Cómo organizar un mercado navideño de manualidades

Empieza por cerrar la fecha y el lugar, y después diseña la distribución antes de invitar a los expositores. El orden de los puestos, las inscripciones y la información de montaje deben quedar resueltos con antelación. En los últimos días se concentran la compra, las entregas, los pagos y la preparación del espacio. Este plan te ayuda a llegar al día del mercado con responsables asignados y sin improvisar los detalles que suelen retrasar la apertura.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
3
Hacer la distribución de puestos
2 personas
4
Contactar con los expositores
2 personas
5
Gestionar inscripciones
2 personas
6
Actualizar la lista de participantes
7
Recoger preferencias dietéticas
8
Enviar invitaciones
2 personas
9
Publicar la promoción en línea
10
Colgar pósters
2 personas
11
Hacer reservas
12
Informar a los responsables de los stands
2 personas
13
Imprimir el plano
14
Preparar acreditaciones
15
Hacer números de puesto
16
Asignar voluntarios
2 personas
17
Preparar los puntos de pago
2 personas
18
Preparar efectivo
2 personas
19
Hacer la compra
3 personas
20
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
21
Recoger productos refrigerados
2 personas
22
Comprobar el lugar
2 personas
23
Recibir las entregas
2 personas
24
Descargar los puestos
4 personas
25
Montar las carpas
4 personas
26
Montar mesas
4 personas
27
Colocar las sillas
3 personas
28
Conectar los puntos de electricidad
2 personas
29
Colgar la iluminación
3 personas
30
Colgar la decoración
3 personas
31
Colocar los números de puesto
2 personas
32
Recibir a los expositores
3 personas
33
Indicar a los expositores sus puestos
2 personas
34
Exponer los productos de manualidades
6 personas
35
Montar la mesa de información
2 personas
36
Montar las cajas
2 personas
37
Enfriar las bebidas
2 personas
38
Preparar aperitivos
3 personas
39
Preparar el rincón del café
2 personas
40
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
41
Comprobar las instalaciones de aseo
42
Despejar la ruta de seguridad
2 personas
43
Dar briefing a los voluntarios
3 personas
44
Preparar la entrada
2 personas

Evento

45
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
46
Proporcionar información
2 personas
47
Atender la caja
2 personas
48
Servir café y té
3 personas
49
Reponer bebidas calientes
2 personas
50
Servir aperitivos
2 personas
51
Rellenar las bebidas
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Mantener las mesas limpias
2 personas
54
Comprobar los baños
55
Comprobar el inventario
56
Apoyar a los expositores
2 personas
57
Informar a los últimos visitantes
2 personas
58
Cerrar las cajas
2 personas
59
Registrar la salida de los expositores
2 personas

Seguimiento

60
Ayudar a descargar a los expositores
4 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar la iluminación
3 personas
63
Desmontar las carpas
4 personas
64
Recoger mesas y sillas
4 personas
65
Lavar la vajilla
3 personas
66
Guardar los productos refrigerados
2 personas
67
Recoger la basura
3 personas
68
Limpiar el lugar
4 personas
69
Empaquetar el material
2 personas
70
Inventariar materiales
2 personas
71
Devolver los objetos prestados
2 personas
72
Recoger las compras sobrantes
2 personas
73
Guardar de forma segura los ingresos de caja
2 personas
74
Recoger objetos perdidos

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas plegablescant. 8
Mesas de cervezacant. 4
Sillas plegablescant. 40
Taburetes de barcant. 6
Percheroscant. 2
Percheroscant. 4
Carros de transportecant. 2

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 10
Lámparas LEDcant. 12
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 12

Decoración

Árbol de Navidadcant. 2
Bolas de Navidadcant. 80
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 4
Flores de Pascuacant. 10
Manteles runnerscant. 12
Manteles de telacant. 12
Manteles para puestoscant. 12
Pizarrascant. 8
Figuras navideñascant. 8

