Zo organiseer je een kerstmarkt zonder last-minute problemen
Een kerstmarkt organiseren begint niet met versiering, maar met datum, locatie en vergunning. Daarna leg je standhouders vast, maak je een plattegrond en controleer je vroeg waar stroom, verlichting en kraampjes komen. Pas als de opzet staat, regel je programma, catering, communicatie en vrijwilligers. In de laatste week draait het vooral om leveringen, voorraad, routeborden en een plan voor kou, regen of wind.
Het plan, stap voor stap
Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.
Voorbereidingen
- 1
Datum en locatie bevestigen
2 personen
- 2
Vergunning aanvragen
- 3
Standhouders benaderen
2 personen
- 4
Standhouders bevestigen
2 personen
- 5
Plattegrond van markt maken
2 personen
- 6
Stroompunten inventariseren
2 personen
- 7
Verlichting reserveren
- 8
Kraampjes reserveren
- 9
Catering reserveren
- 10
Programma samenstellen
2 personen
- 11
Uitnodigingen versturen
2 personen
- 12
Aanmeldingen verwerken
2 personen
- 13
Dieetwensen verzamelen
- 14
Vrijwilligers indelen
2 personen
- 15
Leveringen afspreken
- 16
Borden en routepijlen ontwerpen
- 17
Menukaarten ontwerpen
- 18
Sociale media plaatsen
- 19
Promotieposters ophangen
2 personen
- 20
Weersverwachting controleren
- 21
Standhouders informeren
- 22
Boodschappen doen
3 personen
- 23
Boodschappen controleren
2 personen
- 24
Dranken koelen
2 personen
- 25
Houdbare voorraad klaarzetten
2 personen
- 26
Kraampjes en materialen klaarzetten
3 personen
- 27
Routeborden en plattegronden printen
- 28
Kassa en wisselgeld voorbereiden
2 personen
- 29
Weersbescherming controleren
2 personen
- 30
Terrein controleren
3 personen
- 31
Kraampjes opbouwen
6 personen
- 32
Tafels en stoelen opstellen
4 personen
- 33
Stroomkabels veilig leggen
3 personen
- 34
Verlichting ophangen
4 personen
- 35
Versiering ophangen
4 personen
- 36
Standhouders ontvangen
3 personen
- 37
Standplaatsen aanwijzen
3 personen
- 38
Catering voorbereiden
5 personen
- 39
Hapjes voorbereiden
4 personen
- 40
Koffie en thee voorbereiden
2 personen
- 41
Servies en bekers klaarzetten
2 personen
- 42
Menukaarten ophangen
2 personen
- 43
Afvalpunten inrichten
2 personen
- 44
Muziek en microfoon testen
2 personen
- 45
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
3 personen
Event
- 46
Bezoekers verwelkomen
4 personen
- 47
Kassa bemannen
2 personen
- 48
Warme dranken serveren
3 personen
- 49
Hapjes serveren
3 personen
- 50
Dranken bijvullen
2 personen
- 51
Eet- en drinkpunten schoonhouden
2 personen
- 52
Afvalbakken legen
2 personen
- 53
Programma aankondigen
- 54
Kinderactiviteiten begeleiden
3 personen
- 55
Optredens begeleiden
2 personen
- 56
Standhouders ondersteunen
2 personen
- 57
Toiletten controleren
2 personen
- 58
Verlichting controleren
2 personen
- 59
Voorraad controleren
2 personen
- 60
Laatste ronde aankondigen
- 61
Bezoekers uitgeleiden
4 personen
Nazorg
- 62
Kassa afsluiten
2 personen
- 63
Standhouders laten uitladen
3 personen
- 64
Kraampjes afbreken
6 personen
- 65
Verlichting verwijderen
4 personen
- 66
Versiering verwijderen
4 personen
- 67
Tafels en stoelen opruimen
4 personen
- 68
Servies afwassen
3 personen
- 69
Afval verzamelen
4 personen
- 70
Terrein schoonmaken
4 personen
- 71
Koelboxen leegmaken
2 personen
- 72
Materialen inventariseren
2 personen
- 73
Huurmaterialen retourneren
2 personen
- 74
Overgebleven voorraad opslaan
2 personen
- 75
Locatie opleveren
2 personen
Wat je nodig hebt
Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.
