Organiser un marché de la musique, étape par étape

Un marché de la musique combine des exposants, des artistes, du public et une installation technique plus exigeante qu’un simple marché. Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations, puis avancez dans cet ordre : inscriptions, répartition des stands, programmation et logistique. Les oublis arrivent surtout dans les branchements électriques, les besoins alimentaires et le montage des tentes. Gardez les confirmations et le plan du site à portée de l’équipe jusqu’au jour J.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Demander les autorisations
3
Réserver les musiciens
4
Inviter les participants du marché
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
6
Répartir les emplacements du marché
2 personnes
7
Établir le programme des artistes
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Confirmer les réservations
10
Envoyer les invitations
2 personnes
11
Élaborer le plan
2 personnes
12
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
13
Établir le planning sonore
2 personnes
14
Vérifier les prévisions météo
15
Confirmer les livraisons
16
Faire les courses
3 personnes
17
Refroidir les boissons
2 personnes
18
Préparer les en-cas
3 personnes
19
Imprimer les panneaux du programme
20
Trier les bracelets
21
Rassembler le matériel
3 personnes
22
Balisage du site
3 personnes
23
Décharger les stands de marché
4 personnes
24
Monter les tentes de réception
6 personnes
25
Aménager la zone de scène
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
4 personnes
27
Dérouler les câbles électriques
3 personnes
28
Raccorder la sonorisation
3 personnes
29
Préparer la salle des instruments
2 personnes
30
Aménager le bar et le point de service
3 personnes
31
Préparer la vaisselle et les couverts
2 personnes
32
Préparer les en-cas
3 personnes
33
Installer la décoration
3 personnes
34
Installer l'éclairage
3 personnes
35
Installer des panneaux directionnels
2 personnes
36
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
37
Vérifier les toilettes
2 personnes
38
Accueillir les participants du marché
3 personnes
39
Vérifier les stands
2 personnes
40
Effectuer la vérification du son
3 personnes
41
Briefer les bénévoles
2 personnes

Événement

42
Ouvrir l’entrée
3 personnes
43
Accueillir les visiteurs
3 personnes
44
Annoncer le programme
45
Surveiller le marché
2 personnes
46
Encadrer la première prestation
2 personnes
47
Servir les boissons
3 personnes
48
Servir des amuse-bouches
3 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Vider les poubelles
2 personnes
51
Accompagner la deuxième prestation
2 personnes
52
Accompagner le troisième spectacle
2 personnes
53
Réapprovisionner le point de restauration
2 personnes
54
Encadrer la quatrième prestation
2 personnes
55
Répondre aux questions du public
2 personnes
56
Rassembler les objets perdus
57
Encadrer la dernière représentation
2 personnes
58
Annoncer le dernier tour
59
Accompagner les visiteurs vers la sortie
3 personnes

Suivi

60
Clôturer les ventes et la caisse
2 personnes
61
Éteindre l'installation sonore
3 personnes
62
Faire vider les stands du marché
4 personnes
63
Rassembler la vaisselle
2 personnes
64
Stocker les aliments en toute sécurité
2 personnes
65
Nettoyer le site
5 personnes
66
Évacuer les déchets
3 personnes
67
Retirer la décoration
3 personnes
68
Démonter l’éclairage
3 personnes
69
Démonter les tentes et le mobilier
6 personnes
70
Emballer le matériel
3 personnes
71
Faire la vaisselle
3 personnes
72
Inventorier le matériel
2 personnes
73
Rendre les articles empruntés
2 personnes
74
Remettre le lieu en état
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 12
Tables de bièreqté 12
Tables pliantesqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 12
Éléments de podiumqté 6
Nappesqté 20
Portants à vêtementsqté 8

Équipement

Haut-parleursqté 4
Table de mixage
Microphonesqté 4
Pieds de microqté 4
Moniteurs de scèneqté 2
Boîtiers DIqté 4
Câbles audioqté 12
Rallongesqté 12
Multiprisesqté 8
Goulottes de câblesqté 20
Enrouleurs électriquesqté 4
Glacièresqté 6
Ordinateurs portablesqté 2
Terminaux de paiementqté 3

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Pieds d’éclairageqté 4
Éclairage d’ambianceqté 8
Pilesqté 24

Vaisselle

Verres réutilisablesqté 180
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 120
Couvertsqté 120
Plateaux de serviceqté 20
Pinces de serviceqté 12
Pichets à caféqté 6

Cuisine

Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 3
Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux d’officeqté 6
Râteliers de refroidissementqté 4
Bacs alimentairesqté 20
Papier aluminiumqté 4
Film alimentaireqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Ballonsqté 150
Tentures de scèneqté 4
Décoration de tableqté 20
Panneaux du programmeqté 8
Panneaux indicateursqté 12
Badges nominatifsqté 100
Marqueurs permanentsqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Pinces à déchetsqté 4
Sets de serpillièreqté 2
Seaux de nettoyageqté 4
Gantsqté 24

Catering

Courses

Conseils

Fixez la date et le lieu avant de solliciter les musiciens et les exposants. Demandez les autorisations suffisamment tôt pour pouvoir adapter le plan du site si une contrainte est imposée.
Traitez les inscriptions dès leur réception, puis attribuez chaque emplacement sur un plan unique. Prévoyez les accès pour le déchargement avant de placer les stands et les tentes.
Établissez le programme des artistes avec des horaires de balance et de changement de plateau. Pour chaque passage, vérifiez les microphones, pieds, retours, boîtiers DI et câbles nécessaires.
Contrôlez l’alimentation électrique avant l’installation : comptez les rallonges, multiprises, enrouleurs et goulottes de câbles, puis séparez les circuits audio et éclairage lorsque c’est possible.
Consultez les prévisions météo plusieurs fois dans les 48 heures précédentes. Refroidissez les boissons, préparez les en-cas et confirmez les livraisons avant le montage des tentes et de la scène.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la musique ?: Prévoyez idéalement 6 à 8 semaines. Ce délai permet de confirmer le lieu, les autorisations, les musiciens et les participants, puis de finaliser le programme et les livraisons.
Quand faut-il réserver les musiciens pour un marché de la musique ?: Réservez-les au moins 6 semaines avant l’événement, surtout si plusieurs groupes se succèdent. Confirmez ensuite les horaires, les besoins techniques et le planning sonore 7 à 10 jours avant.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de la musique ?: Vérifiez les livraisons, la météo, les inscriptions confirmées, les points d’alimentation et le plan d’installation. Préparez aussi les panneaux du programme, les bracelets, les câbles et les terminaux de paiement la veille au soir.
À quelle heure commencer l’installation le jour J ?: Commencez au moins 4 heures avant l’arrivée du public si des tentes, des stands et une scène doivent être montés. Gardez ensuite 60 à 90 minutes pour les branchements, les tests audio et le balisage du site.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.