Organiser un marché de l’art, étape par étape

Commencez par fixer la date, les horaires et le lieu, puis construisez le marché autour du nombre d’artistes attendus. L’agencement des stands, le parcours des visiteurs et les besoins électriques doivent être décidés avant d’envoyer les invitations. Ensuite, centralisez les inscriptions, attribuez les tables et préparez le programme, les prix et l’accueil. Les dernières heures servent surtout à installer, tester les paiements, refroidir les boissons et vérifier que chaque exposant sait où aller.

Organisez cet événement gratuitement avec Lizzt

Le plan, étape par étape

Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.

Préparatifs

1
Confirmer la date et les heures
2
Définir le lieu et l’agencement de la salle
2 personnes
3
Inviter les artistes
2 personnes
4
Envoyer les invitations
2 personnes
5
Traiter les inscriptions
2 personnes
6
Recueillir les besoins alimentaires
7
Mettre à jour la liste des artistes
8
Attribuer les numéros de table
2 personnes
9
Dessiner l’agencement des stands
2 personnes
10
Définir le parcours des visiteurs
2 personnes
11
Préparer les informations de stationnement
12
Créer le programme et le plan
2 personnes
13
Publier des messages sur les réseaux sociaux
14
Préparer les listes de prix
2 personnes
15
Créer des badges nominatifs
2 personnes
16
Établir le planning des bénévoles
2 personnes
17
Préparer le comptage des invités
18
Vérifier les moyens de paiement
2 personnes
19
Changer l'argent liquide
20
Faire les courses
3 personnes
21
Refroidir les boissons
2 personnes
22
Préparer les en-cas
3 personnes
23
Couper et regrouper les impressions
2 personnes
24
Nettoyer le lieu
3 personnes
25
Acheminer le matériel sur le site
4 personnes
26
Installer les tables et les chaises
5 personnes
27
Répartir les stands par artiste
4 personnes
28
Brancher l’éclairage
2 personnes
29
Installer la décoration
3 personnes
30
Installer la signalisation
2 personnes
31
Aménager le comptoir d’information
2 personnes
32
Installer la caisse et le comptoir de paiement
2 personnes
33
Installer la table traiteur
3 personnes
34
Préparer le café et le thé
2 personnes
35
Disposer les amuse-bouches
2 personnes
36
Accueil des artistes
3 personnes
37
Accompagner les artistes vers les tables
3 personnes
38
Présenter les travaux en toute sécurité
4 personnes
39
Effectuer le dernier contrôle de sécurité
2 personnes

Événement

40
Ouvrir les portes
3 personnes
41
Accueillir les visiteurs
3 personnes
42
Distribuer le programme
2 personnes
43
Donner des informations à l’entrée
2 personnes
44
Servir le café et le thé
2 personnes
45
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
46
Ravitaillement des amuse-bouches
2 personnes
47
Vider les poubelles
2 personnes
48
Maintenir les tables en ordre
2 personnes
49
Fournir les informations de vente
2 personnes
50
Traiter les paiements
2 personnes
51
Mettre en sécurité les recettes en espèces
2 personnes
52
Soutenir les artistes
2 personnes
53
Vérifier les toilettes
54
Vérifier l'éclairage
55
Informer les visiteurs de la fermeture
2 personnes
56
Finaliser la vente
2 personnes
57
Enregistrer le départ des artistes
3 personnes
58
Emballer les œuvres en toute sécurité
4 personnes

Suivi

59
Démonter les tables et les chaises
5 personnes
60
Retirer la décoration
3 personnes
61
Éteindre l’équipement
2 personnes
62
Faire la vaisselle
3 personnes
63
Nettoyer le lieu en profondeur
4 personnes
64
Trier et évacuer les déchets
3 personnes
65
Inventorier le matériel
2 personnes
66
Rendre les articles empruntés
2 personnes
67
Transférer les articles invendus
2 personnes
68
Compter et enregistrer les recettes
2 personnes
69
Conserver les objets trouvés
70
Envoyer un message de remerciement

Ce qu'il vous faut

Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.

