Handwerks-Weihnachtsmarkt organisieren: die richtige Reihenfolge

Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Tipps

• Lege die Standaufteilung fest, bevor du Zusagen verschickst. Nummerierte Stände und ein gedruckter Lageplan verhindern, dass mehrere Betreiber am Veranstaltungstag denselben Platz beanspruchen.
• Bearbeite Anmeldungen laufend und aktualisiere die Teilnehmerliste mindestens einmal pro Woche. Ernährungswünsche solltest du spätestens 10 Tage vor dem Markt gesammelt an die zuständige Person weitergeben.
• Plane für jeden Stand eine eigene Beschriftung ein und bereite Namensschilder vor. Kreidetafeln, Standtücher und Stofftischdecken sollten vor dem Aufbau nach Standnummern sortiert werden, statt am Veranstaltungstag gesucht zu werden.
• Prüfe Strom und Beleuchtung am Vortag mit den tatsächlichen Kabelwegen. Für LED-Lichterketten und LED-Lampen brauchst du passende Verlängerungskabel und Kabelmatten, damit keine Stolperstellen entstehen.
• Trenne Aufbau, Warenannahme und Kassenstart zeitlich. Lege haltbare Vorräte früher bereit, hole Kühlprodukte kurz vor dem Markt ab und stelle Bargeld erst bereit, wenn die Zahlungsstellen besetzt sind.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Handwerks-Weihnachtsmarkt organisieren?

Beginne etwa 12 bis 16 Wochen vorher mit Datum, Ort und Standaufteilung. Standbetreiber sollten möglichst 8 bis 10 Wochen vor dem Termin angesprochen werden, damit Zu- und Absagen noch bearbeitet werden können.

Wann sollte man die Standverteilung für einen Weihnachtsmarkt festlegen?

Erstelle einen ersten Lageplan, sobald die Fläche feststeht, und aktualisiere ihn nach jeder Anmeldephase. Spätestens 2 Wochen vor dem Markt sollten Standnummern, Plätze und Zufahrtswege endgültig feststehen.

Wie viele Helfer braucht ein Handwerks-Weihnachtsmarkt?

Plane mindestens eine Person für die Koordination, je eine Person pro Zahlungsstelle und zusätzlich zwei bis vier Helfer für Aufbau und Lieferungen ein. Bei vielen Marktständen sollte pro etwa 8 bis 10 Stände mindestens eine Ansprechperson verfügbar sein.

Wann kauft man Essen und Getränke für einen Weihnachtsmarkt ein?

Haltbare Vorräte kannst du 3 bis 5 Tage vorher bereitstellen. Kühlprodukte holst du idealerweise am Veranstaltungstag oder höchstens einen Tag vorher ab; rechne außerdem mindestens 60 Minuten für Sortieren und Verteilen ein.

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