Handwerklichen Weihnachtsmarkt Schritt für Schritt organisieren

Ein handwerklicher Weihnachtsmarkt steht und fällt mit einer klaren Reihenfolge: Erst legst du Datum, Öffnungszeiten und Standplätze fest, dann gewinnst du passende Verkäufer und bestätigst ihre Anmeldung. Danach folgen Marktplan, Strom, Zelte, Beleuchtung, Verpflegung und Helfer. Plane nicht nur Verkaufsstände, sondern auch Laufwege, Kasse, Beschilderung und wetterfeste Lösungen ein. Besonders oft werden Stromanschlüsse, genaue Verkäuferinformationen und ausreichend Heißgetränke zu spät geklärt.

Dieses Event kostenlos mit Lizzt organisieren

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Marktdatum und -zeiten festlegen
2 Personen
2
Standplätze reservieren
2 Personen
3
Handwerksverkäufer kontaktieren
2 Personen
4
Anmeldeformular für Verkäufer erstellen
5
Einladungen gestalten
6
Einladungen verschicken
2 Personen
7
Online-Ankündigung veröffentlichen
8
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
9
Ernährungswünsche erfassen
10
Verkäuferaufstellung erstellen
2 Personen
11
Standbetreiber bestätigen
2 Personen
12
Cateringmengen berechnen
2 Personen
13
Weihnachtsbeleuchtung reservieren
14
Zelte und Stände reservieren
15
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
16
Marktplan erstellen
2 Personen
17
Verkehrs- und Laufwege festlegen
2 Personen
18
Preisschilder vorbereiten
2 Personen
19
Menükarten drucken
20
Beschilderung drucken
21
Freiwillige einplanen
2 Personen
22
Verkäuferinformationen versenden
23
Kasse und Zahlungsmittel prüfen
2 Personen
24
Vorrat an haltbaren Produkten kaufen
2 Personen
25
Dekoration überprüfen
2 Personen
26
Tischnummern erstellen
27
Routenschilder vorbereiten
28
Kühlschränke und Kühlboxen reinigen
2 Personen
29
Weihnachtsdekoration sortieren
2 Personen
30
Einkäufe für Frischwaren erledigen
2 Personen
31
Snacks vorbereiten
3 Personen
32
Getränke kalt stellen
2 Personen
33
Weihnachtsbäume aufstellen
3 Personen
34
Stände und Zelte aufbauen
6 Personen
35
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
36
Strom und Kabel anschließen
2 Personen
37
Weihnachtsbeleuchtung aufhängen
4 Personen
38
Dekoration aufhängen
3 Personen
39
Standnummern anbringen
2 Personen
40
Beschilderung anbringen
2 Personen
41
Cateringbuffet einrichten
3 Personen
42
Kasse und Wechselgeld vorbereiten
2 Personen
43
Aussteller empfangen
3 Personen
44
Stände verkaufsbereit machen
6 Personen
45
Toiletten kontrollieren

Event

46
Begrüßen und Besucher informieren
2 Personen
47
Catering ausgeben
4 Personen
48
Getränke nachfüllen
2 Personen
49
Snacks auffüllen
2 Personen
50
Kaffee und Tee bereitstellen
2 Personen
51
Kasse betreuen
2 Personen
52
Mülleimer leeren
2 Personen
53
Tische sauber und frei halten
2 Personen
54
Beleuchtung kontrollieren
55
Bestand prüfen
56
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
57
Letzte Besucher verabschieden
2 Personen

Nachbereitung

58
Kasse abschließen
2 Personen
59
Catering aufräumen
4 Personen
60
Abfall sammeln
3 Personen
61
Geschirr abwaschen
3 Personen
62
Location reinigen
4 Personen
63
Stände und Zelte abbauen
6 Personen
64
Beleuchtung und Dekoration entfernen
4 Personen
65
Möbel zurückbringen
3 Personen
66
Materialien inventarisieren
2 Personen
67
Gemietete Materialien zurückgeben
2 Personen

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

MarktständeAnz. 12
PartyzelteAnz. 4
StehtischeAnz. 8
BiertischeAnz. 10
KlappstühleAnz. 48
WeihnachtsbäumeAnz. 4
ChristbaumständerAnz. 4

