Organiser un marché de Noël artisanal, étape par étape

Un marché de Noël artisanal se prépare d’abord sur plan, puis avec un calendrier précis pour les exposants, les achats et l’installation. Commencez par confirmer la date et le lieu avant de contacter les créateurs : la capacité, les accès et l’électricité déterminent le nombre de stands possible. Ensuite, centralisez les inscriptions, les besoins alimentaires et les informations pratiques. Les dernières heures servent surtout à contrôler les livraisons, monter les tentes et rendre chaque stand identifiable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
3
Établir la répartition des stands
2 personnes
4
Contacter les exposants
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Mettre à jour la liste des participants
7
Recueillir les besoins alimentaires
8
Envoyer les invitations
2 personnes
9
Publier la promotion en ligne
10
Accrocher les affiches
2 personnes
11
Faire les réservations
12
Informer les exposants
2 personnes
13
Imprimer le plan
14
Préparer les badges nominatifs
15
Créer les numéros de stand
16
Répartir les bénévoles
2 personnes
17
Préparer les points de paiement
2 personnes
18
Préparer l'argent liquide
2 personnes
19
Faire les courses
3 personnes
20
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
21
Récupérer les produits frais
2 personnes
22
Vérifier le lieu
2 personnes
23
Recevoir les livraisons
2 personnes
24
Décharger les stands
4 personnes
25
Monter les tentes de réception
4 personnes
26
Installer les tables
4 personnes
27
Installer les chaises
3 personnes
28
Brancher les points d’alimentation
2 personnes
29
Installer l'éclairage
3 personnes
30
Suspendre la décoration
3 personnes
31
Installer les numéros de stand
2 personnes
32
Accueillir les exposants
3 personnes
33
Indiquer les stands aux exposants
2 personnes
34
Exposer les produits artisanaux
6 personnes
35
Aménager le stand d’information
2 personnes
36
Installer les caisses
2 personnes
37
Mettre les boissons au frais
2 personnes
38
Préparer les en-cas
3 personnes
39
Préparer le point café
2 personnes
40
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
41
Vérifier les installations sanitaires
42
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes
43
Briefer les bénévoles
3 personnes
44
Préparer l'entrée
2 personnes

Événement

45
Accueillir les visiteurs
3 personnes
46
Fournir les informations
2 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Servir le café et le thé
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons chaudes
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Garder les tables propres
2 personnes
54
Vérifier les toilettes
55
Vérifier les stocks
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
58
Fermer les caisses
2 personnes
59
Faire le check-out des exposants
2 personnes

Suivi

60
Aider les exposants à décharger
4 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter l’éclairage
3 personnes
63
Démonter les tentes de fête
4 personnes
64
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
65
Faire la vaisselle
3 personnes
66
Ranger les produits réfrigérés
2 personnes
67
Rassembler les déchets
3 personnes
68
Nettoyer le lieu
4 personnes
69
Emballer le matériel
2 personnes
70
Inventorier le matériel
2 personnes
71
Rendre les articles empruntés
2 personnes
72
Ranger les provisions restantes
2 personnes
73
Mettre en sécurité la recette de la caisse
2 personnes
74
Rassembler les objets trouvés

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables pliantesqté 8
Tables de bièreqté 4
Chaises pliantesqté 40
Tabourets de barqté 6
Porte-manteauxqté 2
Portants à vêtementsqté 4
Chariots de transportqté 2

Éclairage

Guirlandes LEDqté 10
Lampes LEDqté 12
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 4
Étoiles de Noëlqté 10
Chemins de tableqté 12
Nappes en tissuqté 12
Draps de standqté 12
Panneaux en ardoiseqté 8
Personnages de Noëlqté 8

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 120
Verresqté 100
Assiettesqté 120
Petits bolsqté 60
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Cuillères à caféqté 80

Cuisine

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Bacs de maintien au chaudqté 4
Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Verres doseursqté 2
Saladiersqté 4
Glacièresqté 4
Bacs à glaçonsqté 4

Équipement

Distributeurs automatiquesqté 2
Tiroirs-caissesqté 2
Bacs de comptage d’argentqté 2
Talkies-walkiesqté 4
Mégaphones
Lampes de pocheqté 4
Diablesqté 2

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 3
Balais à mainqté 4
Brosses de nettoyageqté 4
Chiffons réutilisablesqté 20

Catering

Courses

Bureau

Badges nominatifsqté 40
Panneaux de numéro de standqté 12
Brochures d’informationqté 250
Plansqté 200
Flyers du programmeqté 250
Stylosqté 20
Marqueursqté 8
Marqueurs permanentsqté 12
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ruban de masquageqté 6
Ciseauxqté 8
Presse-papiersqté 6
Formulaires d'inscriptionqté 100
Formulaires de paiementqté 100
Braceletsqté 250
Enveloppes de caisseqté 30

Sécurité

Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 8
Lampes de pocheqté 4
Giletsqté 12
Gants de travailqté 12

Conseils

Bloquez la date et le lieu au moins 8 à 12 semaines avant l’ouverture. Vérifiez dès ce moment les horaires d’accès, les zones de déchargement et le nombre de prises disponibles.
Demandez aux exposants leurs besoins au moment de l’inscription : dimensions du stand, table, chaise, portant, électricité et éventuelles contraintes alimentaires. Fixez une date limite, idéalement 3 semaines avant le marché.
Dessinez l’aménagement avant d’attribuer les stands. Gardez des allées d’au moins 1,20 m et prévoyez un chemin clair entre l’entrée, les points de paiement, les sanitaires et les sorties.
Préparez les badges, les numéros de stand et le plan imprimé au plus tard la veille. Un exemplaire doit être remis à chaque exposant et plusieurs copies doivent rester visibles sur place.
Organisez l’installation en créneaux : réception des livraisons, déchargement, montage des tentes, éclairage et décoration. Prévoyez au moins 2 bénévoles avec un chariot pour déplacer le matériel et contrôlez chaque stand avant l’ouverture.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël artisanal ?: Prévoyez 8 à 12 semaines pour un marché de taille moyenne. Les inscriptions et les réservations doivent être lancées environ 6 semaines avant, tandis que le plan final et les informations aux exposants se terminent 2 à 3 semaines avant.
Quand contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les dès que la date, le lieu et le nombre approximatif de stands sont confirmés, idéalement 8 semaines avant. Fixez la clôture des inscriptions 3 à 4 semaines avant afin de garder du temps pour les relances et l’attribution des emplacements.
Combien de bénévoles faut-il prévoir le jour du marché ?: Prévoyez au minimum 1 bénévole pour 10 à 15 stands, avec au moins 2 personnes dédiées à l’installation et au déchargement. Ajoutez une personne référente pour les paiements et une autre pour répondre aux exposants pendant l’ouverture.
Quand préparer les paiements et l’argent liquide ?: Préparez les points de paiement et la monnaie la veille, puis vérifiez-les le matin avant l’arrivée du public. Comptez l’argent avec 2 personnes et conservez une réserve séparée pour éviter de manquer de petites coupures pendant les premières heures.

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