Kunstmarkt organisieren: So gehst du Schritt für Schritt vor
Bei einem Kunstmarkt entscheidet die Reihenfolge der Vorbereitung darüber, ob am Veranstaltungstag alles zusammenpasst. Lege zuerst Datum und Ort fest, kläre die Teilnahmebedingungen und plane danach Standflächen, Anmeldungen und Programm. Sobald die Aussteller feststehen, brauchst du einen belastbaren Lageplan, klare Informationen und ausreichend Helfer. Besonders häufig werden Strom, Beleuchtung, Müllabholung und die letzte Erinnerung an Künstler zu spät organisiert.
Der Plan, Schritt für Schritt
Jede Aufgabe mit eigener Unter-Checkliste, in der Reihenfolge, in der du sie wirklich brauchst.
Vorbereitungen
- 1
Datum und Ort festlegen
2 Personen
- 2
Teilnahmebedingungen erstellen
2 Personen
- 3
Standaufteilung entwerfen
2 Personen
- 4
Anmeldeformular erstellen
- 5
Einladungen verschicken
2 Personen
- 6
Künstler ansprechen
2 Personen
- 7
Anmeldungen bearbeiten
2 Personen
- 8
Teilnehmerliste aktualisieren
- 9
Ernährungswünsche erfassen
- 10
Reservierung der Location bestätigen
- 11
Abholung von Abfall anmelden
- 12
Lageplan an Teilnehmer senden
- 13
Standplätze zuweisen
2 Personen
- 14
Programm finalisieren
2 Personen
- 15
Werbung online stellen
- 16
Poster verteilen
2 Personen
- 17
Freiwillige einplanen
2 Personen
- 18
Preisliste vorbereiten
2 Personen
- 19
Teilnehmerinformationen ausdrucken
- 20
Route- und Parkschilder erstellen
- 21
Bestand prüfen
2 Personen
- 22
Einkaufsliste prüfen
2 Personen
- 23
Einkaufen gehen
2 Personen
- 24
Materialien abholen
2 Personen
- 25
Künstler daran erinnern
- 26
Lebensmittel kühlen
2 Personen
- 27
Kassenwechselgeld bereitlegen
2 Personen
Event
- 28
Location öffnen
2 Personen
- 29
Beleuchtung kontrollieren
2 Personen
- 30
Boden und Eingang reinigen
2 Personen
- 31
Tische und Stühle aufstellen
4 Personen
- 32
Partyzelte aufbauen
4 Personen
- 33
Stände nummerieren
2 Personen
- 34
Lageplan aufhängen
2 Personen
- 35
Wegweiser aufstellen
2 Personen
- 36
Dekoration aufhängen
2 Personen
- 37
Ausstellungswände aufstellen
4 Personen
- 38
Künstler empfangen
3 Personen
- 39
Künstler zu den Ständen weisen
2 Personen
- 40
Kunstwerke ausstellen
6 Personen
- 41
Preise und Etiketten anbringen
4 Personen
- 42
Kaffee und Tee zubereiten
2 Personen
- 43
Snacks bereitstellen
2 Personen
- 44
Getränke kalt stellen
2 Personen
- 45
Kasse einrichten
2 Personen
- 46
Besucherregistrierung einrichten
2 Personen
- 47
Sicherheitskontrolle durchführen
2 Personen
- 48
Teilnehmerbriefing geben
2 Personen
- 49
Türen öffnen
2 Personen
- 50
Besucher begrüßen
3 Personen
- 51
Kasse bedienen
2 Personen
- 52
Infostand besetzen
2 Personen
- 53
Künstler unterstützen
2 Personen
- 54
Kaffee und Tee servieren
2 Personen
- 55
Snacks servieren
2 Personen
- 56
Getränke nachfüllen
2 Personen
- 57
Mülleimer leeren
2 Personen
- 58
Toiletten kontrollieren
2 Personen
- 59
Kassengeld zwischenlagern
2 Personen
- 60
Letzte Runde ankündigen
- 61
Verkauf abschließen
2 Personen
- 62
Besucher verabschieden
2 Personen
Nachbereitung
- 63
Kunstwerke sicher verpacken
6 Personen
- 64
Künstler auschecken
2 Personen
- 65
Kasse abschließen
2 Personen
- 66
Tische und Stühle abbauen
4 Personen
- 67
Partyzelte abbauen
4 Personen
- 68
Messestände abbauen
4 Personen
- 69
Dekoration entfernen
2 Personen
- 70
Geschirr abwaschen
2 Personen
- 71
Abfall trennen
3 Personen
- 72
Location reinigen
4 Personen
- 73
Materialien inventarisieren
2 Personen
- 74
Geliehene Sachen zurückgeben
2 Personen
- 75
Übrig gebliebenes Material verstauen
2 Personen
- 76
Poster und Schilder entfernen
2 Personen
- 77
Fundgegenstände registrieren
- 78
Teilnehmer verabschieden
Was du brauchst
So gruppiert, wie du einkaufen würdest, mit Mengen.
