Cómo organizar un Mercado de Navidad sin perder el control

Un Mercado de Navidad se organiza en un orden muy concreto: primero se cierran la fecha, el lugar y los permisos; después se confirma a los expositores y se diseña el plano. A partir de ahí puedes calcular puestos, carpas, corriente, iluminación, catering y personal. Las prisas suelen aparecer al coordinar entregas, señalizar los recorridos y comprobar que cada stand tiene lo que necesita. Este plan te ayuda a llegar al montaje con las decisiones importantes ya cerradas.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2 personas
2
Solicitar permiso
3
Contactar con los expositores
2 personas
4
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
5
Crear el plano del mercado
2 personas
6
Inventariar los puntos de corriente
2 personas
7
Reservar la iluminación
8
Reservar puestos
9
Reservar el catering
10
Elaborar el programa
2 personas
11
Enviar invitaciones
2 personas
12
Gestionar inscripciones
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Asignar voluntarios
2 personas
15
Coordinar las entregas
16
Diseñar carteles y flechas de ruta
17
Diseñar los menús
18
Publicar en redes sociales
19
Colgar los carteles promocionales
2 personas
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Informar a los responsables de los stands
22
Hacer la compra
3 personas
23
Comprobar las compras
2 personas
24
Enfriar bebidas
2 personas
25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
26
Preparar los puestos y materiales
3 personas
27
Imprimir señales de ruta y planos
28
Preparar la caja registradora y el cambio
2 personas
29
Comprobar la protección contra la lluvia
2 personas
30
Inspeccionar el recinto
3 personas
31
Montar los puestos
6 personas
32
Colocar mesas y sillas
4 personas
33
Tender los cables de alimentación de forma segura
3 personas
34
Colgar la iluminación
4 personas
35
Colgar la decoración
4 personas
36
Recibir a los expositores
3 personas
37
Asignar espacios de stand
3 personas
38
Preparar el catering
5 personas
39
Preparar aperitivos
4 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Preparar la vajilla y los vasos
2 personas
42
Colgar las cartas del menú
2 personas
43
Organizar puntos de basura
2 personas
44
Probar la música y el micrófono
2 personas
45
Realizar la última revisión de seguridad
3 personas

Evento

46
Dar la bienvenida a los visitantes
4 personas
47
Atender la caja
2 personas
48
Servir bebidas calientes
3 personas
49
Servir aperitivos
3 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Mantener limpias las zonas de comida y bebida
2 personas
52
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
53
Anunciar el programa
54
Supervisar las actividades infantiles
3 personas
55
Coordinar las actuaciones
2 personas
56
Apoyar a los expositores
2 personas
57
Comprobar los baños
2 personas
58
Comprobar la iluminación
2 personas
59
Comprobar el inventario
2 personas
60
Anunciar la última ronda
61
Acompañar a los visitantes a la salida
4 personas

Seguimiento

62
Cerrar la caja
2 personas
63
Hacer descargar a los expositores
3 personas
64
Desmontar los puestos
6 personas
65
Retirar la iluminación
4 personas
66
Retirar la decoración
4 personas
67
Recoger mesas y sillas
4 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Recoger la basura
4 personas
70
Limpiar el recinto
4 personas
71
Vaciar las neveras portátiles
2 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver el material alquilado
2 personas
74
Guardar el stock restante
2 personas
75
Entregar la ubicación
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 16
Sillas plegablescant. 80
Mesas altascant. 8
Mantelescant. 16

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 12
Lámparas LEDcant. 20
Linternas a pilascant. 12
Cables alargadorescant. 10
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10

Decoración

Árboles de Navidadcant. 4
Bolas de Navidadcant. 100
Guirnaldas de Navidadcant. 12
Coronas navideñascant. 6
Flores de Pascuacant. 10
Decoración de mesacant. 16
Señales de rutacant. 12
Paneles informativoscant. 6
Trajes de Papá Noelcant. 2
Gorros de Navidadcant. 30
Caminos de mesa navideñoscant. 16
Belenescant. 2

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Mantener calientecant. 3
Neveras portátilescant. 4
Bandejas y calentadorescant. 4
Tablets de cajacant. 2
Datáfonoscant. 2
Altavocescant. 2
Micrófono
Estaciones de cargacant. 2
Extintorescant. 4
Carros de manocant. 2
Maletines de herramientascant. 3
Martillocant. 3
Pinzascant. 6
Bridascant. 200
Cinta americanacant. 8
Carros de manocant. 2

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 250
Tazas de cafécant. 200
Platoscant. 180
Cuencoscant. 100
Cubiertoscant. 180
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12

Cocina

Tablas de cortarcant. 6
Cuchillo de chefcant. 6
Jarras medidorascant. 4
Cuencos para mezclarcant. 6
Termoscant. 6
Básculas de cocinacant. 2
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Catering

Compras
Portaservilletas desechablescant. 12
Dispensadores de bebidascant. 4
Cajas térmicascant. 6
Acumuladores de fríocant. 24
Jarras de serviciocant. 12
Cuencoscant. 24

Limpieza

Escobascant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 6
Cuboscant. 6
Carros de limpiezacant. 2
Papeleracant. 16
Contenedores de basuracant. 4
Escobillas de bañocant. 4

Consejos

Empieza entre 8 y 12 semanas antes: confirma fecha y ubicación, solicita el permiso y contacta con los expositores antes de reservar el número definitivo de puestos.
Dibuja el plano antes de alquilar mobiliario. Deja pasillos de al menos 1,5 metros y marca por adelantado los puntos de corriente, las salidas y la ubicación de las carpas.
Calcula la electricidad por zonas, no solo por aparato: guirnaldas, lámparas LED, máquinas de café, teteras, datáfonos y estaciones de carga pueden necesitar regletas y cables alargadores separados.
Cierra el catering y las preferencias dietéticas al menos 3 semanas antes. Prepara las provisiones no perecederas con antelación y enfría las bebidas el día anterior, no durante el montaje.
Asigna responsables con nombres y horarios: necesitas cubrir montaje, entregas, atención a expositores, caja, sonido y desmontaje. Comprueba el pronóstico 48 horas antes y avisa entonces de cualquier cambio a los responsables de los stands.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de Navidad?: Empieza entre 8 y 12 semanas antes. Los permisos, los expositores, los puestos y el catering suelen requerir confirmaciones externas, así que dejarlos para las dos últimas semanas limita las opciones.
¿Cuándo hay que hacer el plano del Mercado de Navidad?: Hazlo después de conocer las necesidades básicas de los expositores, pero antes de reservar todo el mobiliario, idealmente entre 6 y 8 semanas antes. Incluye puestos, carpas, pasillos, corriente, iluminación, catering y señales de ruta.
¿Cuándo se deben enfriar las bebidas para un Mercado de Navidad?: Enfría las bebidas el día anterior y comprueba las neveras portátiles antes de empezar el montaje. Así no dependes de encontrar espacio o electricidad disponible durante las horas más ocupadas.
¿Cuándo hay que revisar el tiempo y avisar a los expositores?: Revisa el pronóstico 48 horas antes y vuelve a comprobarlo la mañana del mercado. Si afecta a carpas, entregas o recorridos, informa a los responsables de los stands en cuanto tengas la decisión tomada.

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