Cómo organizar un mercado navideño sin perder el control
Organizar un mercado navideño requiere cerrar primero la fecha, el lugar y los participantes, y dejar el montaje para el final. La distribución de los puestos condiciona la electricidad, las carpas, las mesas y la circulación del público. También conviene recoger con antelación las preferencias dietéticas y enviar a cada vendedor la información práctica. El día anterior se preparan las bebidas, la decoración y los productos no perecederos; el día del mercado se montan los puestos, la iluminación y los puntos de café, té y catering.
El plan, paso a paso
Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.
Preparativos
- 1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
- 2
Hacer reservas para los puestos
- 3
Contactar a vendedores y participantes
2 personas
- 4
Enviar invitaciones
2 personas
- 5
Gestionar inscripciones
- 6
Recoger preferencias dietéticas
- 7
Cerrar la lista de vendedores
2 personas
- 8
Desarrollar la distribución del mercado
2 personas
- 9
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
- 10
Comprobar el pronóstico del tiempo
- 11
Enviar información práctica a los vendedores
- 12
Hacer la compra
3 personas
- 13
Enfriar las bebidas
2 personas
- 14
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
- 15
Clasificar decoración navideña
2 personas
- 16
Hacer las tarjetas con nombre para los vendedores
- 17
Imprimir plano y señalización
- 18
Montar puestos y carpas
4 personas
- 19
Colocar mesas y sillas
4 personas
- 20
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
- 21
Colgar la iluminación
3 personas
- 22
Colgar la decoración navideña
3 personas
- 23
Colgar los números de los puestos
2 personas
- 24
Montar el mostrador de catering
3 personas
- 25
Montar el punto de café y té
2 personas
- 26
Preparar aperitivos
4 personas
- 27
Preparar bebidas calientes
2 personas
- 28
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
- 29
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
- 30
Reabastecer los baños
2 personas
- 31
Realizar el control de seguridad
2 personas
Evento
- 32
Recibir a los vendedores
3 personas
- 33
Indicar a los vendedores sus puestos
2 personas
- 34
Dar la bienvenida a los visitantes
3 personas
- 35
Repartir el programa y el mapa
2 personas
- 36
Servir café y té
3 personas
- 37
Servir chocolate caliente
2 personas
- 38
Servir aperitivos
3 personas
- 39
Rellenar las bebidas
2 personas
- 40
Mantener limpio el bufé y las mesas
2 personas
- 41
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
- 42
Comprobar los baños periódicamente
- 43
Comprobar la iluminación
- 44
Responder a las preguntas de los visitantes
2 personas
- 45
Última ronda por los puestos
2 personas
- 46
Guiar la salida de los vendedores
3 personas
Seguimiento
- 47
Cerrar catering
3 personas
- 48
Empaquetar la comida sobrante
2 personas
- 49
Lavar la vajilla
3 personas
- 50
Recoger mesas y sillas
4 personas
- 51
Apagar la iluminación
2 personas
- 52
Retirar la decoración
3 personas
- 53
Desmontar los puestos y las carpas
4 personas
- 54
Recoger y retirar la basura
3 personas
- 55
Limpiar el lugar
3 personas
- 56
Secar y clasificar los materiales
2 personas
- 57
Devolver el material prestado
2 personas
Lo que necesitas
Agrupado como lo comprarías, con cantidades.
Mobiliario
- Puestos de mercadocant. 12
- Carpas de fiestacant. 4
- Mesascant. 18
- Sillascant. 80
- Mesas altascant. 6
- Percheroscant. 6
Decoración
- Árbol de Navidadcant. 2
- Bolas de Navidadcant. 100
- Guirnaldas de Navidadcant. 12
- Coronas navideñascant. 6
- Manteles runnerscant. 18
- Tarjetas de nombrecant. 20
- Paneles de mapacant. 4
- Señales de orientacióncant. 8
Iluminación
- Guirnaldas de lucescant. 16
- Lámparas LEDcant. 12
- Enrollacablescant. 6
- Regletascant. 8
Equipo
- Máquinas de cafécant. 3
- Teterascant. 3
- Jarras térmicascant. 6
- Ollas para sopacant. 2
- Neveras portátilescant. 4
- Botellas térmicascant. 4
Cocina
- Tablas de cortarcant. 4
- Cuchillos de cocina y de servircant. 8
- Cucharonescant. 8
- Tijerascant. 4
- Bandejas de almacenamientocant. 12
Vajilla
- Tazas de cafécant. 100
- Vasoscant. 120
- Platoscant. 120
- Cubiertoscant. 120
- Cuencoscant. 24
Limpieza
- Papeleracant. 8
- Contenedores de basuracant. 4
- Cubos de limpiezacant. 4
- Fregonascant. 4
- Escobillas y recogedorescant. 3
- Dispensadores de jabón de manoscant. 4
- Escobillas de bañocant. 4
Catering
- Compras
Consejos
- Cierra la lista de vendedores antes de preparar el plano. Reserva espacio para cada puesto y añade zonas de paso, catering, café y té; cambiar la distribución cuando ya están montadas las carpas suele retrasar todo.
- Comprueba la electricidad sobre el plano, no durante el montaje. Decide por dónde pasarán los cables, coloca enrollacables y regletas donde correspondan y mantén los recorridos fuera de las zonas de paso.
- Envía a los vendedores la información práctica al menos 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, el acceso para descargar y cualquier indicación sobre mesas, sillas o carpas.
- Haz la compra y prepara las provisiones no perecederas con 2 o 3 días de margen. Enfría las bebidas el día anterior y deja listas las jarras térmicas, cafeteras, teteras y tazas para no buscar material durante la apertura.
- Revisa el pronóstico del tiempo 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la víspera. Así puedes confirmar el uso de carpas, proteger la decoración navideña y ajustar la colocación de mesas, sillas e iluminación.
Preguntas frecuentes
- ¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado navideño?
- Empieza entre 8 y 12 semanas antes para confirmar fecha, ubicación, reservas y vendedores. Deja cerrada la lista de participantes y envía la información práctica al menos 7 días antes.
- ¿Cuándo hay que preparar el plano de los puestos?
- Prepara un primer plano cuando ya tengas una previsión de vendedores y ciérralo entre 7 y 10 días antes. Después comprueba que cada puesto tiene espacio, acceso y una toma de electricidad segura si la necesita.
- ¿Cuántas bebidas hay que comprar para un mercado navideño?
- Calcula entre 2 y 3 bebidas por persona durante la primera hora y añade un margen del 10 al 15 %. Separa las bebidas que necesitan frío y empieza a enfriarlas el día anterior.
- ¿Cuándo se monta la decoración y la iluminación navideña?
- Monta la iluminación y la decoración el mismo día, después de colocar carpas, puestos, mesas y sillas. Reserva al menos 2 horas para colgar guirnaldas, colocar el árbol, las coronas, los números de puesto y la señalización.
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