Organiser un marché de la durabilité, étape par étape

Un marché de la durabilité se prépare d’abord comme un projet logistique, puis comme un rendez-vous ouvert au public. Commencez par confirmer la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les organisations participantes. Ensuite, construisez le plan du marché, ouvrez les inscriptions et recueillez les besoins alimentaires et techniques des exposants. Les dernières semaines servent à finaliser la sécurité, les déchets, la signalétique, les bénévoles et le matériel réutilisable.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Contacter les organisations participantes
2 personnes
4
Établir le plan du marché
2 personnes
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Ouvrir les inscriptions
7
Enregistrer les exposants
2 personnes
8
Recueillir les besoins alimentaires
9
Traiter les inscriptions
2 personnes
10
Faire les réservations
11
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
12
Établir le plan de gestion des déchets
2 personnes
13
Passer en revue le plan de sécurité
3 personnes
14
Imprimer le plan
15
Informer les exposants
2 personnes
16
Planifier les bénévoles
2 personnes
17
Publier le programme
18
Créer les panneaux d'information
2 personnes
19
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
2 personnes
20
Récupérer le matériel
2 personnes
21
Faire les courses
3 personnes
22
Refroidir les boissons
2 personnes
23
Préparer le service traiteur
3 personnes
24
Briefer les bénévoles
3 personnes
25
Inspecter le site
2 personnes
26
Mettre en place les marquages
3 personnes
27
Monter les tentes de réception
4 personnes
28
Installer les tables de stand
4 personnes
29
Installer les chaises
3 personnes
30
Numéroter les stands
2 personnes
31
Installer le comptoir d'information
2 personnes
32
Aménager la salle d’atelier
3 personnes
33
Installer la décoration
2 personnes
34
Brancher l’électricité
2 personnes
35
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
36
Mettre en place le buffet traiteur
3 personnes
37
Mettre en place le point café
2 personnes
38
Tester le matériel sonore
2 personnes

Événement

39
Accueillir les exposants
3 personnes
40
Accueillir les visiteurs
3 personnes
41
Tenir le comptoir d'information
2 personnes
42
Orienter les flux de visiteurs
2 personnes
43
Encadrer les ateliers
3 personnes
44
Annoncer les démonstrations
45
Servir le café et le thé
2 personnes
46
Servir des amuse-bouches
3 personnes
47
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
48
Réapprovisionner le buffet
2 personnes
49
Trier les déchets
2 personnes
50
Vérifier les toilettes
51
Garder les tables propres
2 personnes
52
Vérifier les stocks
53
Finaliser le dernier atelier
2 personnes
54
Dire au revoir aux exposants
3 personnes
55
Accompagner les derniers visiteurs
2 personnes

Suivi

56
Clôturer le catering
3 personnes
57
Éteindre l’équipement
2 personnes
58
Rassembler les déchets
4 personnes
59
Faire la vaisselle
3 personnes
60
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
61
Démonter les tentes de fête
4 personnes
62
Nettoyer le site
4 personnes
63
Retirer la décoration
2 personnes
64
Rapporter le matériel
2 personnes
65
Nettoyer les articles réutilisables
2 personnes
66
Apporter les déchets au point de collecte
2 personnes
67
Ranger les stocks
2 personnes
68
Enregistrer les objets trouvés
69
Rassembler les factures et les reçus
70
Envoyer un message de remerciement
71
Rendre le matériel loué
2 personnes

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 8
Chaises pliantesqté 80
Tabourets de barqté 8
Bureau d’information
Portants à vêtementsqté 2
Boîtes de rangementqté 12
Tables hautesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Gobelets à café réutilisablesqté 150
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Plateaux de serviceqté 8
Carafesqté 8
Thermosqté 8
Bac à vaisselleqté 4

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Nappesqté 24
Plantesqté 16
Presse-papiersqté 20
Badges nominatifsqté 80
Signalétique en boisqté 12
Décoration de tableqté 24
Flèches en papierqté 20
Craie de trottoirqté 12

Équipement

Rallongesqté 8
Multiprisesqté 8
Passe-câblesqté 12
Glacièresqté 6
Haut-parleurs Bluetoothqté 2
Microphone
Ordinateurs portablesqté 2
Tablettesqté 2
Batteries externesqté 6
Terminaux de paiementqté 4
Imprimantes d’étiquettesqté 2
Destructeur de documents

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Saladiersqté 8
Verres doseursqté 4
Louchesqté 8
Pincesqté 8
Sacs isothermesqté 12
Plateauxqté 8
Machines à caféqté 3
Bouilloiresqté 3
Plaques à inductionqté 2
Caisses réfrigéréesqté 8
Bacs de maintien au chaudqté 4
Couteaux à painqté 4
Balances de cuisineqté 2
Moulins à herbesqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Conteneurs à déchetsqté 4
Sets de balaiqté 3
Serpillièresqté 3
Seauxqté 6
Gants de nettoyageqté 12
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Pinces à déchetsqté 4
Balais à mainqté 6
Chiffons microfibresqté 24
Stations de désinfectant pour les mainsqté 6

Éclairage

Guirlandes lumineuses LEDqté 8
Lampes LEDqté 12
Lampes à pilesqté 8
Guirlandes lumineuses extensiblesqté 4
Projecteurs de chantier rechargeablesqté 4

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant d’envoyer les invitations : vérifiez les autorisations, les points d’alimentation électrique et l’accès nécessaire aux tentes, tables et stands.
Dessinez le plan du marché dès que les exposants commencent à s’inscrire. Prévoyez un bureau d’information, des itinéraires visibles et assez d’espace pour les files, les chaises et la circulation.
Demandez les besoins alimentaires et techniques au moment de l’inscription, puis confirmez-les avant les réservations. Cela évite de découvrir quelques jours avant l’événement qu’un exposant a besoin d’une prise ou d’un régime particulier.
Traitez séparément les déchets et la vaisselle : prévoyez les gobelets, assiettes et couverts réutilisables, ainsi qu’un bac à vaisselle et un plan clair pour le tri et la collecte.
Organisez un briefing des bénévoles avant l’ouverture et faites une inspection du site le jour même. Vérifiez notamment les rallonges, multiprises, passe-câbles, panneaux de stationnement et sorties de sécurité.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la durabilité ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines pour un marché avec plusieurs organisations participantes. Ce délai permet de confirmer le lieu, obtenir les autorisations, ouvrir les inscriptions et réserver le matériel.
Quand faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?: Ouvrez-les environ 6 à 8 semaines avant le marché. Fixez une date limite 2 à 3 semaines avant l’événement afin de finaliser le plan, les besoins alimentaires, les réservations et la signalétique.
Que faut-il vérifier sur place avant l’ouverture ?: Faites une inspection le jour même, idéalement 2 à 3 heures avant l’arrivée du public. Contrôlez les stands, les branchements, les câbles protégés, les panneaux, les zones de déchets et le bureau d’information.
Comment prévoir la vaisselle réutilisable pour un marché ?: Comptez au minimum 1 gobelet et 1 assiette par personne attendue sur une rotation, puis ajoutez une marge de 15 à 20 % pour les échanges et le lavage. Organisez aussi un point de retour avec un bac à vaisselle clairement signalé.

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