Organiser un marché de Noël artisanal, étape par étape

Un marché de Noël artisanal se prépare d’abord avec les exposants, puis avec le plan des stands et les besoins techniques. Commencez par fixer la date et les horaires, réservez les emplacements et envoyez un formulaire d’inscription complet. Vous pourrez ensuite répartir les artisans, dimensionner le service de restauration et organiser l’installation. Les oublis les plus fréquents concernent l’alimentation électrique, la circulation entre les stands et les informations transmises aux vendeurs.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et les horaires du marché
2 personnes
2
Réserver les emplacements des stands
2 personnes
3
Contacter les artisans vendeurs
2 personnes
4
Créer le formulaire d'inscription pour les vendeurs
5
Concevoir les invitations
6
Envoyer les invitations
2 personnes
7
Publier l'annonce en ligne
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Répartir les vendeurs
2 personnes
11
Confirmer les exposants
2 personnes
12
Calculer les quantités de catering
2 personnes
13
Réserver les décorations de Noël
14
Réserver des tentes et des stands
15
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
16
Créer le plan du marché
2 personnes
17
Définir les itinéraires de circulation et de passage
2 personnes
18
Préparer les étiquettes de prix
2 personnes
19
Imprimer les menus
20
Imprimer la signalisation
21
Planifier les bénévoles
2 personnes
22
Envoyer les informations aux vendeurs
23
Vérifier la caisse et les moyens de paiement
2 personnes
24
Acheter des produits longue conservation
2 personnes
25
Vérifier la décoration
2 personnes
26
Créer des numéros de table
27
Préparer les panneaux de direction
28
Nettoyer les réfrigérateurs et les glacières
2 personnes
29
Trier les décorations de Noël
2 personnes
30
Faire les courses pour les produits frais
2 personnes
31
Préparer les en-cas
3 personnes
32
Mettre les boissons au frais
2 personnes
33
Installer les sapins de Noël
3 personnes
34
Monter les stands et les tentes
6 personnes
35
Installer les tables et les chaises
4 personnes
36
Brancher l'électricité et les câbles
2 personnes
37
Installer les lumières de Noël
4 personnes
38
Suspendre la décoration
3 personnes
39
Installer les numéros de stand
2 personnes
40
Installer la signalisation
2 personnes
41
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
42
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
43
Accueillir les exposants
3 personnes
44
Préparer les stands pour la vente
6 personnes
45
Vérifier les toilettes

Événement

46
Accueillir et informer les visiteurs
2 personnes
47
Servir le service traiteur
4 personnes
48
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
49
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
50
Préparer le café et le thé
2 personnes
51
Gérer la caisse
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres et dégagées
2 personnes
54
Vérifier l'éclairage
55
Vérifier les stocks
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Accompagner les derniers visiteurs à la sortie
2 personnes

Suivi

58
Clôturer la caisse
2 personnes
59
Ranger le service traiteur
4 personnes
60
Rassembler les déchets
3 personnes
61
Faire la vaisselle
3 personnes
62
Nettoyer le lieu
4 personnes
63
Démonter les stands et les tentes
6 personnes
64
Retirer l’éclairage et la décoration
4 personnes
65
Ramener le mobilier
3 personnes
66
Inventorier le matériel
2 personnes
67
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tables hautesqté 8
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 48
Sapins de Noëlqté 4
Pieds de sapin de Noëlqté 4

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Tasses à caféqté 120
Plateauxqté 120
Assiettesqté 180
Fourchettesqté 180
Couteauxqté 120
Cuillèresqté 120
Cuillères de serviceqté 12

Cuisine

Glacièresqté 4
Thermosqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Ciseauxqté 6
Saladiersqté 6
Petits bolsqté 24
Plateaux de serviceqté 12

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Grills de contactqté 2
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 12
Tiroirs-caissesqté 2
Terminaux de paiementqté 2

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes d'extérieurqté 8
Bougies LEDqté 36

Décoration

Boules de Noëlqté 120
Guirlandes de Noëlqté 10
Couronnes de Noëlqté 6
Nappesqté 16
Étiquettes de prixqté 100
Cartes de menuqté 12
Numéros des standsqté 12
Panneaux de directionqté 10
Panneaux indicateursqté 12
Poteaux de balisageqté 12
Ruban de balisageqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Sets de balaiqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Gants de nettoyageqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date, les horaires et la capacité d’accueil avant de contacter les artisans. Réservez les stands, tentes et tables dès que le lieu est confirmé, car ces éléments conditionnent le plan du marché.
Demandez dans le formulaire si chaque exposant a besoin d’électricité, d’une table, d’une chaise ou d’un espace particulier. Regroupez ensuite les vendeurs par activité et vérifiez chaque besoin avant la confirmation finale.
Dessinez le plan avant d’imprimer la signalétique : prévoyez des passages dégagés, un itinéraire d’entrée et de sortie, ainsi qu’un accès pratique aux points d’alimentation. Les rallonges, multiprises et goulottes de câbles doivent être vérifiées avec le plan.
Calculez le catering après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Prévoyez les équipements de service, les thermos, les glacières et le maintien au chaud en fonction des quantités prévues, plutôt qu’au dernier moment.
Envoyez aux exposants un récapitulatif au moins 7 jours avant l’ouverture avec les horaires d’arrivée, leur emplacement, les règles de circulation et les moyens de paiement acceptés. Gardez une copie du plan et la liste des bénévoles pour l’installation.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël artisanal ?: Commencez au moins 8 à 12 semaines avant l’événement. Les emplacements, les tentes et les artisans doivent être confirmés avant de finaliser le plan, la restauration et la signalétique.
Combien de temps faut-il laisser aux artisans pour s’inscrire ?: Prévoyez une période d’inscription de 3 à 4 semaines. Fixez ensuite une date limite de confirmation afin de pouvoir répartir les stands et commander le matériel sans attendre les dernières réponses.
Que faut-il vérifier pour l’électricité d’un marché de Noël ?: Vérifiez les points d’alimentation avant de dessiner le plan, puis recensez les besoins de chaque vendeur. Prévoyez les rallonges, multiprises et goulottes de câbles au moins 7 jours avant l’installation.
Quand envoyer les informations pratiques aux exposants ?: Envoyez-les au minimum 7 jours avant le marché, puis rappelez les horaires d’arrivée 24 à 48 heures avant. Indiquez l’emplacement, l’accès, le stationnement éventuel et les règles de paiement.

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