Checklist pour organiser un marché de matériel de loisirs créatifs

Un marché de matériel de loisirs créatifs demande surtout une bonne coordination des exposants et des emplacements. Cette checklist de 67 tâches vous accompagne de la confirmation de la date jusqu’au tri du matériel après l’installation. Vous y trouverez les points souvent oubliés : besoins électriques, plan des tables, informations pratiques, monnaie et procédure de caisse. Utilisez-la pour avancer dans le bon ordre et éviter les demandes de dernière minute.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Confirmer la date et les horaires du marché
Fixer le lieu du marché
Inviter les exposants
2 personnes
Envoyer le formulaire d'inscription
Concevoir l'affiche du marché
Distribuer l'affiche du marché
2 personnes
Publier des messages sur les réseaux sociaux
Traiter les inscriptions
2 personnes
Mettre à jour la liste des exposants
Confirmer les exposants
2 personnes
Recueillir les besoins alimentaires
Recenser les points d’alimentation électrique
Dessiner le plan des tables
2 personnes
Attribuer les emplacements
2 personnes
Envoyer les informations pratiques
Préparer les panneaux d’itinéraire
Créer des cartes de numéro de stand
Établir le planning des bénévoles
Définir la procédure de caisse
2 personnes
Prévoir de la monnaie
Vérifier la liste des courses
Vérifier le stock de matériel
2 personnes
Faire les courses
2 personnes
Imprimer les documents
Trier les matériaux
2 personnes
Installer les stands et les tables
4 personnes
Préparer l'espace café et thé
2 personnes
Remplir les glacières
2 personnes
Préparer le stand d'information
Rappeler les exposants

Événement

Ouvrir le lieu
2 personnes
Vérifier les accès et les sorties de secours
2 personnes
Installer les tables et les chaises
5 personnes
Installer des toiles sur les stands
3 personnes
Suspendre les numéros de stand
2 personnes
Installer les panneaux d'itinéraire
2 personnes
Aménager la table d’information
2 personnes
Installer la caisse
2 personnes
Mettre les boissons au frais
2 personnes
Préparer le café et le thé
2 personnes
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
Accueillir les exposants
3 personnes
Indiquer l'emplacement aux exposants
3 personnes
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes
Accueillir les visiteurs
2 personnes
Fournir des informations aux visiteurs
2 personnes
Tenir la caisse
2 personnes
Servir le café et le thé
2 personnes
Servir des amuse-bouches
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Vérifier les toilettes
Maintenir les allées dégagées
2 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Ranger les tables et les chaises
5 personnes
Démonter les stands
4 personnes
Retirer la décoration
2 personnes
Laver la vaisselle et le matériel
3 personnes
Rassembler les déchets
3 personnes
Nettoyer le lieu
3 personnes
Récupérer les stocks
2 personnes
Stocker les boissons restantes
Rendre le matériel emprunté
2 personnes
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 12
Tablesqté 8
Chaisesqté 24
Tabourets de barqté 4
Nappesqté 12
Portants à vêtementsqté 4
Chaises pliantesqté 12
Boîtes de rangementqté 12
Cintresqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Glacièresqté 3
Chariots à mainqté 2
Calculatricesqté 2
Terminaux de paiementqté 2
Mètre rubanqté 2
Ciseauxqté 6
Ruban adhésifqté 4
Attaches-câblesqté 100
Diablesqté 2
Lampes de pocheqté 4
Piles de rechangeqté 24

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 100
Tasses à caféqté 50
Plateauxqté 50
Assiettesqté 50
Couvertsqté 50
Plateaux de serviceqté 6
Pichets de serviceqté 4

Décoration

Guirlandesqté 8
Ballonsqté 40
Compositions floralesqté 6
Drapeaux de marchéqté 6
Panneaux d’affichageqté 4
Bandes adhésivesqté 2
Panneaux de directionqté 12
Cartes avec numéro de standqté 20
Panneaux d'informationqté 6

Éclairage

Guirlandes LEDqté 6
Lampes LEDqté 8
Lampes à pilesqté 6

Catering

Thermosqté 4
Sucriersqté 2
Pichets à laitqté 2
Pinces de serviceqté 4
Cuillères à caféqté 30
Pains de glaceqté 12
Courses

Caisse

Caisses à monnaieqté 2
Bacs à monnaieqté 2
Listes de prixqté 20
Reçusqté 500
Stylos à billeqté 20
Piles de calculatriceqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 8
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 3
Gants en caoutchoucqté 6
Balayette et pelleqté 3
Brosses de toilettesqté 2
Gel hydroalcooliqueqté 4

Conseils

Confirmez la date, les horaires et le lieu avant de lancer les inscriptions : les exposants doivent recevoir ces trois informations dès le premier contact.
Fixez une date limite d’inscription au moins 2 à 3 semaines avant le marché. Vous aurez ainsi le temps de mettre à jour la liste des exposants, d’attribuer les emplacements et d’envoyer les informations pratiques.
Demandez les besoins électriques dans le formulaire d’inscription. Recensez les points disponibles avant de dessiner le plan des tables, surtout si plusieurs exposants utilisent des machines ou des éclairages.
Préparez le plan des stands et les numéros d’emplacement au moins 7 jours avant l’événement. Envoyez ensuite à chaque exposant son emplacement, les horaires d’arrivée et les consignes d’installation.
Testez la procédure de caisse avant l’ouverture et prévoyez de la monnaie. Vérifiez aussi les terminaux de paiement, les calculatrices et les rallonges avant de charger le matériel.

Questions fréquentes

Quand lancer les inscriptions pour un marché de loisirs créatifs ?: Lancez-les idéalement 4 à 6 semaines avant le marché. Fixez une date de clôture au moins 2 à 3 semaines avant l’événement afin de finaliser les exposants et le plan des stands.
Combien de temps avant envoyer les informations aux exposants ?: Envoyez les informations pratiques au moins 7 jours avant le marché. Elles doivent préciser l’horaire d’arrivée, l’emplacement, l’accès au lieu, les besoins électriques confirmés et les règles d’installation.
Quand préparer le plan des tables et des stands ?: Préparez-le dès que les inscriptions sont suffisamment stabilisées, généralement 10 à 14 jours avant le marché. Gardez une marge de quelques jours pour gérer les désistements et les demandes particulières.
Quelle monnaie prévoir pour la caisse du marché ?: Préparez la monnaie au plus tard la veille et répartissez-la entre les points de caisse prévus. Le montant dépend du nombre de caisses et du prix des articles, mais contrôlez chaque caisse avant l’ouverture et notez son contenu initial.

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