Cómo organizar un Mercado de la Liberación sin perder el control

Organizar un Mercado de la Liberación empieza mucho antes de montar los puestos. Primero fija la fecha y el lugar, tramita los permisos y dibuja un plano que incluya circulación, electricidad, aseos y recogida de residuos. Después confirma a los expositores, abre las inscripciones y asigna responsabilidades concretas a los voluntarios. La última semana se centra en el tiempo, la señalización, las acreditaciones y los suministros que suelen olvidarse.

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El plan, paso a paso

Cada tarea con su propia sublista, en el orden en que realmente las necesitarás.

Preparativos

1
Fijar la fecha y el lugar del mercado
2 personas
2
Solicitar el permiso del evento
3
Presentar el plan de tráfico
4
Reservar puestos de mercado
5
Reservar el suministro eléctrico
6
Reservar los aseos
7
Reservar recogida de residuos
8
Dibujar el plano de los puestos
2 personas
9
Invitar a los expositores
2 personas
10
Abrir inscripciones
11
Procesar las inscripciones
2 personas
12
Fijar los soportes de los puestos
2 personas
13
Recoger preferencias dietéticas
14
Reclutar voluntarios
2 personas
15
Asignar voluntarios
2 personas
16
Enviar invitaciones
2 personas
17
Publicar promoción en línea
18
Colgar pósters
2 personas
19
Publicar el programa
20
Comprobar el pronóstico del tiempo
21
Imprimir la lista de expositores
22
Imprimir señales de ruta
23
Clasificar las pulseras y las acreditaciones
2 personas
24
Hacer la compra
3 personas
25
Preparar provisiones no perecederas
2 personas
26
Llenar las neveras portátiles
2 personas
27
Preparar café y té
2 personas
28
Delimitar el recinto del mercado
4 personas
29
Recibir los puestos
3 personas
30
Montar los puestos
6 personas
31
Colocar mesas y sillas
4 personas
32
Tender los cables de alimentación de forma segura
2 personas
33
Colgar la iluminación
3 personas
34
Colgar la decoración
3 personas
35
Montar el mostrador de información
2 personas
36
Montar el mostrador de catering
3 personas
37
Colocar puntos de recogida de basura
2 personas
38
Comprobar las instalaciones de aseo
2 personas
39
Realizar el control de seguridad
2 personas
40
Recibir a los expositores
4 personas
41
Indicar a los expositores sus puestos
3 personas
42
Reponer el último stock
2 personas

Evento

43
Anunciar la apertura
44
Atender el mostrador de información
2 personas
45
Atender el mostrador de catering
4 personas
46
Servir café y té
2 personas
47
Servir las bebidas
2 personas
48
Servir aperitivos
2 personas
49
Rellenar las bebidas
2 personas
50
Comprobar las neveras portátiles
51
Vaciar puntos de residuos
2 personas
52
Comprobar los baños periódicamente
53
Mantener libres las vías de paso
2 personas
54
Anunciar el programa
55
Apoyar a los expositores
2 personas
56
Registrar objetos perdidos
57
Comprobar la iluminación
58
Anunciar la última ronda
59
Cerrar la venta y el catering
3 personas

Seguimiento

60
Registrar la salida de los expositores
3 personas
61
Retirar la decoración
3 personas
62
Desmontar los puestos
6 personas
63
Recoger mesas y sillas
4 personas
64
Apagar el equipo
2 personas
65
Enrollar los cables eléctricos
2 personas
66
Recoger la basura
4 personas
67
Limpiar el recinto
5 personas
68
Lavar la vajilla
3 personas
69
Guardar el stock restante
2 personas
70
Asegurar los objetos perdidos
71
Retirar los carteles del mercado
2 personas
72
Devolver los materiales
3 personas
73
Devolver los puestos
3 personas
74
Recoger los contenedores de residuos
75
Gestionar la fianza y las llaves
76
Recoger facturas de proveedores
77
Agradecer a los expositores
78
Gestionar los objetos perdidos
79
Archivar la documentación del permiso

Lo que necesitas

Agrupado como lo comprarías, con cantidades.

