Organiser un Marché de la Libération, étape par étape

Pour organiser un Marché de la Libération, commence par bloquer la date, le lieu et le cadre administratif avant de contacter les exposants. Le plan de circulation, les stands, l’électricité, les toilettes et l’enlèvement des déchets doivent être réservés assez tôt pour éviter les ajustements de dernière minute. Ensuite, structure les inscriptions, répartis les bénévoles et publie un programme clair. La dernière semaine sert surtout à vérifier la météo, imprimer les documents et préparer le matériel non périssable.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu du marché
2 personnes
2
Demander un permis d’événement
3
Soumettre le plan de circulation
4
Réserver les stands du marché
5
Réserver l’alimentation électrique
6
Réserver les toilettes
7
Réserver l’enlèvement des déchets
8
Dessiner le plan des stands
2 personnes
9
Inviter les exposants
2 personnes
10
Ouvrir les inscriptions
11
Traiter les inscriptions
2 personnes
12
Confirmer les exposants
2 personnes
13
Recueillir les besoins alimentaires
14
Recruter des bénévoles
2 personnes
15
Répartir les bénévoles
2 personnes
16
Envoyer les invitations
2 personnes
17
Publier la promotion en ligne
18
Accrocher les affiches
2 personnes
19
Publier le programme
20
Vérifier les prévisions météo
21
Imprimer la liste des exposants
22
Imprimer les panneaux d’itinéraire
23
Trier les bracelets et les badges
2 personnes
24
Faire les courses
3 personnes
25
Mettre en place les stocks non périssables
2 personnes
26
Remplir les glacières
2 personnes
27
Préparer le café et le thé
2 personnes
28
Délimiter le site du marché
4 personnes
29
Réception des stands
3 personnes
30
Monter les stands
6 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Poser les câbles électriques en toute sécurité
2 personnes
33
Installer l'éclairage
3 personnes
34
Suspendre la décoration
3 personnes
35
Installer le comptoir d'information
2 personnes
36
Aménager le comptoir traiteur
3 personnes
37
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
38
Vérifier les installations sanitaires
2 personnes
39
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
40
Accueillir les exposants
4 personnes
41
Indiquer les stands aux exposants
3 personnes
42
Réapprovisionner le stock restant
2 personnes

Événement

43
Annoncer l'ouverture
44
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
45
Tenir le comptoir de catering
4 personnes
46
Servir le café et le thé
2 personnes
47
Servir les boissons
2 personnes
48
Servir des amuse-bouches
2 personnes
49
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
50
Contrôler les glacières
51
Vider les points de collecte des déchets
2 personnes
52
Vérifier les toilettes à intervalles réguliers
53
Dégager les voies de circulation
2 personnes
54
Annoncer le programme
55
Soutenir les exposants
2 personnes
56
Enregistrer les objets trouvés
57
Vérifier l'éclairage
58
Annoncer le dernier tour
59
Clôturer la vente et le service traiteur
3 personnes

Suivi

60
Faire le check-out des exposants
3 personnes
61
Retirer la décoration
3 personnes
62
Démonter les stands
6 personnes
63
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
64
Éteindre l’équipement
2 personnes
65
Enrouler les câbles d’alimentation
2 personnes
66
Rassembler les déchets
4 personnes
67
Nettoyer le site
5 personnes
68
Faire la vaisselle
3 personnes
69
Ranger le stock restant
2 personnes
70
Sécuriser les objets trouvés
71
Retirer les panneaux du marché
2 personnes
72
Rapporter le matériel
3 personnes
73
Retourner les stands
3 personnes
74
Faire enlever les bennes à déchets
75
Gérer la caution et les clés
76
Rassembler les factures des fournisseurs
77
Remercier les exposants
78
Faire le suivi des objets trouvés
79
Archiver les documents de permis

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tentes de réceptionqté 4
Tablesqté 12
Chaisesqté 30
Tables de bièreqté 8
Tables pliantesqté 4
Comptoirsqté 2
Caissesqté 12

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 300
Tasses à caféqté 80
Assiettesqté 150
Couvertsqté 150
Plateaux de serviceqté 20
Carafesqté 6
Thermosqté 6

Équipement

Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Glacièresqté 8
Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 10
Talkies-walkiesqté 6
Mégaphone

Éclairage

Guirlandes lumineusesqté 8
Projecteurs de chantierqté 4
Lampes à pilesqté 6

Décoration

Drapeaux néerlandaisqté 20
Fanions orangeqté 10
Guirlandes en papierqté 12
Nappesqté 12
Ballonsqté 200
Pompe à ballonsqté 2
Panneaux en ardoiseqté 6
Panneaux indicateursqté 12
Housses de tables hautesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 4
Couteaux de chefqté 4
Pincesqté 6
Louchesqté 6
Verres doseursqté 3
Pains de glaceqté 30
Papier aluminiumqté 4
Boîtes de conservationqté 20
Tire-bouchonsqté 3

Nettoyage

Poubellesqté 12
Pinces à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 4
Balayette et pelleqté 4
Serpillièresqté 4
Seauxqté 4
Chariot de nettoyage
Gantsqté 12

Catering

Courses

Conseils

Lance les demandes d’autorisation et le plan de circulation avant d’ouvrir les inscriptions : les exposants doivent connaître les accès, les horaires d’installation et les contraintes du site.
Dessine le plan des stands avant de confirmer les exposants. Prévois les emplacements des tentes, tables, caisses, points électriques et passages réservés au public.
Demande les besoins alimentaires au moment de l’inscription, puis relance les personnes qui n’ont pas répondu sous 7 jours. Cela évite de découvrir les contraintes de restauration après la confirmation.
Répartis les bénévoles par créneaux et par zones, avec au moins un moyen de communication par équipe. Les talkies-walkies sont utiles lorsque les stands, l’accueil et la circulation sont éloignés.
Deux ou trois jours avant le marché, vérifie la météo, imprime la liste des exposants et les panneaux d’itinéraire, puis trie les bracelets et badges. Mets aussi les stocks non périssables de côté pour ne pas les mélanger aux achats du jour J.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un Marché de la Libération ?: Prévois idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, le plan de circulation, les réservations techniques et la recherche d’exposants prennent généralement plus de temps que prévu.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvre-les une fois le lieu, les horaires et le plan général suffisamment définis, environ 6 à 8 semaines avant le marché. Fixe une date limite de réponse au moins 3 semaines avant l’événement.
Quand réserver les toilettes, l’électricité et l’enlèvement des déchets ?: Réserve ces services dès que la date et le lieu sont confirmés, idéalement 6 à 10 semaines à l’avance. Attendre la dernière quinzaine réduit les choix disponibles et complique le plan d’installation.
Que faut-il préparer la semaine avant le marché ?: Contrôle les prévisions météo, finalise les exposants et les bénévoles, puis imprime les documents nécessaires 2 à 3 jours avant. Prépare séparément les badges, bracelets, panneaux, stocks non périssables et équipements de communication.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.