Organiser un marché de Noël, étape par étape

Un marché de Noël se prépare d’abord sur le papier : date, lieu, autorisations et capacité d’accueil. Ensuite, verrouillez les exposants, le plan des stands, l’électricité, l’éclairage et la restauration avant de lancer la communication. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les inscriptions, répartir les bénévoles, planifier les livraisons et vérifier la météo. Ce plan vous aide à garder le bon ordre et à ne pas laisser les détails pratiques au dernier moment.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2 personnes
2
Demander une autorisation
3
Contacter les exposants
2 personnes
4
Confirmer les exposants
2 personnes
5
Créer le plan du marché
2 personnes
6
Recenser les points d’alimentation électrique
2 personnes
7
Réserver l’éclairage
8
Réserver des stands
9
Réserver le catering
10
Établir le programme
2 personnes
11
Envoyer les invitations
2 personnes
12
Traiter les inscriptions
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Répartir les bénévoles
2 personnes
15
Planifier les livraisons
16
Concevoir les panneaux et les flèches d'itinéraire
17
Concevoir les menus
18
Publier sur les réseaux sociaux
19
Accrocher les affiches promotionnelles
2 personnes
20
Vérifier les prévisions météo
21
Informer les exposants
22
Faire les courses
3 personnes
23
Vérifier les courses
2 personnes
24
Refroidir les boissons
2 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
26
Installer les stands et le matériel
3 personnes
27
Imprimer les panneaux d’itinéraire et les plans
28
Préparer la caisse et la monnaie
2 personnes
29
Vérifier la protection contre les intempéries
2 personnes
30
Contrôler le site
3 personnes
31
Monter les stands
6 personnes
32
Installer les tables et les chaises
4 personnes
33
Poser les câbles électriques en toute sécurité
3 personnes
34
Installer l'éclairage
4 personnes
35
Suspendre la décoration
4 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Attribuer les emplacements
3 personnes
38
Préparer le service traiteur
5 personnes
39
Préparer les en-cas
4 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Préparer la vaisselle et les gobelets
2 personnes
42
Afficher les menus
2 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Tester la musique et le micro
2 personnes
45
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
3 personnes

Événement

46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Servir des boissons chaudes
3 personnes
49
Servir des amuse-bouches
3 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Garder propres les points de restauration
2 personnes
52
Vider les poubelles
2 personnes
53
Annoncer le programme
54
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
55
Accompagner les spectacles
2 personnes
56
Soutenir les exposants
2 personnes
57
Vérifier les toilettes
2 personnes
58
Vérifier l'éclairage
2 personnes
59
Vérifier les stocks
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Reconduire les visiteurs
4 personnes

Suivi

62
Clôturer la caisse
2 personnes
63
Faire décharger les exposants
3 personnes
64
Démonter les stands
6 personnes
65
Retirer l'éclairage
4 personnes
66
Retirer la décoration
4 personnes
67
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Rassembler les déchets
4 personnes
70
Nettoyer le site
4 personnes
71
Vider les glacières
2 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Retourner les matériels de location
2 personnes
74
Ranger le stock restant
2 personnes
75
Remettre le lieu en état
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 16
Chaises pliantesqté 80
Tables hautesqté 8
Couverturesqté 16

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lampes à pilesqté 12
Rallongesqté 10
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 100
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Étoiles de Noëlqté 10
Décoration de tableqté 16
Panneaux de directionqté 12
Panneaux d'informationqté 6
Costumes de Père Noëlqté 2
Bonnets de Noëlqté 30
Chemins de table de Noëlqté 16
Crèches de Noëlqté 2

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 4
Bacs chauffantsqté 4
Terminaux de caisseqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Haut-parleursqté 2
Microphone
Stations de rechargeqté 2
Extincteursqté 4
Diablesqté 2
Boîtes à outilsqté 3
Marteauqté 3
Pincesqté 6
Attaches-câblesqté 200
Ruban adhésifqté 8
Diablesqté 2

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à caféqté 200
Assiettesqté 180
Petits bolsqté 100
Couvertsqté 180
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteau de chefqté 6
Verres doseursqté 4
Saladiersqté 6
Thermosqté 6
Balances de cuisineqté 2
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Catering

Courses
Porte-serviettes jetablesqté 12
Distributeurs de boissonsqté 4
Thermoboxesqté 6
Pains de glaceqté 24
Gobelets de serviceqté 12
Petits bolsqté 24

Nettoyage

Balaisqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 6
Seauxqté 6
Chariots de ménageqté 2
Poubellesqté 16
Conteneurs à déchetsqté 4
Brosses de toilettesqté 4

Conseils

Commencez par la date, le lieu et l’autorisation : prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour obtenir les accords nécessaires et confirmer les contraintes du site.
Fixez une date limite aux exposants, idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Demandez dès l’inscription leurs besoins en électricité, leurs horaires de livraison et leurs besoins alimentaires.
Dessinez le plan des stands avant de réserver définitivement le mobilier. Repérez les passages, les sorties, les points d’alimentation électrique et l’emplacement des tentes, tables et espaces de restauration.
Traitez l’éclairage comme un besoin technique, pas seulement décoratif : comptez les rallonges, multiprises et passe-câbles avant l’installation des guirlandes et des lampes LED.
Gardez les boissons au frais et les stocks non périssables séparés jusqu’au jour du marché. Faites les courses et contrôlez-les au moins 24 heures avant l’ouverture pour corriger les manques à temps.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de Noël ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les exposants, les stands, l’éclairage et la restauration doivent être engagés au plus tard 4 à 6 semaines avant l’ouverture.
Quand faut-il contacter les exposants pour un marché de Noël ?: Contactez-les 8 à 10 semaines avant l’événement, puis fixez une date limite d’inscription 4 à 6 semaines avant. Confirmez ensuite leur présence, leur emplacement et leurs besoins techniques.
Comment prévoir l’électricité et l’éclairage d’un marché de Noël ?: Recensez les prises et les longueurs de câble dès que le plan du marché est établi, environ 4 semaines avant. Vérifiez ensuite chaque rallonge, multiprise et passe-câble avant le montage, puis testez l’éclairage le jour précédent.
Quand faut-il préparer la restauration et les boissons ?: Réservez le catering au moins 4 semaines à l’avance et recueillez les besoins alimentaires avant de finaliser les quantités. Refroidissez les boissons la veille et vérifiez les courses au moins 24 heures avant l’ouverture.

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