois aussi un planning précis pour les bénévoles et un plan de circulation compréhensible.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires d'ouverture
2 personnes
2
Définir l’emplacement et les zones du site
2 personnes
3
Faire les réservations
4
Gérer les autorisations et les déclarations
5
Vérifier l’assurance
6
Contacter les exposants
2 personnes
7
Enregistrer les exposants
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier l’événement en ligne
10
Traiter les inscriptions
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Confirmer les fournisseurs
13
Créer le programme et le plan
2 personnes
14
Établir le plan de circulation et de stationnement
2 personnes
15
Recruter des bénévoles
16
Établir le planning des bénévoles
17
Convenir des horaires de livraison
18
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
19
Tester l’éclairage
2 personnes
20
Créer la décoration et la signalétique
3 personnes
21
Vérifier la liste des courses
2 personnes
22
Faire les courses pour les produits non périssables
2 personnes
23
Commander des produits frais
24
Rassembler le matériel
3 personnes
25
Marquer l’agencement des stands
3 personnes
26
Vérifier le terrain et les chemins
2 personnes
27
Installer la décoration de Noël
3 personnes
28
Réceptionner les produits frais
2 personnes
29
Monter les stands
6 personnes
30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
31
Installer l’alimentation et les câbles
3 personnes
32
Installer l'éclairage
4 personnes
33
Suspendre la décoration
4 personnes
34
Installer la signalisation
2 personnes
35
Mettre en place la caisse et le point d'information
2 personnes
36
Préparer le service traiteur
5 personnes
37
Préparer des boissons chaudes
3 personnes
38
Préparer les en-cas
4 personnes
39
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes

Événement

41
Réceptionner les supports de stand
2 personnes
42
Guider les exposants jusqu’à leur emplacement
2 personnes
43
Effectuer le contrôle d’ouverture
3 personnes
44
Accueillir les visiteurs
3 personnes
45
Tenir le point d'information
2 personnes
46
Tenir la caisse
2 personnes
47
Servir des amuse-bouches
4 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Servir les boissons froides
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Réapprovisionner les en-cas
2 personnes
52
Collecter la vaisselle
2 personnes
53
Vider les poubelles
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
2 personnes
55
Vérifier les allées et les places assises
2 personnes
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Vérifier l'éclairage en cours de route
2 personnes
58
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

59
Clôturer la caisse
2 personnes
60
Démonter les stands
6 personnes
61
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
62
Retirer l'éclairage
3 personnes
63
Retirer la décoration
3 personnes
64
Rassembler les déchets
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Nettoyer la cuisine
3 personnes
67
Nettoyer le site
4 personnes
68
Nettoyer les toilettes
2 personnes
69
Inventorier le matériel
2 personnes
70
Restituer le matériel emprunté
2 personnes
71
Ranger les courses non utilisées
2 personnes
72
Enregistrer les objets trouvés
73
Informer les stands du règlement
74
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 14
Tables de bièreqté 8
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 8
Tentes de réceptionqté 4
Tabouretsqté 16
Portants à vêtementsqté 6
Porte-manteauxqté 4
Porte-parapluiesqté 4

Vaisselle

Tasses à caféqté 180
Verresqté 220
Tassesqté 180
Assiettes de dînerqté 180
Assiettes à dessertqté 180
Couteauxqté 180
Fourchettesqté 180
Cuillèresqté 180
Cuillères de serviceqté 12
Petits bolsqté 30

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Marmites à soupeqté 2
Réfrigérateursqté 2
Glacièresqté 4
Brûleurs à gazqté 2
Extincteursqté 4
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Terminaux de paiementqté 2
Talkies-walkiesqté 8
Lampes de pocheqté 6
Trousses de premiers secoursqté 2
Boîtes à outilsqté 2
Attaches-câblesqté 200
Passages de câblesqté 12

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lanternes LEDqté 20
Lampes d'extérieurqté 8
Piles de rechangeqté 40

Décoration

Sapins de Noëlqté 6
Boules de Noëlqté 120
Couronnes de Noëlqté 8
Branches de sapinqté 20
Étoiles de Noëlqté 12
Chemins de tableqté 20
Porte-serviettes de Noëlqté 20
Lanternes d’ambianceqté 16
Panneaux en ardoiseqté 12
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de directionqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 4
Saladiersqté 6
Plateaux de serviceqté 20
Plats de service avec couvercleqté 10
Thermosqté 8
Tire-bouchonsqté 6
Verres doseursqté 4
Pinces de cuisineqté 8
Gants de cuisineqté 6
Plateaux en aluminiumqté 30

Nettoyage

Seaux de nettoyageqté 6
Serpillièresqté 6
Balaisqté 6
Balayette et pelleqté 4
Raclettes de solqté 3
Gants de nettoyageqté 12
Conteneurs à déchetsqté 8
Brosses de toilettesqté 4
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Distributeurs de papierqté 6

Catering

Courses

Conseils

Bloque la date, les horaires d’ouverture et les créneaux de livraison avant d’inviter les exposants. Garde au moins une heure avant l’ouverture pour installer les stands et tester l’éclairage.
Dessine le plan du domaine avec les stands, les tentes, les zones de restauration, les toilettes, le stationnement et les accès de secours. Repère les passages assez larges pour les livraisons et l’évacuation.
Demande les besoins électriques et alimentaires de chaque exposant dès l’inscription. Vérifie ensuite les points d’alimentation, les rallonges et les multiprises avant le jour du marché, plutôt que le matin même.
Prévois un responsable pour les boissons chaudes et un autre pour la restauration. Les machines à café, bouilloires, bains-marie et marmites à soupe doivent être installés sur des surfaces stables, avec des extincteurs à proximité des brûleurs à gaz.
Fais valider le planning des bénévoles au moins 7 jours avant l’événement. Prévois des relais de 2 à 3 heures, notamment pour l’accueil, le stationnement, les exposants, le réassort et le rangement.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël au domaine ?: Commence idéalement 3 à 4 mois avant l’ouverture. La date, le lieu, les autorisations, l’assurance et les premiers contacts avec les exposants doivent être traités en priorité.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévois au moins 3 heures pour installer les stands, les tables, les tentes, la signalétique, l’éclairage et les zones de restauration. Ajoute 30 à 60 minutes pour les tests électriques et les derniers contrôles.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme les exposants 4 à 6 semaines avant l’événement. À ce moment-là, récupère aussi leurs horaires d’arrivée, leurs besoins électriques, leurs besoins alimentaires et les informations nécessaires au plan des stands.
Combien de bénévoles faut-il pour un marché de Noël au domaine ?: Pour un marché de taille moyenne, prévois au moins 1 bénévole pour l’accueil, 1 pour le stationnement, 1 pour la coordination des exposants et 2 pour la restauration par créneau de 2 à 3 heures. Augmente l’équipe si plusieurs zones sont éloignées.

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