Cómo organizar un mercado de música sin perder el control

Organizar un mercado de música exige coordinar dos eventos a la vez: los puestos del mercado y el programa de artistas. Empieza cerrando fecha, ubicación y permisos; después confirma participantes, distribución, sonido y electricidad antes de enviar las invitaciones. Durante la última semana, verifica reservas, entregas y previsión meteorológica, y deja el montaje dividido por zonas. El día del evento, monta primero carpas, puestos y escenario; luego prueba el sonido, enfría las bebidas y prepara la recepción.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Confirmar fecha y ubicación
2
Solicitar permisos
3
Contratar músicos
4
Invitar a los participantes del mercado
2 personas
5
Gestionar inscripciones
6
Distribuir los puestos del mercado
2 personas
7
Elaborar el programa de artistas
2 personas
8
Recoger preferencias dietéticas
9
Confirmar las reservas
10
Enviar invitaciones
2 personas
11
Desarrollar el plano
2 personas
12
Comprobar los puntos de electricidad
2 personas
13
Crear el plan de sonido
2 personas
14
Comprobar el pronóstico del tiempo
15
Confirmar entregas
16
Hacer la compra
3 personas
17
Enfriar bebidas
2 personas
18
Preparar aperitivos
3 personas
19
Imprimir los paneles del programa
20
Clasificar las pulseras
21
Reunir los materiales
3 personas
22
Cerrar el recinto
3 personas
23
Descargar los puestos del mercado
4 personas
24
Montar las carpas
6 personas
25
Montar la zona del escenario
4 personas
26
Colocar mesas y sillas
4 personas
27
Desenrollar los cables de corriente
3 personas
28
Conectar el equipo de sonido
3 personas
29
Preparar la sala de instrumentos
2 personas
30
Montar el bar y el punto de distribución
3 personas
31
Preparar la vajilla y los cubiertos
2 personas
32
Preparar los aperitivos
3 personas
33
Colgar la decoración
3 personas
34
Instalar la iluminación
3 personas
35
Colocar señalizadores
2 personas
36
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
37
Comprobar los baños
2 personas
38
Recibir a los participantes del mercado
3 personas
39
Comprobar los puestos
2 personas
40
Realizar la prueba de sonido
3 personas
41
Dar briefing a los voluntarios
2 personas

Evento

42
Abrir la entrada
3 personas
43
Recibir a los visitantes
3 personas
44
Anunciar el programa
45
Supervisar el mercado
2 personas
46
Acompañar la primera actuación
2 personas
47
Servir las bebidas
3 personas
48
Servir aperitivos
3 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Vaciar los contenedores de basura
2 personas
51
Acompañar la segunda actuación
2 personas
52
Acompañar la tercera actuación
2 personas
53
Reponer el punto de comida
2 personas
54
Acompañar la cuarta actuación
2 personas
55
Responder preguntas del público
2 personas
56
Recoger objetos perdidos
57
Coordinar la última actuación
2 personas
58
Anunciar la última ronda
59
Guiar a los visitantes hacia la salida
3 personas

Seguimiento

60
Cerrar ventas y caja
2 personas
61
Apagar el sistema de sonido
3 personas
62
Vaciado de los puestos del mercado
4 personas
63
Recoger la vajilla
2 personas
64
Almacenar los alimentos de forma segura
2 personas
65
Limpiar el recinto
5 personas
66
Retirar los residuos
3 personas
67
Retirar la decoración
3 personas
68
Desmontar la iluminación
3 personas
69
Desmontar tiendas y mobiliario
6 personas
70
Empacar el equipo
3 personas
71
Lavar la vajilla
3 personas
72
Inventariar materiales
2 personas
73
Devolver los objetos prestados
2 personas
74
Entregar la ubicación
2 personas
75
Guardar el stock restante
2 personas

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Carpas de fiestacant. 4
Puestos de mercadocant. 12
Mesas de cervezacant. 12
Mesas plegablescant. 8
Sillas plegablescant. 80
Taburetes de barcant. 12
Piezas de escenariocant. 6
Manteles individualescant. 20
Percheroscant. 8

Equipo

Altavocescant. 4
Mesa de mezclas
Micrófonoscant. 4
Soportes de micrófonocant. 4
Altavoces del monitorcant. 2
Cajas DIcant. 4
Cables de audiocant. 12
Cables alargadorescant. 12
Regletascant. 8
Canaletas para cablescant. 20
Enrollacablescant. 4
Neveras portátilescant. 6
Portátilescant. 2
Datáfonoscant. 3

Iluminación

Lámparas LEDcant. 12
Trípodes de iluminacióncant. 4
Iluminación ambientalcant. 8
Bateríascant. 24

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 180
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 120
Cubiertoscant. 120
Bandejas de servircant. 20
Pinzas de servircant. 12
Jarras de cafécant. 6

Cocina

Teterascant. 3
Máquinas de cafécant. 3
Termoscant. 6
Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 6
Rejillas de enfriamientocant. 4
Bandejas de comidacant. 20
Papel de aluminiocant. 4
Film transparentecant. 4

Decoración

Guirnaldascant. 12
Globoscant. 150
Telones de escenariocant. 4
Decoración de mesacant. 20
Carteles del programacant. 8
Carteles direccionalescant. 12
Credencialescant. 100
Rotuladores permanentescant. 12

Limpieza

Papeleracant. 12
Contenedores de basuracant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedores de basuracant. 4
Fregonascant. 2
Cubos de limpiezacant. 4
Guantescant. 24

Catering

Compras

Consejos

Cierra la fecha, el recinto y los permisos con al menos 6 semanas de antelación. Sin esa confirmación no conviene contratar músicos ni abrir las inscripciones.
Distribuye los puestos antes de preparar el plano definitivo. Reserva pasillos despejados y comprueba que cada puesto tenga acceso a electricidad si lo necesita; no lo dejes para el día del montaje.
Elabora el programa de artistas después de confirmar horarios y necesidades técnicas. Haz una prueba completa de sonido al menos 2 horas antes de la apertura, incluidos micrófonos, cajas DI, monitores y cables.
Revisa la previsión meteorológica 48 horas antes y confirma entonces las entregas. Las carpas, las piezas del escenario, la iluminación y los alargadores suelen llegar tarde si nadie asigna una hora concreta.
Prepara bebidas y aperitivos el mismo día: enfría las bebidas con varias horas de margen y separa pulseras, datáfonos, vajilla y materiales de recepción. Designa a una persona para resolver incidencias mientras el resto termina el montaje.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un mercado de música?: Empieza entre 6 y 8 semanas antes. Ese margen permite solicitar permisos, contratar músicos, invitar a los participantes y confirmar carpas, puestos, sonido y entregas sin depender de decisiones de última hora.
¿Cuándo hay que cerrar la distribución de los puestos?: Deja cerrada la distribución al menos 10 días antes. Así puedes terminar el plano, comunicar la ubicación a cada participante y detectar a tiempo problemas de paso, electricidad o espacio para las carpas.
¿Cuánto tiempo antes se monta un mercado de música?: Reserva entre 4 y 6 horas de montaje, según el tamaño del recinto. Monta primero carpas, puestos y escenario; después instala sonido, iluminación y cableado, y realiza la prueba técnica como mínimo 2 horas antes de abrir.
¿Cuándo se compran y preparan las bebidas?: Haz la compra entre 2 y 3 días antes y confirma las entregas durante las 48 horas previas. Enfría las bebidas varias horas antes de la apertura y prepara aperitivos y vajilla cuando el montaje principal ya esté terminado.

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