Organiser un marché de matériel de loisirs créatifs

Un marché de matériel de loisirs créatifs se prépare d’abord avec une date, un lieu adapté et une liste d’exposants maîtrisée. Ensuite, il faut traiter les inscriptions, attribuer les emplacements et transmettre des consignes précises. Le jour J, la circulation, les branchements et la caisse demandent plus d’anticipation que la décoration. Suivez cet ordre pour éviter les changements de dernière minute et installer les stands efficacement.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les horaires du marché
2
Fixer le lieu du marché
3
Inviter les exposants
2 personnes
4
Envoyer le formulaire d'inscription
5
Concevoir l'affiche du marché
6
Distribuer l'affiche du marché
2 personnes
7
Publier des messages sur les réseaux sociaux
8
Traiter les inscriptions
2 personnes
9
Mettre à jour la liste des exposants
10
Confirmer les exposants
2 personnes
11
Recueillir les besoins alimentaires
12
Recenser les points d’alimentation électrique
13
Dessiner le plan des tables
2 personnes
14
Attribuer les emplacements
2 personnes
15
Envoyer les informations pratiques
16
Préparer les panneaux d’itinéraire
17
Créer des cartes de numéro de stand
18
Établir le planning des bénévoles
19
Définir la procédure de caisse
2 personnes
20
Prévoir de la monnaie
21
Vérifier la liste des courses
22
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Imprimer les documents
25
Trier les matériaux
2 personnes
26
Installer les stands et les tables
4 personnes
27
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
28
Remplir les glacières
2 personnes
29
Préparer le stand d'information
30
Rappeler les exposants

Événement

31
Ouvrir le lieu
2 personnes
32
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Installer des toiles sur les stands
3 personnes
35
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
36
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
37
Aménager la table d’information
2 personnes
38
Installer la caisse
2 personnes
39
Mettre les boissons au frais
2 personnes
40
Préparer le café et le thé
2 personnes
41
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
42
Accueillir les exposants
3 personnes
43
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
44
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
45
Accueillir les visiteurs
2 personnes
46
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
47
Tenir la caisse
2 personnes
48
Servir le café et le thé
2 personnes
49
Servir des amuse-bouches
2 personnes
50
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
51
Vider les poubelles
2 personnes
52
Vérifier les toilettes
53
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
54
Soutenir les exposants
2 personnes
55
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
56
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
57
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

58
Ranger les tables et les chaises
5 personnes
59
Démonter les stands
4 personnes
60
Retirer la décoration
2 personnes
61
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
62
Rassembler les déchets
3 personnes
63
Nettoyer le lieu
3 personnes
64
Récupérer les stocks
2 personnes
65
Stocker les boissons restantes
66
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
67
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Chaises pliantesqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Cintresqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 3
Chariots à mainqté 2
Calculatricesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mètre rubanqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Diablesqté 2
Lampes de pocheqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 40
Compositions floralesqté 6
Drapeaux de marchéqté 6
Panneaux d’affichageqté 4
Bandes adhésivesqté 2
Panneaux de directionqté 12
Cartes avec numéro de standqté 20
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Catering

Thermosqté 4
Sucriersqté 2
Pichets à laitqté 2
Pinces de serviceqté 4
Cuillères à caféqté 30
Pains de glaceqté 12
Courses

Caisse

Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 2
Listes de prixqté 20
Reçusqté 500
Stylos à billeqté 20
Piles de calculatriceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Balayette et pelleqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 4

Conseils

Commencez par bloquer la date, les horaires et le lieu avant de communiquer : prévoyez ensuite au moins 3 semaines pour inviter les exposants, recevoir les formulaires et relancer les inscriptions.
Dessinez le plan des tables après avoir recensé les besoins électriques. Notez les stands nécessitant une rallonge ou une multiprise et gardez les passages suffisamment dégagés pour les chariots et les visiteurs.
Attribuez les emplacements uniquement après avoir mis à jour la liste des exposants. Envoyez à chacun son numéro de stand, les horaires d’installation, l’accès au lieu et les informations pratiques au moins 5 jours avant le marché.
Préparez la caisse avant l’ouverture : définissez qui encaisse, testez les terminaux de paiement et prévoyez de la monnaie. Une calculatrice et une procédure écrite évitent de bloquer une vente lorsque plusieurs exposants attendent.
Regroupez les achats, les documents imprimés et les matériaux par zone d’installation la veille. Installez d’abord les tables, chaises et branchements, puis les panneaux d’orientation et la décoration, afin de ne pas déplacer le matériel deux fois.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de loisirs créatifs ?: Prévoyez au moins 3 semaines pour inviter les exposants et traiter les inscriptions. Gardez les 5 derniers jours pour confirmer les participants, attribuer les stands et envoyer les consignes pratiques.
Quand faut-il envoyer le formulaire d’inscription aux exposants ?: Envoyez-le dès que la date, les horaires et le lieu sont confirmés, idéalement 3 semaines avant le marché. Fixez une date limite de réponse afin de finaliser le plan des tables sans attendre les retardataires.
Comment organiser le plan des stands ?: Commencez par relever les besoins électriques et les dimensions disponibles, puis attribuez un numéro à chaque emplacement. Finalisez le plan au plus tard 5 jours avant l’événement et communiquez-le avec les horaires d’installation.
Combien de bénévoles prévoir pour le jour du marché ?: Répartissez les bénévoles par créneaux couvrant au minimum l’installation, l’ouverture et le rangement. Prévoyez au moins 2 personnes pendant l’installation : une pour orienter les exposants et une pour déplacer ou vérifier le matériel.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.