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
KaffeetassenAnz. 120
ServierplattenAnz. 120
TellerAnz. 180
GabelnAnz. 180
MesserAnz. 120
LöffelAnz. 120
ServierlöffelAnz. 12

Küche

KühlboxenAnz. 4
ThermoskannenAnz. 8
WarmhaltebehälterAnz. 4
SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 4
ScherenAnz. 6
RührschüsselnAnz. 6
SchälchenAnz. 24
ServiertablettsAnz. 12

Ausstattung

KaffeemaschinenAnz. 3
WasserkocherAnz. 3
KontaktgrillsAnz. 2
VerlängerungskabelAnz. 8
VerlängerungskabelAnz. 8
KabelkanäleAnz. 12
KassenladeAnz. 2
KartenlesegeräteAnz. 2

Beleuchtung

LichterkettenAnz. 12
AußenlampenAnz. 8
LED-KerzenAnz. 36

Dekoration

WeihnachtskugelnAnz. 120
WeihnachtsgirlandenAnz. 10
WeihnachtskränzeAnz. 6
TischdeckenAnz. 16
PreisschilderAnz. 100
SpeisekartenAnz. 12
StandnummernAnz. 12
WegweiserAnz. 10
WegweiserAnz. 12
AbsperrpfostenAnz. 12
AbsperrbandAnz. 4

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 10
BesensetsAnz. 4
WischmopsAnz. 4
EimerAnz. 4
ReinigungshandschuheAnz. 12

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege Datum und Öffnungszeiten zuerst fest und reserviere Standplätze, Zelte und Weihnachtsbeleuchtung, bevor du Verkäufer einlädst. So kannst du die verfügbare Fläche verbindlich angeben.
Schicke Verkäufern spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt alle wichtigen Informationen: Ankunftszeit, Standgröße, Zufahrt, Stromregelung und Zahlungsablauf.
Erstelle den Marktplan, sobald die Anmeldungen weitgehend feststehen. Markiere Verkaufsstände, Verkehrswege, Essensbereich, Kasse und Stromanschlüsse; breite Kabel müssen durch Kabelkanäle gesichert werden.
Berechne die Verpflegung getrennt nach Marktstunden und erwarteten Gästen. Für das erste Veranstaltungsstunde kannst du etwa 2 bis 3 Getränke pro Person einplanen und für Kaffee Thermoskannen sowie Warmhaltebehälter rechtzeitig bereitstellen.
Plane Helfer in festen Zeitblöcken von 2 bis 3 Stunden ein. Eine Person für Kasse und Zahlungsmittel, eine für Nachschub und eine für Ordnung oder Besucherfragen verhindert, dass der Verkaufsbetrieb ins Stocken gerät.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen handwerklichen Weihnachtsmarkt organisieren?: Beginne mindestens 8 bis 12 Wochen vorher. Standplätze, Verkäufer, Zelte, Beleuchtung und Strom müssen zuerst geklärt werden; Drucksachen und Helferplanung folgen meist in den letzten 2 bis 3 Wochen.
Wie viele Verkäufer braucht ein handwerklicher Weihnachtsmarkt?: Das hängt von der Fläche und der Standgröße ab. Plane die Verkäufer erst nach dem Marktplan verbindlich ein und lasse mindestens 10 Prozent der Standplätze als Reserve für Absagen oder zusätzliche Angebote frei.
Wie viel Essen und Getränke braucht man für einen Weihnachtsmarkt?: Rechne für die erste Stunde mit etwa 2 bis 3 Getränken pro Person und passe die Gesamtmenge an die erwartete Besucherzahl und Marktdauer an. Haltbare Produkte solltest du spätestens 3 bis 5 Tage vorher einkaufen.
Wann sollte man den Verkäufern die letzten Informationen schicken?: Sende die vollständigen Verkäuferinformationen spätestens 2 bis 3 Wochen vor dem Markt. Eine kurze Erinnerung mit Ankunftszeit, Standplatz und Zufahrt ist zusätzlich 2 bis 3 Tage vorher sinnvoll.

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