Comment organiser un marché de Noël, étape par étape

Pour organiser un marché de Noël, commencez par bloquer la date et le lieu, puis construisez la liste des exposants avant de penser aux décorations. Les réservations de stands, les besoins alimentaires et le plan d’installation déterminent une grande partie du travail. Prévoyez ensuite les tentes, tables, éclairages et branchements, puis gardez les dernières heures pour l’installation et les contrôles. Ce qui est souvent oublié : transmettre les informations pratiques aux vendeurs et vérifier les prévisions météo assez tôt.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Faire les réservations pour les stands
3
Contacter les vendeurs et les participants
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Finaliser la liste des vendeurs
2 personnes
8
Élaborer l’aménagement du marché
2 personnes
9
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
10
Vérifier les prévisions météo
11
Envoyer les informations pratiques aux vendeurs
12
Faire les courses
3 personnes
13
Mettre les boissons au frais
2 personnes
14
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
15
Trier les décorations de Noël
2 personnes
16
Créer des badges nominatifs pour les vendeurs
17
Imprimer le plan et la signalétique
18
Installer les stands et les tentes
4 personnes
19
Installer les tables et les chaises
4 personnes
20
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
21
Installer l'éclairage
3 personnes
22
Accrocher les décorations de Noël
3 personnes
23
Accrocher les numéros de stand
2 personnes
24
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
25
Installer le point café et thé
2 personnes
26
Préparer les en-cas
4 personnes
27
Préparer les boissons chaudes
2 personnes
28
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
29
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
30
Réapprovisionner les toilettes
2 personnes
31
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

32
Accueil des vendeurs
3 personnes
33
Indiquer les stands aux vendeurs
2 personnes
34
Accueillir les visiteurs
3 personnes
35
Distribuer le programme et le plan
2 personnes
36
Servir le café et le thé
3 personnes
37
Servir du chocolat chaud
2 personnes
38
Servir des amuse-bouches
3 personnes
39
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
40
Garder le buffet et les tables propres
2 personnes
41
Vider les poubelles
2 personnes
42
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
43
Vérifier l'éclairage
44
Répondre aux questions des visiteurs
2 personnes
45
Dernier tour des stands
2 personnes
46
Accompagner le départ des vendeurs
3 personnes

Suivi

47
Clôturer le catering
3 personnes
48
Emballer les restes
2 personnes
49
Faire la vaisselle
3 personnes
50
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
51
Éteindre l’éclairage
2 personnes
52
Récupérer la décoration
3 personnes
53
Démonter les stands et les tentes
4 personnes
54
Collecter et évacuer les déchets
3 personnes
55
Nettoyer le lieu
3 personnes
56
Sécher et trier le matériel
2 personnes
57
Restituer le matériel emprunté
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 18
Chaisesqté 80
Tables hautesqté 6
Portants à vêtementsqté 6

Décoration

Sapin de Noëlqté 2
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 18
Badges nominatifsqté 20
Panneaux de plan du siteqté 4
Panneaux directionnelsqté 8

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 16
Lampes LEDqté 12
Rallonges électriquesqté 6
Multiprisesqté 8

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Thermosqté 6
Marmites à soupeqté 2
Glacièresqté 4
Bouteilles isothermesqté 4

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et de serviceqté 8
Louchesqté 8
Ciseauxqté 4
Bacs de conservationqté 12

Vaisselle

Tasses à caféqté 100
Verresqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Petits bolsqté 24

Nettoyage

Poubellesqté 8
Conteneurs à déchetsqté 4
Seaux de nettoyageqté 4
Serpillièresqté 4
Balais à main et pellesqté 3
Distributeurs de savon pour les mainsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Réservez le lieu, les stands et les tentes au moins 8 à 12 semaines avant le marché. Le nombre d’exposants détermine l’espace nécessaire, les tables, les chaises et les points électriques.
Finalisez la liste des vendeurs 3 à 4 semaines avant l’événement, après avoir traité les inscriptions et recueilli les besoins alimentaires. Envoyez ensuite à chacun le plan, l’horaire d’arrivée et les consignes d’accès.
Dessinez l’aménagement avant de louer ou déplacer le mobilier : prévoyez les allées, le comptoir traiteur, le point café-thé et un accès dégagé aux sorties. Imprimez le plan et les panneaux directionnels en plusieurs exemplaires.
Contrôlez l’électricité la veille : comptez les rallonges et multiprises par zone, éloignez les câbles des passages et testez l’éclairage avant l’arrivée du public. Les guirlandes lumineuses sont souvent installées trop tard pour repérer un branchement manquant.
Gardez les 2 dernières heures avant l’ouverture pour installer les stands, tables, chaises, décorations et badges. Mettez les boissons au frais, préparez les stocks non périssables et vérifiez la météo avant de confirmer l’installation extérieure.

Questions fréquentes

Quand commencer l’organisation d’un marché de Noël ?: Commencez idéalement 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les réservations du lieu, des stands et des tentes doivent être faites en premier, car elles conditionnent la capacité du marché.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévoyez au moins 3 à 4 heures pour installer les stands, tentes, tables, éclairages, signalétique et décorations. Ajoutez 30 minutes de contrôle avant l’ouverture pour tester les branchements et vérifier les circulations.
Quand faut-il confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Finalisez la liste des vendeurs 3 à 4 semaines avant l’événement. Ce délai permet de préparer les badges, le plan des stands et les informations pratiques, tout en tenant compte des besoins alimentaires.
Que faut-il prévoir pour le café et les boissons ?: Installez le point café-thé avec les machines à café, bouilloires, thermos et tasses avant l’arrivée du public. Mettez les boissons au frais la veille et préparez les glacières ou bouteilles isothermes au moins 2 heures avant l’ouverture.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.