Mobiliar
- PartyzelteAnz. 2
- KlappischeAnz. 24
- BiertischeAnz. 4
- StühleAnz. 80
- AusstellungswändeAnz. 12
- KleiderständerAnz. 6
- Klappstühle für KünstlerAnz. 30
- AbsperrpfostenAnz. 12
Geschirr
- Wiederverwendbare BecherAnz. 80
- Wiederverwendbare GläserAnz. 100
- Mehrweg-TellerAnz. 100
- Wiederverwendbares BesteckAnz. 100
- ServierschalenAnz. 12
- ServierschalenAnz. 8
Dekoration
- TischdeckenAnz. 24
- GirlandenAnz. 12
- BlumenarrangementsAnz. 8
- Künstler-SchilderAnz. 30
- PreislisteAnz. 30
- WegweiserAnz. 12
- PläneAnz. 6
- InfotafelnAnz. 4
Ausstattung
- KaffeemaschinenAnz. 2
- WasserkocherAnz. 2
- KühlboxenAnz. 4
- VerlängerungskabelAnz. 6
- VerlängerungskabelAnz. 8
- Wiederaufladbare LampenAnz. 12
- Kasse
- KartenterminalAnz. 2
Küche
- ThermoskannenAnz. 6
- WasserkannenAnz. 8
- SchneidebretterAnz. 4
- MesserAnz. 6
- ZangenAnz. 8
- AufbewahrungsboxenAnz. 12
- KühltaschenAnz. 6
- FlaschenöffnerAnz. 4
Reinigung
- AbfallbehälterAnz. 12
- EimerAnz. 4
- WischmopsAnz. 4
- BesensetsAnz. 3
- Handfeger und KehrblechAnz. 4
- MikrofasertücherAnz. 20
Catering
- Einkäufe
Tipps
- Plane die Standaufteilung erst, wenn du die Größe und den Bedarf der Aussteller kennst. Verschicke den Lageplan spätestens eine Woche vor dem Markt und markiere Zufahrt, Parkplätze sowie zugewiesene Standplätze.
- Setze für Anmeldungen eine feste Frist, zum Beispiel sechs Wochen vor dem Termin. Aktualisiere danach die Teilnehmerliste und erfasse Ernährungswünsche, damit Verpflegung und Plätze nicht am Veranstaltungstag improvisiert werden müssen.
- Prüfe Strombedarf und Beleuchtung frühzeitig: Kaffeemaschinen, Wasserkocher, Kartenterminal und wiederaufladbare Lampen brauchen zugängliche Anschlüsse. Plane Verlängerungskabel nicht erst beim Aufbau ein, sondern ordne sie den Bereichen im Lageplan zu.
- Schicke Künstlern zwei Erinnerungen: eine etwa zwei Wochen vorher und eine weitere zwei bis drei Tage vor dem Markt. Darin sollten Ankunftszeit, Standnummer, Aufbauhinweise und mitzubringende Unterlagen stehen.
- Bereite am Vortag Beschilderung, Preislisten, Teilnehmerinformationen und Wegweiser gebündelt vor. Am Veranstaltungstag gehen diese Kleinteile sonst zwischen Zelten, Tischen, Ausstellungswänden und Stühlen schnell verloren.
Häufige Fragen
- Wie früh muss man einen Kunstmarkt organisieren?
- Beginne idealerweise drei bis vier Monate vorher mit Datum, Ort und Teilnahmebedingungen. Sechs bis acht Wochen vor dem Termin sollten Anmeldungen, Standaufteilung und erste Werbung laufen.
- Wie viele Wochen vorher sollte man Künstler für einen Kunstmarkt einladen?
- Verschicke die Einladungen mindestens acht Wochen vor dem Markt. Setze eine Anmeldefrist rund sechs Wochen vorher, damit du Teilnehmerliste, Standplätze und Programm rechtzeitig finalisieren kannst.
- Wann sollte der Lageplan für einen Kunstmarkt verschickt werden?
- Sende den Lageplan spätestens sieben Tage vor der Veranstaltung. Bei vielen Ständen oder einer Außenfläche ist ein Versand zehn bis vierzehn Tage vorher besser, damit Rückfragen noch geklärt werden können.
- Was wird bei einem Kunstmarkt am häufigsten vergessen?
- Oft fehlen am Tag selbst Wegweiser, Beleuchtung, Verlängerungskabel und eine klare Kassenlösung. Prüfe diese Punkte spätestens zwei Tage vorher und bestätige die Müllabholung sowie die Reservierung des Veranstaltungsorts erneut.
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