Organiser un marché de Noël au Beursgebouw, étape par étape

Un marché de Noël au Beursgebouw se prépare d’abord sur plan, puis sur le terrain. Commencez par bloquer la date, les horaires et le hall avant de contacter les fournisseurs ou les exposants. Ensuite, dessinez l’implantation des stands, recueillez les besoins alimentaires et répartissez les bénévoles. Les derniers jours servent surtout à confirmer les réservations, organiser les livraisons et préparer la caisse, les boissons et le montage.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires
2 personnes
2
Réserver le hall d'exposition
3
Créer le plan du marché
2 personnes
4
Répartir les stands du marché
2 personnes
5
Contacter les fournisseurs
2 personnes
6
Inscrire les exposants
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les réservations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Publier les informations aux visiteurs
12
Répartir les bénévoles
2 personnes
13
Planifier les livraisons
14
Vérifier la liste des courses
2 personnes
15
Faire les courses
3 personnes
16
Informer les exposants
17
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
18
Trier les bons de consommation
2 personnes
19
Étiqueter les stocks
2 personnes
20
Préparer les en-cas
4 personnes
21
Mettre les boissons au frais
2 personnes
22
Installer les sapins de Noël
3 personnes
23
Monter les stands de marché
6 personnes
24
Installer les tables et les chaises
4 personnes
25
Installer des tables hautes
3 personnes
26
Suspendre la décoration
4 personnes
27
Installer l'éclairage
3 personnes
28
Tester le système de sonorisation
2 personnes
29
Préparer la musique de Noël
30
Vérifier les toilettes
2 personnes
31
Installer les flèches et les panneaux
2 personnes
32
Contrôler les extincteurs
33
Préparer le matériel de premiers secours
34
Réceptionner les supports de stand
3 personnes
35
Attribuer les emplacements des stands
3 personnes
36
Faire monter les stands
6 personnes
37
Aménager le comptoir d’entrée
2 personnes
38
Aménager le comptoir traiteur
4 personnes
39
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les portes
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Tenir l'entrée
2 personnes
43
Traiter les bons et les paiements
3 personnes
44
Servir des amuse-bouches
4 personnes
45
Servir des boissons chaudes
3 personnes
46
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
47
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
48
Vider les poubelles
2 personnes
49
Dégager les tables
2 personnes
50
Faire la vaisselle
2 personnes
51
Vérifier les toilettes
52
Fournir les informations aux visiteurs
2 personnes
53
Diffuser de la musique de Noël
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
3 personnes

Suivi

56
Clôturer la caisse
2 personnes
57
Ranger le stock de restauration
4 personnes
58
Faire démonter les stands
6 personnes
59
Démonter les stands du marché
6 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Retirer la décoration
4 personnes
62
Démonter l’éclairage
3 personnes
63
Rassembler les déchets
4 personnes
64
Nettoyer la vaisselle et la cuisine
3 personnes
65
Nettoyer les sols
3 personnes
66
Nettoyer les toilettes
2 personnes
67
Rassembler le matériel emprunté
2 personnes
68
Retourner les matériels
3 personnes
69
Ranger les stocks restants
2 personnes
70
Remettre le lieu en état
2 personnes
71
Enregistrer les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 24
Tables pliantesqté 12
Tables bistrotqté 18
Chaisesqté 120
Tables hautesqté 12
Tabouretsqté 24
Porte-manteauxqté 4

Vaisselle

Assiettesqté 150
Petits bolsqté 100
Tassesqté 150
Verresqté 150
Cuillères à caféqté 100
Fourchettesqté 150
Couteauxqté 150
Serviettesqté 500

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 4
Réfrigérateursqté 3
Glacièresqté 6
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 12
Haut-parleursqté 2
Microphone
Caissesqté 3
Terminaux de paiementqté 3
Pieds de sapin de Noëlqté 4

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 200
Guirlandes de Noëlqté 20
Couronnes de Noëlqté 8
Personnages de Noëlqté 12
Nappesqté 30
Draps de standqté 24
Panneaux directionnelsqté 12

Éclairage

Guirlandes LEDqté 24
Lampes LEDqté 20
Projecteurs lumineuxqté 4
Pilesqté 48

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chef et couteaux à painqté 8
Pinces de serviceqté 8
Louchesqté 6
Ciseauxqté 6
Verres doseursqté 4
Bacs de stockageqté 20
Thermosqté 8
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4
Plaques de cuissonqté 6

Nettoyage

Poubellesqté 12
Aspirateursqté 2
Serpillièresqté 4
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2

Catering

Courses

Conseils

Dessinez le plan du marché avant d’inscrire les exposants. Prévoyez les passages, les tables hautes, les chaises, les porte-manteaux et un espace distinct pour les caisses et les terminaux de paiement.
Fixez une date limite d’inscription au moins 3 semaines avant l’ouverture. Vous aurez ainsi le temps de traiter les demandes, de confirmer les réservations et d’adapter la répartition des stands.
Demandez les besoins alimentaires et électriques dès l’inscription. Les machines à café, bouilloires, bains-marie, réfrigérateurs et rallonges ne doivent pas être découverts le jour du montage.
Planifiez les livraisons sur des créneaux précis, idéalement dans les 48 heures précédant l’événement. Étiquetez les stocks et préparez séparément les boissons, les en-cas et les articles de vaisselle.
Consacrez le début de la journée au montage des stands, des tables, des chaises et des sapins. Gardez ensuite au moins 60 minutes pour tester le microphone, les haut-parleurs, les caisses et les boissons mises au frais.

Questions fréquentes

Quand faut-il réserver le hall pour un marché de Noël au Beursgebouw ?: Réservez le hall dès que la date et les horaires sont définis, idéalement plusieurs mois à l’avance. Sans réservation confirmée, il est risqué d’engager les fournisseurs ou d’envoyer les invitations.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 8 à 10 semaines avant le marché et clôturez-les au moins 3 semaines avant. Ce délai permet de traiter les inscriptions, répartir les stands et confirmer les besoins alimentaires.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au minimum une demi-journée pour monter les stands, installer les tables et chaises, décorer avec les sapins et brancher le matériel. Ajoutez 60 minutes avant l’ouverture pour les tests et les derniers contrôles.
Quand préparer la caisse et la monnaie ?: Préparez la caisse, la monnaie et les terminaux de paiement la veille ou le matin même, après avoir vérifié les réservations. Faites un contrôle final environ 30 minutes avant l’arrivée des visiteurs.

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