Nachhaltigkeitsmarkt organisieren: Schritt für Schritt

Bei einem Nachhaltigkeitsmarkt entscheidet nicht nur das Programm über den Ablauf, sondern vor allem die Infrastruktur dahinter. Kläre zuerst Ort, Genehmigungen und Stromversorgung, bevor du Stände und Aktivitäten verbindlich einplanst. Danach folgen Geländeplan, Abfallströme, Lieferanten, Helfer und Öffentlichkeitsarbeit. Plane außerdem früh genug Mehrweggeschirr, Beleuchtung, Kabel und Verpflegung ein – diese Dinge fehlen am Veranstaltungstag besonders häufig.

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Der Plan, Schritt für Schritt

Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.

Vorbereitungen

1
Datum und Ort bestätigen
2
Genehmigungen prüfen
3
Lieferanten einladen
2 Personen
4
Stände und Aktivitäten inventarisieren
2 Personen
5
Materialreservierungen erstellen
6
Geländeplan erstellen
2 Personen
7
Stromanschlüsse kontrollieren
2 Personen
8
Abfallströme festlegen
2 Personen
9
Programm zusammenstellen
2 Personen
10
Werbetext schreiben
11
Eventseite veröffentlichen
12
Einladungen verschicken
2 Personen
13
Social-Media-Beiträge posten
14
Anmeldungen bearbeiten
15
Ernährungswünsche erfassen
16
Freiwillige rekrutieren
2 Personen
17
Lieferantendaten sammeln
18
Teilnehmer bestätigen
19
Standaufteilung erstellen
2 Personen
20
Schilder und Wegkarten entwerfen
21
Informationsblätter vorbereiten
2 Personen
22
Stromkabel und Beleuchtung testen
2 Personen
23
Cateringmengen berechnen
2 Personen
24
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
25
Einkaufen gehen
3 Personen
26
Materialien abholen
3 Personen
27
Verderbliche Produkte kühlen
2 Personen
28
Materialien sortieren
3 Personen
29
Anweisungen für Freiwillige drucken

Event

30
Gelände kontrollieren
2 Personen
31
Stände aufbauen
4 Personen
32
Partyzelte aufbauen
6 Personen
33
Tische und Stühle aufstellen
5 Personen
34
Stromversorgung anschließen
2 Personen
35
Beleuchtung aufhängen
3 Personen
36
Aussteller empfangen
3 Personen
37
Standbetreiber zum Platz verweisen
3 Personen
38
Standdekoration anbringen
4 Personen
39
Informationsschilder aufstellen
2 Personen
40
Registrierungstisch einrichten
2 Personen
41
Kaffee und Tee zubereiten
3 Personen
42
Snacks vorbereiten
4 Personen
43
Abfallstationen einrichten
2 Personen
44
Ton testen
2 Personen
45
Freiwillige einweisen
2 Personen
46
Besucher empfangen
4 Personen
47
Anmeldungen verwalten
2 Personen
48
Nachhaltigkeitsworkshops moderieren
4 Personen
49
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
50
Snacks servieren
2 Personen
51
Getränke nachfüllen
2 Personen
52
Abfallströme überprüfen
2 Personen
53
Sanitäranlagen prüfen
54
Geschirrvorrat auffüllen
55
Fotomomente begleiten
56
Programmpunkte ankündigen
57
Standbetreiber unterstützen
2 Personen
58
Letzte Besucher informieren
2 Personen
59
Standbetreiber mit dem Abbau beginnen lassen
4 Personen
60
Materialien zusammenstellen
5 Personen
61
Abfall getrennt entsorgen
3 Personen
62
Geschirr abwaschen
3 Personen
63
Gelände sauber übergeben
5 Personen

Nachbereitung

64
Materialien zurückbringen
3 Personen
65
Übrig gebliebene Lebensmittel kontrollieren
2 Personen
66
Haltbare Vorräte einlagern
2 Personen
67
Kühlmaterialien entleeren
2 Personen
68
Abfallcontainer reinigen
2 Personen
69
Location abgehen
2 Personen
70
Fundgegenstände registrieren
71
Material des Lieferanten zurückgeben
2 Personen
72
Aussteller bedanken
73
Besuchermitteilung versenden
74
Rechnungen prüfen
75
Fotos archivieren

Was du brauchst

So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.