Meubilair
- Marktkramenaantal 12
- Partytentenaantal 4
- Tafelsaantal 16
- Klapstoelenaantal 80
- Statafelsaantal 8
- Kleedjesaantal 16
Verlichting
- Lichtsnoerenaantal 12
- Ledlampenaantal 20
- Batterijlantaarnsaantal 12
- Verlengkabelsaantal 10
- Stekkerdozenaantal 8
- Kabelmattenaantal 10
Decoratie
- Kerstbomenaantal 4
- Kerstballenaantal 100
- Kerstslingersaantal 12
- Kerstkransenaantal 6
- Kerststerrenaantal 10
- Tafeldecoratieaantal 16
- Routebordenaantal 12
- Informatiebordenaantal 6
- Kerstmanpakkenaantal 2
- Kerstmutsenaantal 30
- Kersttafellopersaantal 16
- Kerststallenaantal 2
Apparatuur
- Koffiezetapparatenaantal 2
- Waterkokersaantal 2
- Warmhoudketelsaantal 3
- Koelboxenaantal 4
- Bakken warmhoudersaantal 4
- Kassatabletsaantal 2
- Pinapparatenaantal 2
- Speakersaantal 2
- Microfoon
- Oplaadstationsaantal 2
- Brandblussersaantal 4
- Steekwagensaantal 2
- Gereedschapskoffersaantal 3
- Hameraantal 3
- Tangenaantal 6
- Tie-wrapsaantal 200
- Ducttapeaantal 8
- Steekwagensaantal 2
Servies
- Herbruikbare bekersaantal 250
- Koffiebekersaantal 200
- Bordenaantal 180
- Kommetjesaantal 100
- Besteksetsaantal 180
- Serveerschalenaantal 20
- Serveertangenaantal 12
Keuken
- Snijplankenaantal 6
- Koksmesaantal 6
- Maatbekersaantal 4
- Mengkommenaantal 6
- Thermoskannenaantal 6
- Keukenweegschalenaantal 2
- Aluminiumfolieaantal 4
- Vershoudfolieaantal 4
Catering
- Boodschappen
- Wegwerpservettenhoudersaantal 12
- Drankdispensersaantal 4
- Thermoboxenaantal 6
- Koelelementenaantal 24
- Schenkbekersaantal 12
- Schaaltjesaantal 24
Schoonmaak
- Bezemsaantal 4
- Stoffer en blikaantal 4
- Dweilenaantal 6
- Emmersaantal 6
- Schoonmaakkarrenaantal 2
- Afvalbakkenaantal 16
- Afvalcontainersaantal 4
- Toiletborstelsaantal 4
Tips
- Leg datum en locatie minstens 8 tot 12 weken vooraf vast en vraag de vergunning direct aan. Zonder bevestigde locatie kun je standhouders, kraampjes en catering niet betrouwbaar boeken.
- Maak uiterlijk 6 weken vooraf een plattegrond met kraampjes, looproutes, stroompunten en informatieborden. Plan verlengkabels, stekkerdozen en kabelmatten mee; stroom wordt vaak pas op de opbouwdag een probleem.
- Bevestig standhouders minimaal 3 weken vooraf schriftelijk met hun plek, aankomsttijd, stroombehoefte en verkoopafspraken. Vraag dieetwensen en benodigde apparatuur meteen uit, zodat je niet op het laatste moment moet schuiven.
- Plan de verlichting vóór je decoratie bestelt: lichtsnoeren, ledlampen en batterijlantaarns zijn buiten niet vanzelfsprekend voldoende. Test alle kabels en oplaadstations uiterlijk 2 dagen vooraf en houd een reserveoplossing achter de hand.
- Controleer de weersverwachting 48 uur vooraf en informeer standhouders over partytenten, kleding en wijzigingen. Zet houdbare voorraad eerder klaar, koel dranken pas op tijd en spreek leveringen en opbouwuren concreet af.
Veelgestelde vragen
- Hoe lang van tevoren moet je een kerstmarkt organiseren?
- Begin minstens 8 tot 12 weken vooraf met datum, locatie en vergunning. Reserveer kraampjes, verlichting en catering zodra de locatie bevestigd is; populaire leveranciers kunnen eerder vol zitten.
- Wanneer moet je standhouders voor een kerstmarkt benaderen?
- Benader standhouders ongeveer 8 weken vooraf en bevestig hun deelname uiterlijk 3 weken voor de markt. Vraag bij de bevestiging naar stroom, aankomsttijd, assortiment en eventuele dieetwensen.
- Hoeveel stroompunten heb je nodig op een kerstmarkt?
- Tel per kraam op hoeveel apparaten tegelijk draaien en houd per stroomgroep marge voor piekbelasting. Maak de inventarisatie minstens 4 weken vooraf en test kabels, stekkerdozen en kabelmatten 2 dagen voor de opbouw.
- Wanneer controleer je het weer voor een kerstmarkt?
- Doe een eerste controle 3 dagen vooraf en een definitieve controle 48 uur voor de markt. Informeer standhouders daarna over tenten, verlichting, kleding en eventuele aanpassingen in de opbouw.
Start dit plan in Lizzt
Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.
Organiseer dit event gratis met LizztOrganiseer gratis en nodig je contacten uit!