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 120
Vasoscant. 100
Platoscant. 120
Cuencoscant. 60
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 12
Pinzas de servircant. 8
Cucharillas de cafécant. 80

Cocina

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Termoscant. 6
Ollas para sopacant. 2
Bandejas para mantener calientecant. 4
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Jarras medidorascant. 2
Cuencos para mezclarcant. 4
Neveras portátilescant. 4
Cubiterascant. 4

Equipo

Cajeros automáticoscant. 2
Cajas de la cajacant. 2
Bandejas para contar dinerocant. 2
Walkie-talkiescant. 4
Megáfonos
Linternas de manocant. 4
Carros de manocant. 2

Limpieza

Papeleracant. 12
Cubos de limpiezacant. 4
Fregonascant. 4
Sets de escobacant. 3
Recogedor y escobacant. 3
Escobas de manocant. 4
Cepillos de limpiezacant. 4
Paños reutilizablescant. 20

Catering

Compras

Oficina

Credencialescant. 40
Carteles con número de standcant. 12
Folletos informativoscant. 250
Planoscant. 200
Folletos del programacant. 250
Bolígrafoscant. 20
Rotuladores fosforescentescant. 8
Rotuladores permanentescant. 12
Rollos de cinta adhesivacant. 8
Cinta de pintorcant. 6
Tijerascant. 8
Portapapelescant. 6
Formularios de inscripcióncant. 100
Formularios de cobrocant. 100
Pulserascant. 250
Sobres para cajacant. 30

Seguridad

Extintorescant. 4
Alfombrillas antideslizantescant. 8
Linternascant. 4
Chalecoscant. 12
Guantes de trabajocant. 12

Consejos

Define primero la distribución general y numera cada puesto antes de confirmar participantes. Así puedes asignar mesas, carpas, sillas y percheros sin rehacer el plano cuando cambie una inscripción.
Contacta con los expositores con varias semanas de margen y pide sus preferencias dietéticas durante la inscripción. Envía después el número de puesto, el plano y las instrucciones de descarga en un único mensaje.
No dejes la promoción para la última semana: publica el mercado en línea y coloca los pósteres con suficiente antelación para que el público pueda reservar tiempo. Prepara también las acreditaciones y la lista actualizada de participantes.
Revisa el lugar antes del montaje y comprueba dónde pasarán los cables de las guirnaldas y lámparas LED. Usa alargadores, regletas y cubrecables sin bloquear los recorridos de visitantes ni las salidas.
Separa el montaje en entregas, descarga y colocación, y asigna voluntarios a cada fase. Prepara el efectivo y los puntos de pago antes de recibir al público, y deja vasos, tazas, platos, cuencos y cubiertos listos junto a las provisiones.

Preguntas frecuentes

¿Cuándo hay que contactar con los expositores de un mercado navideño?: Haz el primer contacto al menos 4 semanas antes del mercado y cierra las inscripciones con tiempo para preparar el plano. Envía a cada expositor su número de puesto y las instrucciones de descarga varios días antes del montaje.
¿Cuándo se debe preparar el plano de los puestos?: Prepara un primer plano en cuanto conozcas el lugar y actualízalo cuando se cierre la lista de participantes. Imprime la versión definitiva entre 1 y 3 días antes para repartirla a responsables y voluntarios.
¿Cuánto tiempo hace falta para montar un mercado navideño de manualidades?: Reserva como mínimo 3 horas para descargar los puestos, montar las carpas, colocar mesas y sillas, instalar la iluminación y señalizar los números. Añade tiempo extra si las entregas llegan por separado o el espacio tiene recorridos largos.
¿Qué hay que preparar el día antes del mercado navideño?: Deja listas las acreditaciones, los números de puesto, el plano, el efectivo, los puntos de pago y las provisiones no perecederas. Recoge los productos refrigerados lo más cerca posible de la apertura, normalmente el mismo día o la tarde anterior.

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