Organiser un marché de Noël sans rien oublier

Un marché de Noël demande plus qu’une rangée de stands et quelques décorations. Il faut sécuriser le lieu, les autorisations et l’alimentation électrique, puis coordonner les exposants, les animations et le matériel. Cette checklist de 72 tâches et 64 fournitures suit l’ordre de préparation, des premières réservations au rangement. Elle couvre aussi les détails souvent oubliés : éclairage de secours, besoins alimentaires, boissons à refroidir et plan des stands à partager à temps.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

Fixer la date et le lieu
2 personnes
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
Réserver les stands et les tentes
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
Vérifier les autorisations
Vérifier l’assurance
Contacter les fournisseurs
2 personnes
Inviter les exposants
Envoyer les invitations
2 personnes
Ouvrir les inscriptions en ligne
Conserver le programme musical
Réserver des activités pour enfants
Traiter les inscriptions
Recueillir les besoins alimentaires
Confirmer la répartition des stands
2 personnes
Partager le plan
Afficher la promotion
2 personnes
Créer la signalisation
2 personnes
Faire l’inventaire du stock
2 personnes
Vérifier la liste des courses
2 personnes
Faire les courses
3 personnes
Récupérer les produits frais
2 personnes
Refroidir les boissons
2 personnes
Préparer les en-cas
4 personnes
Préparer les emballages cadeaux
2 personnes
Préparer les caisses
2 personnes
Vérifier les prévisions météo
Dégager le site
4 personnes
Décharger les stands
4 personnes
Monter les tentes
6 personnes
Installer les tables et les chaises
4 personnes
Brancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Installer l'éclairage
3 personnes
Suspendre la décoration
3 personnes
Décorer les tables de stand
4 personnes
Installer la signalisation
2 personnes
Mettre en place le service traiteur
4 personnes
Préparer les boissons chaudes
3 personnes
Disposer les amuse-bouches
3 personnes
Tester les caisses
2 personnes
Tester le son
2 personnes
Dégager l’itinéraire de sécurité
2 personnes

Événement

Réceptionner les supports de stand
2 personnes
Accueillir les visiteurs
3 personnes
Soutenir les exposants
2 personnes
Servir des boissons chaudes
3 personnes
Servir des amuse-bouches
3 personnes
Gérer les caisses
2 personnes
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
Vider les poubelles
2 personnes
Garder les tables propres
2 personnes
Encadrer les activités pour enfants
3 personnes
Fournir la musique
Gérer l’espace photo
Vérifier les toilettes
Vérifier les stocks
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
Vérifier l'éclairage
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Fermer les caisses
2 personnes
Dire au revoir aux exposants
2 personnes

Suivi

Démonter les stands
6 personnes
Démonter les tentes
6 personnes
Retirer la décoration
3 personnes
Débrancher les câbles d’alimentation
2 personnes
Rassembler les déchets
4 personnes
Faire la vaisselle
3 personnes
Vider les glacières
2 personnes
Nettoyer le site
4 personnes
Stocker le matériel
4 personnes
Retourner les matériels de location
2 personnes
Gérer les restes alimentaires
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 10
Tentes de réceptionqté 4
Tables de bièreqté 10
Chaises pliantesqté 40
Tables hautesqté 6
Porte-manteauxqté 2
Paravent de loge

Vaisselle

Tasses à caféqté 120
Verresqté 150
Tassesqté 120
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 10
Louches à soupeqté 6

Décoration

Sapins de Noëlqté 4
Boules de Noëlqté 80
Guirlandes de Noëlqté 12
Couronnes de Noëlqté 6
Chemins de tableqté 12
Personnages de Noëlqté 8
Costume de Père Noël
Rouleaux de papier cadeauqté 10

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 12
Lampes LEDqté 20
Lanternesqté 12
Pilesqté 40

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 3
Bains-marieqté 3
Glacièresqté 4
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Terminaux de paiementqté 2

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 4
Thermosqté 8
Marmites à soupeqté 3
Louchesqté 6
Bacs de rangementqté 20
Décapsuleursqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 10
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Sets de balaiqté 3
Balais à mainqté 4
Gants de nettoyageqté 12
Supports de sacs poubelleqté 6

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Extincteursqté 4
Tapis antidérapantsqté 10
Barrières de chantierqté 12

Communication

Talkies-walkiesqté 6
Badges nominatifsqté 30
Plansqté 30
Panneaux d'informationqté 6
Panneaux indicateursqté 12

Caisse

Caisses à monnaieqté 2
Rouleaux de tickets de caisseqté 10
Tapis de paiementqté 2

Catering

Courses

Conseils

Commence les réservations plusieurs semaines avant l’ouverture : les stands, tentes, tables et l’animation musicale doivent être confirmés avant de publier le programme. Vérifie aussi les dimensions et les points d’alimentation du lieu.
Prépare le plan du marché avant de confirmer la répartition des stands. Laisse des passages assez larges, place les tables hautes et les porte-manteaux sans bloquer les files, puis envoie le plan final aux exposants.
Ne reporte pas les autorisations et l’assurance à la dernière semaine. Contrôle également les besoins électriques des machines à café, bouilloires, bains-marie et guirlandes lumineuses, puis prévois des piles pour les lanternes.
Traite les inscriptions et les besoins alimentaires avant les achats. Cela permet d’ajuster les en-cas, la vaisselle, les tasses, les verres et les couverts au nombre réel de participants.
Le jour précédent, refroidis les boissons et récupère les produits frais séparément. Prépare aussi les emballages cadeaux, la signalisation et les décorations afin de ne pas monopoliser l’installation le matin même.

Questions fréquentes

Quand commencer à organiser un marché de Noël ?: Commence au moins 8 à 12 semaines avant la date prévue. Les autorisations, l’assurance, les tentes, les exposants et les animations sont les éléments qui prennent le plus de temps à confirmer.
Combien de temps faut-il pour installer un marché de Noël ?: Prévois au minimum 4 à 6 heures pour installer les stands, tentes, tables, éclairages, décorations et panneaux. Ajoute une heure de contrôle avant l’arrivée du public pour tester l’électricité et vérifier les passages.
Combien de boissons prévoir pour un marché de Noël ?: Pour une dégustation d’environ 2 heures, compte 2 à 3 boissons par personne, puis ajoute 10 à 15 % de réserve. Sépare les boissons à servir chaudes de celles qui doivent être refroidies à l’avance.
Quand confirmer les exposants d’un marché de Noël ?: Confirme la répartition des stands 2 à 3 semaines avant l’événement et envoie le plan définitif au plus tard 7 jours avant. Demande à ce moment-là leurs besoins alimentaires, électriques et logistiques.

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