Zo organiseer je een kunstmarkt zonder last-minute chaos

Begin een kunstmarkt niet met decoratie, maar met de indeling en het aantal kunstenaars. Leg eerst datum, tijden en locatie vast en werk daarna de kraamverdeling, bezoekersroute en parkeerinformatie uit. Nodig kunstenaars op tijd uit, verwerk aanmeldingen in één actuele lijst en wijs tafelnummers toe voordat je programma en plattegrond maakt. In de laatste week controleer je betalingen, printwerk, verlichting, catering en vervoer naar de locatie.

Organiseer dit event gratis met Lizzt

Het plan, stap voor stap

Elke taak met een eigen checklist, in de volgorde die je echt nodig hebt.

Voorbereidingen

1
Datum en tijden bevestigen
2
Locatie en zaalindeling vastleggen
2 personen
3
Kunstenaars uitnodigen
2 personen
4
Uitnodigingen versturen
2 personen
5
Aanmeldingen verwerken
2 personen
6
Dieetwensen verzamelen
7
Kunstenaarslijst bijwerken
8
Tafelnummers toewijzen
2 personen
9
Kraamindeling tekenen
2 personen
10
Route voor bezoekers bepalen
2 personen
11
Parkeerinformatie voorbereiden
12
Programma en plattegrond maken
2 personen
13
Sociale media berichten plaatsen
14
Prijslijsten voorbereiden
2 personen
15
Naamkaartjes maken
2 personen
16
Vrijwilligersrooster maken
2 personen
17
Gastentelling voorbereiden
18
Betaalmogelijkheden controleren
2 personen
19
Contant geld wisselen
20
Boodschappen doen
3 personen
21
Dranken koelen
2 personen
22
Hapjes voorbereiden
3 personen
23
Printwerk snijden en bundelen
2 personen
24
Locatie schoonmaken
3 personen
25
Materialen naar locatie brengen
4 personen
26
Tafels en stoelen opstellen
5 personen
27
Kramen per kunstenaar indelen
4 personen
28
Verlichting aansluiten
2 personen
29
Decoratie ophangen
3 personen
30
Bewegwijzering plaatsen
2 personen
31
Infobalie inrichten
2 personen
32
Kassa en betaaltafel inrichten
2 personen
33
Cateringtafel inrichten
3 personen
34
Koffie en thee klaarzetten
2 personen
35
Hapjes uitstallen
2 personen
36
Kunstenaars ontvangen
3 personen
37
Kunstenaars naar tafels begeleiden
3 personen
38
Werkstukken veilig opstellen
4 personen
39
Laatste veiligheidscontrole uitvoeren
2 personen

Event

40
Deuren openen
3 personen
41
Bezoekers verwelkomen
3 personen
42
Programma uitdelen
2 personen
43
Informatie bij de entree geven
2 personen
44
Koffie en thee serveren
2 personen
45
Dranken bijvullen
2 personen
46
Hapjes aanvullen
2 personen
47
Afvalbakken legen
2 personen
48
Tafels netjes houden
2 personen
49
Verkoopinformatie verstrekken
2 personen
50
Betalingen verwerken
2 personen
51
Contante opbrengst veilig opbergen
2 personen
52
Kunstenaars ondersteunen
2 personen
53
Toiletten controleren
54
Verlichting controleren
55
Bezoekers informeren over sluiting
2 personen
56
Verkoop afronden
2 personen
57
Kunstenaars uitchecken
3 personen
58
Werkstukken veilig inpakken
4 personen

Nazorg

59
Tafels en stoelen afbreken
5 personen
60
Decoratie verwijderen
3 personen
61
Apparatuur uitschakelen
2 personen
62
Servies afwassen
3 personen
63
Locatie grondig schoonmaken
4 personen
64
Afval sorteren en afvoeren
3 personen
65
Materialen inventariseren
2 personen
66
Geleende spullen retourneren
2 personen
67
Onverkochte spullen overdragen
2 personen
68
Opbrengst tellen en registreren
2 personen
69
Gevonden voorwerpen bewaren
70
Bedankbericht versturen

Wat je nodig hebt

Gegroepeerd zoals je het koopt, inclusief hoeveelheden.

