Organiser un marché de cueillette, étape par étape
Un marché de cueillette se prépare d’abord sur papier : choisissez le lieu et la date, obtenez l’autorisation, puis construisez un programme réaliste pour les exposants et les visiteurs. Prévoyez ensuite les inscriptions, l’aménagement des stands, l’alimentation électrique, les paiements et le nettoyage. Les oublis les plus fréquents concernent les besoins alimentaires, les rallonges, la signalétique et les dégustations. Ce plan vous aide à avancer dans le bon ordre, sans attendre la dernière semaine pour régler les détails pratiques.
Le plan, étape par étape
Chaque tâche avec sa propre sous-liste, dans l'ordre où vous en aurez vraiment besoin.
Préparatifs
- 1
Demander le permis de marché
- 2
Définir le lieu et la date
- 3
Vérifier l’assurance et les conditions
- 4
Inviter les exposants
2 personnes
- 5
Élaborer l'aménagement du marché
2 personnes
- 6
Ouvrir le formulaire d’inscription
- 7
Créer le texte promotionnel et l’affiche
- 8
Envoyer les invitations
2 personnes
- 9
Recruter des bénévoles
- 10
Traiter les inscriptions
- 11
Recueillir les besoins alimentaires
- 12
Confirmer les exposants
- 13
Faire les réservations
- 14
Vérifier les points d'alimentation
- 15
Établir le plan de gestion des déchets et de nettoyage
- 16
Établir le planning des bénévoles
- 17
Établir les listes de prix
2 personnes
- 18
Publier la promotion en ligne
- 19
Envoyer les informations aux exposants
- 20
Imprimer les badges et les étiquettes
- 21
Imprimer la signalisation
- 22
Tester le matériel de vente et de paiement
2 personnes
- 23
Faire les courses de produits non périssables
2 personnes
- 24
Vérifier le stock et le matériel
2 personnes
- 25
Préparer les produits de dégustation
3 personnes
- 26
Emballer le matériel par stand
2 personnes
- 27
Remplir les glacières
2 personnes
- 28
Contrôler le site et l'accès
2 personnes
- 29
Monter les stands et les tentes du marché
6 personnes
- 30
Installer les tables et les chaises
4 personnes
- 31
Brancher l’éclairage et les rallonges
2 personnes
- 32
Numéroter les emplacements
2 personnes
- 33
Accueillir les exposants
3 personnes
- 34
Installer les tables de dégustation et de vente
4 personnes
- 35
Installer la signalétique
2 personnes
- 36
Préparer le café et le thé
2 personnes
- 37
Préparer les informations visiteurs
Événement
- 38
Accueillir les visiteurs
3 personnes
- 39
Servir les dégustations
4 personnes
- 40
Soutenir les exposants
2 personnes
- 41
Réapprovisionner les boissons
2 personnes
- 42
Vider les poubelles
2 personnes
- 43
Garder les tables et la vaisselle propres
2 personnes
- 44
Vérifier les stocks et la réfrigération
- 45
Informer les derniers visiteurs
2 personnes
Suivi
- 46
Faire le check-out des exposants
2 personnes
- 47
Démonter les stands et les tentes du marché
6 personnes
- 48
Ranger les tables et les chaises
4 personnes
- 49
Faire la vaisselle
3 personnes
- 50
Nettoyer le site
4 personnes
- 51
Évacuer les déchets
2 personnes
- 52
Retourner les matériels de location
2 personnes
- 53
Ranger les courses restantes
2 personnes
- 54
Gérer les objets perdus
Ce qu'il vous faut
Regroupé comme vous feriez vos courses, avec les quantités.
Mobilier
- Tentes de réceptionqté 4
- Stands de marchéqté 12
- Tablesqté 12
- Chaises pliantesqté 40
- Tables de bièreqté 6
- Supports pour nappesqté 12
- Tabouretsqté 8
Équipement
- Glacièresqté 4
- Bouilloiresqté 2
- Machines à caféqté 2
- Rallongesqté 6
- Multiprisesqté 6
- Caissesqté 2
- Terminaux de paiementqté 2
- Balances de peséeqté 4
Cuisine
- Planches à découperqté 6
- Couteau de chefqté 6
- Pinces de serviceqté 8
- Louchesqté 6
- Saladiersqté 6
- Verres doseursqté 3
- Thermosqté 4
- Bacs de rangementqté 20
Vaisselle
- Verresqté 120
- Tasses à caféqté 60
- Assiettesqté 120
- Couvertsqté 120
- Bacs de dégustationqté 300
- Plateaux de serviceqté 20
Décoration
- Panneaux en ardoiseqté 14
- Marqueurs craieqté 12
- Badges nominatifsqté 30
- Porte-prixqté 30
- Décoration de tableqté 20
- Flèches de directionqté 20
Éclairage
- Guirlandes LEDqté 8
- Lampes LEDqté 12
Nettoyage
- Poubellesqté 8
- Seaux de nettoyageqté 4
- Chiffons de nettoyage réutilisablesqté 20
- Sets de balaiqté 3
- Sets de serpillièreqté 3
Catering
- Courses
Conseils
- Commencez par le permis, l’assurance et les conditions du lieu. Faites ces vérifications avant d’inviter les exposants : une contrainte d’accès, d’électricité ou d’horaires peut modifier tout l’aménagement.
- Ouvrez les inscriptions après avoir défini les informations indispensables à recueillir. Demandez notamment le besoin en alimentation électrique, l’espace souhaité et les besoins alimentaires afin de finaliser les réservations sans échanges de dernière minute.
- Bloquez le plan des stands avant d’imprimer les badges et les étiquettes. Gardez des passages suffisamment larges pour les visiteurs et regroupez les exposants qui utilisent une machine à café, une bouilloire ou un terminal de paiement près des points d’alimentation.
- Organisez les bénévoles par créneaux et par fonctions, plutôt qu’avec une seule liste générale. Prévoyez au minimum une personne pour l’accueil, une pour l’orientation et une pour le réassort ou le nettoyage pendant les périodes de forte fréquentation.
- Testez le matériel de vente et de paiement avant l’ouverture. Vérifiez chaque terminal, caisse, balance, rallonge et multiprise, puis préparez les dégustations avec les planches, pinces, verres, assiettes et bacs nécessaires le jour précédent.
Questions fréquentes
- Quand faut-il demander le permis pour un marché de cueillette ?
- Lancez la demande dès que le lieu et la date sont définis, idéalement plusieurs semaines avant l’événement. Attendez la confirmation du permis et des conditions applicables avant de confirmer définitivement les exposants.
- Combien de temps avant faut-il ouvrir les inscriptions des exposants ?
- Ouvrez le formulaire dès que le lieu, la date et les besoins techniques sont connus, généralement au moins 4 à 6 semaines avant le marché. Fixez une date limite d’inscription pour avoir le temps de traiter les réponses et de produire le plan des stands.
- Quand faut-il confirmer les exposants et envoyer les informations pratiques ?
- Confirmez les exposants environ 2 semaines avant le marché, après vérification des inscriptions et des réservations. Envoyez ensuite les horaires, l’emplacement, l’accès, les besoins électriques, les consignes de paiement et les contacts utiles.
- Quand préparer les produits de dégustation et la signalétique ?
- Imprimez la signalétique, les badges et les étiquettes quelques jours avant, après validation des noms et des prix. Préparez les produits de dégustation la veille lorsque c’est possible, puis vérifiez le matériel et les quantités le matin de l’événement.
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