Organiser un marché de la durabilité, étape par étape

Commencez par verrouiller la date, le lieu et les autorisations avant de contacter les exposants. Ensuite, construisez le marché autour des stands, des activités, des flux de visiteurs et des besoins techniques. Le plan du site doit prévoir les points d’alimentation, les déchets, l’éclairage et les espaces de restauration. Les dernières semaines servent surtout à confirmer les participants, recruter les bénévoles et vérifier les quantités réellement nécessaires.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et le lieu
2
Vérifier les autorisations
3
Inviter les fournisseurs
2 personnes
4
Inventorier les stands et les activités
2 personnes
5
Faire les réservations de matériel
6
Créer le plan du site
2 personnes
7
Vérifier les points d'alimentation
2 personnes
8
Définir les flux de déchets
2 personnes
9
Établir le programme
2 personnes
10
Rédiger le texte promotionnel
11
Publier la page de l’événement
12
Envoyer les invitations
2 personnes
13
Publier des messages sur les réseaux sociaux
14
Traiter les inscriptions
15
Recueillir les besoins alimentaires
16
Recruter des bénévoles
2 personnes
17
Rassembler les coordonnées des fournisseurs
18
Confirmer les participants
19
Établir le plan des exposants
2 personnes
20
Concevoir les panneaux et les cartes d’itinéraire
21
Préparer les fiches d’information
2 personnes
22
Tester les câbles d’alimentation et l’éclairage
2 personnes
23
Calculer les quantités de catering
2 personnes
24
Vérifier la liste des courses
2 personnes
25
Faire les courses
3 personnes
26
Récupérer le matériel
3 personnes
27
Réfrigérer les produits périssables
2 personnes
28
Trier les matériaux
3 personnes
29
Imprimer les consignes pour les bénévoles

Événement

30
Contrôler le site
2 personnes
31
Installer les stands
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
6 personnes
33
Installer les tables et les chaises
5 personnes
34
Brancher l'alimentation électrique
2 personnes
35
Installer l'éclairage
3 personnes
36
Accueillir les exposants
3 personnes
37
Orienter les exposants vers leur emplacement
3 personnes
38
Installer la décoration du stand
4 personnes
39
Placer les panneaux d’information
2 personnes
40
Installer la table d'inscription
2 personnes
41
Préparer le café et le thé
3 personnes
42
Préparer les en-cas
4 personnes
43
Installer des points de collecte des déchets
2 personnes
44
Tester le son
2 personnes
45
Briefer les bénévoles
2 personnes
46
Accueillir les visiteurs
4 personnes
47
Tenir les inscriptions à jour
2 personnes
48
Animer des ateliers de durabilité
4 personnes
49
Servir le café et le thé
2 personnes
50
Servir des amuse-bouches
2 personnes
51
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
52
Contrôler les flux de déchets
2 personnes
53
Vérifier les sanitaires
54
Réapprovisionner la vaisselle
55
Encadrer les séances photo
56
Annoncer les éléments du programme
57
Soutenir les exposants
2 personnes
58
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
59
Faire démonter les stands
4 personnes
60
Rassembler le matériel
5 personnes
61
Évacuer les déchets en tri sélectif
3 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Rendre le terrain propre
5 personnes

Suivi

64
Rapporter le matériel
3 personnes
65
Contrôler les aliments restants
2 personnes
66
Stocker les denrées non périssables
2 personnes
67
Vider les éléments de refroidissement
2 personnes
68
Nettoyer les conteneurs à déchets
2 personnes
69
Faire le tour du lieu
2 personnes
70
Enregistrer les objets trouvés
71
Retourner le matériel du fournisseur
2 personnes
72
Remercier les exposants
73
Envoyer un message aux visiteurs
74
Vérifier les factures
75
Archiver les photos

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 4
Stands de marchéqté 16
Tables pliantesqté 20
Tables hautesqté 6
Chaises pliantesqté 80
Nappesqté 20
Tabouretsqté 12

Équipement

Rallongesqté 12
Multiprisesqté 10
Lampes sur batterieqté 12
Enceintes portablesqté 2
Microphonesqté 2
Glacièresqté 6
Thermosqté 8
Bouilloiresqté 3
Machines à caféqté 2
Passe-câblesqté 12
Ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Marteauqté 2
Jeux de tournevisqté 2
Attaches-câblesqté 200
Batteries externesqté 6

Cuisine

Planches à découperqté 6
Couteaux de chefqté 6
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8
Corbeilles à painqté 6
Carafesqté 6

Vaisselle

Gobelets réutilisablesqté 250
Assiettes réutilisablesqté 180
Couverts réutilisablesqté 220
Tasses à caféqté 120
Verres à théqté 80

Décoration

Guirlandes de fanionsqté 12
Panneaux en ardoiseqté 12
Marqueurs craieqté 12
Plantes en potqté 20
Chemins de table en juteqté 20
Bougeoirsqté 20

Éclairage

Guirlandes LEDqté 8
Lanternes LEDqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Autocollants de tri des déchetsqté 12
Sets de balaiqté 4
Sets de serpillièreqté 3
Seauxqté 6
Balais à mainqté 6
Caissesqté 20

Catering

Courses

Conseils

Bloquez la date et le lieu avant de lancer les invitations : les autorisations et les réservations de matériel peuvent demander plusieurs semaines. Gardez une confirmation écrite pour chaque fournisseur et participant.
Dessinez le plan du site avant de répartir les stands. Prévoyez les passages, les files d’attente, les câbles, les points d’alimentation et un accès simple aux zones de déchets.
Demandez les besoins alimentaires au moment de l’inscription, pas la veille. Pour le catering, séparez les quantités prévues pour les exposants, les bénévoles et les visiteurs afin d’éviter un calcul trop bas.
Attribuez les responsabilités des bénévoles par créneau de deux à trois heures. Une seule personne doit suivre les fournisseurs, une autre les inscriptions et une autre les problèmes de circulation ou de matériel.
Testez les rallonges, multiprises, éclairages, enceintes et microphones au moins la veille. Vérifiez aussi que les panneaux, cartes d’itinéraire et fiches d’information sont imprimés avant l’installation des stands.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de la durabilité ?: Prévoyez idéalement 8 à 12 semaines. Les autorisations, les fournisseurs et le recrutement des bénévoles sont les éléments qui prennent le plus souvent du retard.
Quand faut-il inviter les exposants ?: Contactez-les 6 à 8 semaines avant le marché, puis confirmez leur présence environ 10 jours avant. Demandez dès le premier contact leurs besoins en espace, alimentation électrique et mobilier.
Comment organiser le plan des stands ?: Préparez un premier plan 4 à 6 semaines avant l’événement, après avoir inventorié les stands et activités. Laissez des passages suffisamment dégagés et regroupez les besoins techniques pour limiter la longueur des câbles.
Quand faut-il acheter la nourriture et les boissons ?: Calculez les quantités une semaine avant, lorsque les inscriptions et les besoins alimentaires sont connus. Faites les achats périssables la veille ou le matin même, selon les possibilités de conservation.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.