Organiser un marché de l’art sans rien laisser au dernier moment

Commencez par fixer la date et le lieu, puis construisez le marché autour du nombre d’artistes attendus et de la surface disponible. Les conditions de participation, le formulaire d’inscription et le plan des stands doivent être prêts avant l’envoi des invitations. Après les inscriptions, attribuez les emplacements, confirmez les besoins alimentaires et finalisez le programme. La dernière semaine sert surtout à vérifier le matériel, les paiements, la signalétique et les rappels aux artistes.

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Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Fixer la date et le lieu
2 personnes
2
Rédiger les conditions de participation
2 personnes
3
Concevoir l’agencement des stands
2 personnes
4
Créer le formulaire d’inscription
5
Envoyer les invitations
2 personnes
6
Contacter les artistes
2 personnes
7
Traiter les inscriptions
2 personnes
8
Mettre à jour la liste des participants
9
Recueillir les besoins alimentaires
10
Confirmer la réservation du lieu
11
Réserver la collecte des déchets
12
Envoyer le plan aux participants
13
Attribuer les emplacements
2 personnes
14
Finaliser le programme
2 personnes
15
Publier la promotion en ligne
16
Distribuer les affiches
2 personnes
17
Planifier les bénévoles
2 personnes
18
Préparer les listes de prix
2 personnes
19
Imprimer les informations des participants
20
Créer les panneaux d'itinéraire et de stationnement
21
Vérifier les stocks
2 personnes
22
Vérifier la liste des courses
2 personnes
23
Faire les courses
2 personnes
24
Récupérer le matériel
2 personnes
25
Rappeler les artistes
26
Refroidir les courses
2 personnes
27
Préparer la caisse
2 personnes

Événement

28
Ouvrir le lieu
2 personnes
29
Vérifier l'éclairage
2 personnes
30
Nettoyer le sol et l'entrée
2 personnes
31
Installer les tables et les chaises
4 personnes
32
Monter les tentes de réception
4 personnes
33
Numéroter les stands
2 personnes
34
Accrocher le plan
2 personnes
35
Installer les panneaux de parcours
2 personnes
36
Installer la décoration
2 personnes
37
Installer les panneaux d’exposition
4 personnes
38
Accueil des artistes
3 personnes
39
Orienter les artistes vers les stands
2 personnes
40
Présenter les œuvres d’art
6 personnes
41
Mettre en place les prix et les étiquettes
4 personnes
42
Préparer le café et le thé
2 personnes
43
Préparer les en-cas
2 personnes
44
Mettre les boissons au frais
2 personnes
45
Installer la caisse
2 personnes
46
Mettre en place l’enregistrement des visiteurs
2 personnes
47
Effectuer le contrôle de sécurité
2 personnes
48
Faire le briefing des participants
2 personnes
49
Ouvrir les portes
2 personnes
50
Accueillir les visiteurs
3 personnes
51
Tenir la caisse
2 personnes
52
Tenir le point d'information
2 personnes
53
Soutenir les artistes
2 personnes
54
Servir le café et le thé
2 personnes
55
Servir des amuse-bouches
2 personnes
56
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
57
Vider les poubelles
2 personnes
58
Vérifier les toilettes
2 personnes
59
Mettre temporairement la caisse en sécurité
2 personnes
60
Annoncer le dernier tour
61
Finaliser la vente
2 personnes
62
Saluer les visiteurs à leur départ
2 personnes

Suivi

63
Emballer les œuvres d’art en toute sécurité
6 personnes
64
Enregistrer le départ des artistes
2 personnes
65
Clôturer la caisse
2 personnes
66
Démonter les tables et les chaises
4 personnes
67
Démonter les tentes de fête
4 personnes
68
Démonter les cloisons d'exposition
4 personnes
69
Retirer la décoration
2 personnes
70
Faire la vaisselle
2 personnes
71
Trier les déchets
3 personnes
72
Nettoyer le lieu
4 personnes
73
Inventorier le matériel
2 personnes
74
Rendre les articles empruntés
2 personnes
75
Ranger le stock restant
2 personnes
76
Retirer les affiches et les panneaux
2 personnes
77
Enregistrer les objets trouvés
78
Remercier les participants

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Tentes de réceptionqté 2
Tables pliantesqté 24
Tables de bièreqté 4
Chaisesqté 80
Murs d’expositionqté 12
Portants à vêtementsqté 6
Chaises pliantes pour les artistesqté 30
Poteaux de balisageqté 12

Vaisselle

Mugs réutilisablesqté 80
Verres réutilisablesqté 100
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Saladiers de serviceqté 12
Plateaux de serviceqté 8

Décoration

Nappesqté 24
Guirlandesqté 12
Compositions floralesqté 8
Panneaux des artistesqté 30
Listes de prixqté 30
Panneaux indicateursqté 12
Plansqté 6
Panneaux d'informationqté 4

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 8
Lampes rechargeablesqté 12
Caisse
Terminal de paiementqté 2

Cuisine

Thermosqté 6
Carafes d’eauqté 8
Planches à découperqté 4
Couteauxqté 6
Pincesqté 8
Bacs de rangementqté 12
Sacs isothermesqté 6
Tire-bouchonsqté 4

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seauxqté 4
Serpillièresqté 4
Sets de balaiqté 3
Balayette et pelleqté 4
Chiffons microfibresqté 20

Catering

Courses

Conseils

Fixez d’abord la capacité réelle du lieu : mesurez les zones d’exposition, prévoyez la circulation entre les stands et gardez un emplacement pour l’accueil, la caisse et les informations.
Rédigez les conditions de participation avant de contacter les artistes. Indiquez clairement les dimensions d’un stand, les horaires d’installation, les règles de vente et la date limite d’inscription.
Fermez les inscriptions assez tôt pour attribuer les emplacements et envoyer le plan. Une semaine avant le marché, chaque artiste doit connaître son numéro de stand, l’heure d’arrivée et les accès de stationnement.
Préparez la circulation du public avec des panneaux d’itinéraire, de stationnement et d’information. Les plans et les panneaux des artistes sont souvent oubliés jusqu’au jour du montage, alors qu’ils doivent être imprimés à l’avance.
Faites une vérification physique du matériel quelques jours avant : tables, murs d’exposition, rallonges, multiprises, éclairage rechargeable, caisse et terminal de paiement. Prévoyez aussi la collecte des déchets et un responsable pour chaque zone.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au moins 8 à 12 semaines. Il faut ce délai pour réserver le lieu, contacter les artistes, traiter les inscriptions, attribuer les stands et finaliser la communication.
Quand faut-il lancer les inscriptions des artistes ?: Lancez-les environ 6 à 8 semaines avant l’événement. Fixez une date limite d’inscription au plus tard 3 semaines avant, afin de pouvoir établir le plan des stands et le programme.
Quand envoyer le plan des stands aux artistes ?: Envoyez le plan définitif 7 jours avant le marché. Ajoutez le numéro d’emplacement, les horaires d’installation, les consignes d’accès et les informations de stationnement.
Que faut-il vérifier la veille d’un marché de l’art ?: La veille, contrôlez les stocks, les listes de prix, les impressions, la signalétique, les rallonges, les multiprises et les moyens de paiement. Rappelez également l’horaire à tous les artistes et confirmez la réservation de la collecte des déchets.

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Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.