Mobilier

Stands de marchéqté 20
Tables pliantesqté 8
Chaisesqté 30
Tabourets de barqté 6
Portants à vêtementsqté 4
Nappesqté 24
Tabouretsqté 8

Équipement

Machines à caféqté 2
Bouilloiresqté 2
Glacièresqté 4
Distributeurs automatiquesqté 2
Rallongesqté 6
Multiprisesqté 6
Batteries rechargeablesqté 4
Casques audioqté 2

Éclairage

Lampes LEDqté 12
Guirlandes lumineusesqté 6
Lampes de bureauqté 10

Décoration

Banderoles du marché d’artqté 4
Guirlandes de fanionsqté 8
Compositions floralesqté 8
Vases décoratifsqté 8
Cadres photoqté 12
Chevaletsqté 12
Socles en plastiqueqté 6

Vaisselle

Gobelets à café réutilisablesqté 120
Verres réutilisablesqté 120
Assiettes réutilisablesqté 100
Couverts réutilisablesqté 100
Plateaux de serviceqté 12
Pinces de serviceqté 8

Cuisine

Thermosqté 6
Planches à découperqté 4
Couteaux de chef et couteaux à painqté 4
Verres doseursqté 2
Bacs de rangementqté 12
Tapis rafraîchissantsqté 8

Bureau

Panneaux d’informationqté 6
Numéros de tableqté 20
Badges nominatifsqté 30
Presse-papiersqté 6
Stylos à billeqté 24
Marqueursqté 12
Bracelets en papierqté 150
Caissesqté 2
Caisses à monnaieqté 2
Panneaux de paiementqté 20
Brochures du programmeqté 150
Plansqté 150
Rouleaux de ruban adhésifqté 8
Ciseauxqté 6
Agrafeusesqté 3
Rouleaux de cordeqté 4
Attaches-câblesqté 200
Gants de travail en cotonqté 12

Nettoyage

Poubellesqté 12
Seaux de nettoyageqté 4
Chiffons microfibresqté 20
Balaisqté 3
Pelles à poussièreqté 3
Serpillièresqté 4
Raclettes de solqté 2
Distributeurs de savon pour les mainsqté 6
Brosses de toilettesqté 4

Sécurité

Trousses de premiers secoursqté 2
Tapis antidérapantsqté 8
Goulottes de câblesqté 12

Catering

Courses

Conseils

Fixez l’agencement avant de confirmer les artistes : attribuez un numéro de table à chacun et dessinez un plan lisible avec les accès, les zones de repos et le parcours des visiteurs.
Demandez les besoins alimentaires lors de l’inscription, puis arrêtez la liste des artistes quelques jours avant l’événement. Cela évite de modifier au dernier moment les tables, les badges et le programme.
Vérifiez l’électricité pendant l’installation : comptez les rallonges et multiprises nécessaires pour les machines à café, les lampes et les équipements des stands, puis testez chaque branchement avant l’ouverture.
Préparez l’accueil séparément des stands : comptage des invités, informations de stationnement, badges et plan doivent être regroupés au même endroit. Gardez aussi une personne disponible pendant la première heure pour orienter les visiteurs.
Ne gardez pas les paiements et la monnaie pour le jour même. Contrôlez les moyens de paiement la veille, changez l’argent liquide avant l’ouverture et prévoyez un bénévole chargé de suivre les besoins pendant toute la durée du marché.

Questions fréquentes

Combien de temps faut-il pour organiser un marché de l’art ?: Prévoyez au moins 4 à 6 semaines pour inviter les artistes, traiter les inscriptions et finaliser le plan des stands. Gardez les 3 derniers jours pour les impressions, les achats, les paiements et la logistique.
Quand faut-il attribuer les tables aux artistes ?: Attribuez les numéros de table dès que les inscriptions sont suffisamment stables, idéalement 7 à 10 jours avant le marché. Envoyez ensuite le plan et les horaires d’installation à chaque artiste.
Combien de temps prévoir pour installer un marché de l’art ?: Réservez au minimum 2 heures pour installer les stands, les tables, les chaises, l’éclairage et la signalétique. Ajoutez 30 minutes pour tester les branchements, placer les impressions et vérifier le parcours des visiteurs.
Que faut-il préparer la veille d’un marché de l’art ?: La veille, finalisez les badges, le programme, les listes de prix et les informations de stationnement. Vérifiez aussi les paiements, préparez la monnaie, mettez les boissons au frais et regroupez le matériel par zone pour accélérer l’installation.

Lancez ce plan dans Lizzt

Chaque tâche et chaque article de cette page, prêts dans votre propre événement. Invitez du monde, répartissez le travail et voyez qui a fait quoi.