Mobiliario

Puestos de mercadocant. 20
Carpas de fiestacant. 4
Mesascant. 12
Sillascant. 30
Mesas de cervezacant. 8
Mesas plegablescant. 4
Mostradorescant. 2
Cajonescant. 12

Vajilla

Vasos reutilizablescant. 300
Tazas de cafécant. 80
Platoscant. 150
Cubiertoscant. 150
Bandejas de servircant. 20
Jarrascant. 6
Termoscant. 6

Equipo

Máquinas de cafécant. 3
Teterascant. 3
Neveras portátilescant. 8
Cables alargadorescant. 8
Regletascant. 8
Alfombrillas para cablescant. 10
Walkie-talkiescant. 6
Megáfono

Iluminación

Guirnaldas de lucescant. 8
Lámparas de obracant. 4
Linternas a pilascant. 6

Decoración

Banderas de Países Bajoscant. 20
Guirnaldas naranjascant. 10
Guirnaldas de papelcant. 12
Mantelescant. 12
Globoscant. 200
Bomba para globoscant. 2
Pizarrascant. 6
Carteles direccionalescant. 12
Fundas para mesas altascant. 6

Cocina

Tablas de cortarcant. 4
Cuchillos de chefcant. 4
Pinzascant. 6
Cucharonescant. 6
Jarras medidorascant. 3
Acumuladores de fríocant. 30
Papel de aluminiocant. 4
Recipientes herméticoscant. 20
Sacacorchoscant. 3

Limpieza

Papeleracant. 12
Pinzas para residuoscant. 4
Sets de escobacant. 4
Recogedor y escobacant. 4
Fregonascant. 4
Cuboscant. 4
Carro de limpieza
Guantescant. 12

Catering

Compras

Consejos

Empieza por los permisos y el tráfico: presenta la solicitud del evento y el plan de circulación antes de comprometer públicamente todos los puestos. Reserva también con antelación la electricidad, los aseos y la recogida de residuos.
Dibuja el plano antes de invitar a los expositores. Deja definidos los accesos, las salidas, los cables, las zonas de paso y la ubicación de carpas, mesas y puestos para evitar cambios durante el montaje.
Cierra las inscripciones con una fecha límite y confirma las necesidades de cada expositor. Recoge las preferencias dietéticas antes de hacer la compra, no el día anterior.
Asigna voluntarios por función y turno, y dales un medio de comunicación. Los walkie-talkies, el megáfono y una lista impresa de expositores resultan especialmente útiles cuando el mercado ya está abierto.
Haz una revisión final entre 24 y 48 horas antes. Comprueba el pronóstico, prepara las provisiones no perecederas y deja listas las señales de ruta, pulseras, acreditaciones, cables, regletas y alfombrillas para cables.

Preguntas frecuentes

¿Con cuánta antelación hay que organizar un Mercado de la Liberación?: Empieza al menos 8 a 12 semanas antes. Los permisos, el plan de tráfico, los aseos, la electricidad y la recogida de residuos suelen requerir más plazo que la decoración o la compra.
¿Cuándo hay que cerrar las inscripciones de los expositores?: Cierra las inscripciones entre 2 y 3 semanas antes del mercado. Así puedes procesar los datos, dibujar el plano definitivo, imprimir la lista y fijar los soportes de cada puesto.
¿Cuándo se prepara el material del mercado?: Haz el inventario y agrupa el material 24 o 48 horas antes. Cuenta puestos, carpas, mesas, sillas, vasos reutilizables, termos, neveras, cables y señalización antes de que empiece el montaje.
¿Cuántos voluntarios hacen falta para un mercado?: Calcula al menos 1 voluntario por cada 10 a 15 puestos, además de una persona coordinadora. Reparte los turnos antes del evento y confirma quién cubre el montaje, la atención al público y el desmontaje.

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