Cómo organizar un mercado de materiales de manualidades

Un mercado de materiales de manualidades necesita más coordinación que decoración: primero se cierran la fecha, el horario y el lugar; después se confirma a los expositores y se asignan los puestos. La distribución de mesas, los enchufes y el procedimiento de cobro deben estar resueltos antes del montaje. Este plan te ayuda a ordenar 67 tareas y 64 materiales sin dejar para el último día la señalización, el cambio en efectivo o la información práctica para los participantes.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar la fecha y los horarios del mercado
2
Fijar la ubicación del mercado
3
Invitar a los expositores
2 personas
4
Enviar el formulario de inscripción
5
Diseñar el cartel del mercado
6
Distribuir el cartel del mercado
2 personas
7
Publicar mensajes en redes sociales
8
Gestionar inscripciones
2 personas
9
Actualizar la lista de expositores
10
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
11
Recoger preferencias dietéticas
12
Inventariar los puntos de corriente
13
Dibujar la disposición de las mesas
2 personas
14
Asignar los espacios de los puestos
2 personas
15
Enviar la información práctica
16
Preparar los carteles de ruta
17
Hacer tarjetas con número de stand
18
Crear el horario de voluntarios
19
Definir el procedimiento de caja
2 personas
20
Preparar cambio en efectivo
21
Comprobar la lista de la compra
22
Comprobar el stock de materiales
2 personas
23
Hacer la compra
2 personas
24
Imprimir material
25
Clasificar los materiales
2 personas
26
Montar puestos y mesas
4 personas
27
Preparar el punto de café y té
2 personas
28
Llenar las neveras portátiles
2 personas
29
Montar la mesa de información
30
Recordar a los expositores

Evento

31
Abrir la ubicación
2 personas
32
Comprobar accesos y salidas de emergencia
2 personas
33
Colocar mesas y sillas
5 personas
34
Cubrir los puestos con telas
3 personas
35
Colgar los números de stand
2 personas
36
Colocar señales de ruta
2 personas
37
Montar la mesa de información
2 personas
38
Preparar la caja
2 personas
39
Enfriar las bebidas
2 personas
40
Preparar café y té
2 personas
41
Montar aperitivos
2 personas
42
Recibir a los expositores
3 personas
43
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
44
Realizar la última revisión de seguridad
2 personas
45
Dar la bienvenida a los visitantes
2 personas
46
Dar información a los visitantes
2 personas
47
Atender la caja
2 personas
48
Servir café y té
2 personas
49
Servir aperitivos
2 personas
50
Rellenar las bebidas
2 personas
51
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
52
Comprobar los baños
53
Mantener los caminos despejados
2 personas
54
Apoyar a los expositores
2 personas
55
Informar a los últimos visitantes
2 personas
56
Cerrar ventas y caja
2 personas
57
Despedir a los expositores
2 personas

Seguimiento

58
Recoger mesas y sillas
5 personas
59
Desmontar los puestos
4 personas
60
Retirar la decoración
2 personas
61
Lavar la vajilla y los materiales
3 personas
62
Recoger la basura
3 personas
63
Limpiar el lugar
3 personas
64
Recoger el stock
2 personas
65
Guardar las bebidas sobrantes
66
Devolver los materiales prestados
2 personas
67
Llevar la basura al punto de recogida
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 12
Mesascant. 8
Sillascant. 24
Taburetes de barcant. 4
Mantelescant. 12
Percheroscant. 4
Sillas plegablescant. 12
Cajas de almacenajecant. 12
Perchascant. 40

Equipo

Máquinas de cafécant. 2
Teterascant. 2
Cables alargadorescant. 6
Regletascant. 6
Neveras portátilescant. 3
Carritos de manocant. 2
Calculadorascant. 2
Terminales de pagocant. 2
Cinta métricacant. 2
Tijerascant. 6
Cinta americanacant. 4
Bridascant. 100
Carros de manocant. 2
Linternas de manocant. 4
Baterías de repuestocant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 100
Tazas de cafécant. 50
Bandejascant. 50
Platoscant. 50
Cubiertoscant. 50
Bandejas de serviciocant. 6
Jarras para servircant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 8
Globoscant. 40
Arreglos floralescant. 6
Banderas de mercadocant. 6
Tableros de corchocant. 4
Tiras adhesivascant. 2
Carteles de flechascant. 12
Tarjetas con número de standcant. 20
Paneles informativoscant. 6

Iluminación

Guirnaldas de luces LEDcant. 6
Lámparas LEDcant. 8
Linternas a pilascant. 6

Catering

Termoscant. 4
Azucareroscant. 2
Jarras de lechecant. 2
Pinzas de servircant. 4
Cucharillas de cafécant. 30
Acumuladores de fríocant. 12
Compras

Caja registradora

Cajas de caudalescant. 2
Cajitas para cambiocant. 2
Listas de precioscant. 20
Reciboscant. 500
Bolígrafoscant. 20
Pilas para calculadoracant. 4

Limpieza

Papeleracant. 8
Sets de escobacant. 3
Fregonascant. 3
Cuboscant. 3
Guantes de gomacant. 6
Recogedor y escobacant. 3
Escobillas de bañocant. 2
Desinfectante de manoscant. 4

Consejos

Cierra las inscripciones al menos 10 días antes del mercado. Así puedes actualizar la lista de expositores, asignar los espacios y preparar una tarjeta numerada para cada puesto sin cambios de última hora.
Dibuja la disposición de las mesas antes de llevar el mobiliario al lugar. Marca también los puntos de corriente y reserva cables alargadores y regletas únicamente donde hagan falta, especialmente para las máquinas de café y la iluminación.
Envía la información práctica a los expositores entre 5 y 7 días antes. Incluye la hora de llegada, el número de puesto, el acceso para carritos de mano, la ubicación de las mesas y el procedimiento de caja.
Prepara el sistema de cobro como una tarea independiente. Comprueba las terminales de pago, lleva calculadoras y prepara el cambio en efectivo la víspera; esperar al inicio del mercado suele provocar colas y confusiones.
Haz la compra y clasifica los materiales al menos un día antes. Separa por zonas los vasos reutilizables, tazas, platos, cubiertos y bandejas, y deja listas las carteles de ruta, las banderas y las tiras adhesivas para el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de manualidades?: Empieza entre 4 y 6 semanas antes para fijar fecha, lugar, horario e invitar a los expositores. Cierra las inscripciones unos 10 días antes y deja el inventario y la compra para la última semana.
¿Cuándo hay que asignar los puestos a los expositores?: Asigna los espacios entre 7 y 10 días antes, cuando la lista de expositores esté casi cerrada. Envía el número de puesto y la información de montaje entre 5 y 7 días antes.
¿Cuándo se prepara el cambio en efectivo?: Prepara el cambio la víspera del mercado, después de definir el procedimiento de caja. Comprueba también las terminales de pago y las calculadoras antes de que llegue el primer expositor.
¿Cuándo se montan las mesas y la señalización?: Monta las mesas, los puestos y la señalización el mismo día con al menos 2 horas de margen antes de abrir. Coloca primero los carteles de ruta y los números de stand; después distribuye los materiales y la decoración.

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