Meubilair

Marktkramenaantal 20
Klaptafelsaantal 8
Stoelenaantal 30
Barkrukkenaantal 6
Kledingrekkenaantal 4
Tafelkledenaantal 24
Krukjesaantal 8

Apparatuur

Koffiezetapparatenaantal 2
Waterkokersaantal 2
Koelboxenaantal 4
Pinautomatenaantal 2
Verlengkabelsaantal 6
Stekkerdozenaantal 6
Oplaadbare accu'saantal 4
Koptelefoonsaantal 2

Verlichting

Ledlampenaantal 12
Lichtsnoerenaantal 6
Bureaulampenaantal 10

Decoratie

Kunstmarktbanierenaantal 4
Vlaggenlijnenaantal 8
Bloemstukkenaantal 8
Decoratieve vazenaantal 8
Fotolijstenaantal 12
Schilderezelsaantal 12
Kunststof sokkelsaantal 6

Servies

Herbruikbare koffiebekersaantal 120
Herbruikbare drinkglazenaantal 120
Herbruikbare bordenaantal 100
Herbruikbaar bestekaantal 100
Serveerschalenaantal 12
Serveertangenaantal 8

Keuken

Thermoskannenaantal 6
Snijplankenaantal 4
Koks- en broodmessenaantal 4
Maatbekersaantal 2
Opslagbakkenaantal 12
Koelmattenaantal 8

Kantoor

Infobordenaantal 6
Tafelnummersaantal 20
Naamkaartjesaantal 30
Clipboardsaantal 6
Balpennenaantal 24
Stiftenaantal 12
Papieren polsbandjesaantal 150
Kassa'saantal 2
Geldkistjesaantal 2
Betaalbordjesaantal 20
Programmaboekjesaantal 150
Plattegrondenaantal 150
Plakbandrollenaantal 8
Scharenaantal 6
Nietmachinesaantal 3
Touwrollenaantal 4
Tie-wrapsaantal 200
Katoenen werkhandschoenenaantal 12

Schoonmaak

Afvalbakkenaantal 12
Schoonmaakemmersaantal 4
Microvezeldoekenaantal 20
Bezemsaantal 3
Stofblikkenaantal 3
Dweilenaantal 4
Vloertrekkersaantal 2
Handzeepdispensersaantal 6
Toiletborstelsaantal 4

Veiligheid

EHBO-koffersaantal 2
Antislipmattenaantal 8
Kabelgotenaantal 12

Catering

Boodschappen

Tips

Maak de kraamindeling voordat je tafels of marktkramen verplaatst. Teken looppaden en houd ruimte vrij bij entree, betaalpunten en eventuele koptelefoons of andere publieksactiviteiten.
Vraag kunstenaars bij hun aanmelding meteen naar dieetwensen en betaalmogelijkheden. Zo weet je vóór het boodschappen doen hoeveel hapjes, drankjes en pinautomaten of wisselgeld nodig zijn.
Wijs tafelnummers toe zodra de aanmeldingen grotendeels binnen zijn en houd één kunstenaarslijst bij. Een losse lijst op papier loopt snel achter wanneer iemand afzegt of van plek wisselt.
Controleer de stroom vóór de opbouw: tel koffiezetapparaten, waterkokers, ledlampen en pinautomaten bij elkaar op en leg verlengkabels en stekkerdozen klaar. Test ook oplaadbare accu’s voordat bezoekers arriveren.
Plan het printwerk en transport niet op de ochtend zelf. Snijd en bundel plattegronden, prijslijsten en naamkaartjes uiterlijk de dag ervoor en breng materialen, tafelkleden en decoratie in één gecontroleerde rit naar de locatie.

Veelgestelde vragen

Hoe lang van tevoren moet ik kunstenaars uitnodigen voor een kunstmarkt?: Stuur de uitnodiging bij voorkeur 8 tot 12 weken voor de markt. Geef minimaal 3 weken aanmeldtijd en werk daarna de kunstenaarslijst, tafelnummers en kraamindeling bij.
Hoeveel ruimte moet ik reserveren per kunstenaar op een kunstmarkt?: Reken per kunstenaar minimaal op de ruimte van één marktkraam of klaptafel, plus ongeveer 1 meter bewegingsruimte aan de voorkant. Controleer de totale zaalmaat voordat je de route voor bezoekers vastlegt.
Wanneer maak je de plattegrond van een kunstmarkt?: Maak een eerste versie zodra de locatie en het aantal kunstenaars bekend zijn, meestal 3 tot 4 weken vooraf. Werk de definitieve plattegrond uiterlijk 1 week voor de markt af, zodat printwerk en naamkaartjes kunnen worden gebundeld.
Hoeveel drankjes moet ik inkopen voor een kunstmarkt?: Reken voor het eerste uur op 2 tot 3 drankjes per persoon en daarna ongeveer 1 drankje per persoon per uur. Tel vrijwilligers en kunstenaars mee en koel de dranken uiterlijk de avond ervoor.

Start dit plan in Lizzt

Alle taken en boodschappen van deze pagina, meteen klaar in je eigen evenement. Nodig mensen uit, verdeel het werk en zie wie wat al gedaan heeft.