Mobiliar

PartyzelteAnz. 4
MarktständeAnz. 16
KlappischeAnz. 20
StehtischeAnz. 6
KlappstühleAnz. 80
TischdeckenAnz. 20
HockerAnz. 12

Ausstattung

VerlängerungskabelAnz. 12
VerlängerungskabelAnz. 10
Akku-LampenAnz. 12
Tragbare LautsprecherAnz. 2
MikrofoneAnz. 2
KühlboxenAnz. 6
ThermoskannenAnz. 8
WasserkocherAnz. 3
KaffeemaschinenAnz. 2
KabelmattenAnz. 12
GewebeklebebandAnz. 8
ScherenAnz. 6
HammerAnz. 2
SchraubendrehersetsAnz. 2
KabelbinderAnz. 200
PowerbanksAnz. 6

Küche

SchneidebretterAnz. 6
KüchenmesserAnz. 6
ServierschalenAnz. 12
ServierzangenAnz. 8
BrotkörbeAnz. 6
AusgießkannenAnz. 6

Geschirr

Wiederverwendbare BecherAnz. 250
Mehrweg-TellerAnz. 180
Wiederverwendbares BesteckAnz. 220
KaffeetassenAnz. 120
TeegläserAnz. 80

Dekoration

WimpelkettenAnz. 12
KreidetafelnAnz. 12
KreidestifteAnz. 12
Pflanzen im TopfAnz. 20
Jute-TischläuferAnz. 20
KerzenhalterAnz. 20

Beleuchtung

LED-LichterkettenAnz. 8
LED-LaternenAnz. 12

Reinigung

AbfallbehälterAnz. 12
MülltrennaufkleberAnz. 12
BesensetsAnz. 4
WischsetsAnz. 3
EimerAnz. 6
HandfegerAnz. 6
KistenAnz. 20

Catering

Einkäufe

Tipps

Lege den Geländeplan erst fest, wenn Stände und Aktivitäten vollständig erfasst sind. Plane Wege, Stromanschlüsse und Abfallstationen so ein, dass Besucher nicht durch Lieferbereiche oder Kabel laufen müssen.
Prüfe Genehmigungen und Stromversorgung mehrere Wochen vor dem Markt. Verlängerungskabel, Akku-Lampen, Lautsprecher und Mikrofone solltest du spätestens am Vortag testen.
Bestätige Lieferanten und Teilnehmer nicht nur mündlich. Sammle Kontaktdaten, Standbedarf und Ernährungswünsche in einer Liste und verschicke die endgültige Standaufteilung mindestens 7 Tage vorher.
Rechne die Verpflegung getrennt nach Getränken, Kaffee, Tee und Essen. Für das erste Veranstaltungsstunde sind etwa 2 bis 3 Getränke pro Person ein brauchbarer Ausgangswert; ergänze Reserve für Helfer und längere Wartezeiten.
Bereite die Orientierung vor, bevor die Werbung startet. Kreidetafeln, Wegkarten und Informationsblätter sollten spätestens am Vortag fertig sein, damit Änderungen bei Aufbau oder Standplätzen noch eingetragen werden können.

Häufige Fragen

Wie früh sollte man einen Nachhaltigkeitsmarkt organisieren?: Beginne idealerweise 8 bis 12 Wochen vor dem Termin. Genehmigungen, Lieferanten, Standzusagen und Helfer brauchen meist länger als Dekoration oder Drucksachen.
Wie viele Helfer braucht ein Nachhaltigkeitsmarkt?: Plane mindestens eine Person für die Koordination, zwei für Aufbau und Abbau sowie je eine Ansprechperson für Strom, Abfall und Lieferanten ein. Bei mehr als 20 Ständen solltest du zusätzlich 2 bis 4 Personen für Besucherfragen und Nachschub einteilen.
Was wird bei einem Nachhaltigkeitsmarkt oft vergessen?: Häufig fehlen getestete Verlängerungskabel, eindeutige Abfallströme und ausreichend Mehrwegbecher, Teller und Besteck. Prüfe diese Punkte spätestens 24 Stunden vor dem Aufbau und halte eine Reserve bereit.
Wann sollte die Standaufteilung verschickt werden?: Schicke die vorläufige Aufteilung etwa 14 Tage vorher und die bestätigte Version mindestens 7 Tage vor dem Markt. So können Lieferanten fehlende Tische, Stromanschlüsse oder besondere Platzanforderungen rechtzeitig melden.

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